Non sempre è vietato aprire un microfono all’insaputa di capi e colleghi. Ma, in certe circostanze, può costare molto caro.

Riascoltare in un secondo momento il contenuto di una riunione tenuta in ufficio può essere utile dal punto di vista operativo: magari al momento ci sono dei dettagli che sono sfuggiti oppure che si rendono maggiormente chiari sentendoli di nuovo. L’importante, però, è avvisare, cioè far sapere agli altri partecipanti che quello che diranno durante l’incontro finirà nella memoria di un dispositivo. A meno di intuire a priori che l’argomento sarà così spinoso da suggerire di aprire un microfono senza che nessuno se ne accorga: si sa mai che un domani possa tornare utile. È lecita una cosa del genere? Si può registrare di nascosto una riunione di lavoro? Si rischia il licenziamento?

La giurisprudenza si è pronunciata più volte sulla facilità con cui si fa «clic» su un’applicazione dello smartphone per registrare una conversazione all’insaputa dei presenti, fuori o dentro l’’ambiente di lavoro. Ma anche la normativa europea ed il Garante della privacy hanno stabilito delle regole in merito. Vediamo.

Si può fare una registrazione audio di nascosto?

Secondo la giurisprudenza, non è lecito registrare una conversazione in casa o nel pianerottolo della persona che finisce immortalata a sua insaputa nel file audio di un dispositivo altrui. Non è possibile farlo, secondo alcune pronunce, nemmeno nelle parti comuni del condominio, come il giardino o il cortile, considerate proprietà privata sempre della persona registrata.

Diverso se a casa di un amico registro la conversazione di un suo ospite: quest’ultimo non è nella sua abitazione e, pertanto, non c’è violazione della privacy. È anche possibile registrare amici o parenti a casa di chi aziona il dispositivo di nascosto o in un luogo pubblico come un ristorante, una piazza, un bar, un mezzo di trasporto pubblico.

Quando si può fare una registrazione di nascosto al lavoro?

È possibile registrare di nascosto una conversazione al lavoro solo negli spazi aperti al pubblico, come ad esempio dietro il bancone del supermercato o del negozio, mentre si beve il caffè con i colleghi alla macchinetta accessibile a tutti, ecc.

È anche lecita la registrazione nell’ufficio del datore di lavoro nel caso in cui la registrazione serva a dimostrare le proprie ragioni davanti al giudice in una causa di licenziamento. Per lo stesso motivo, si può registrare una conversazione tra colleghi sul posto di lavoro senza violare la privacy dei partecipanti se la registrazione viene utilizzata per far valere un diritto, non per fare del gossip [1].

Secondo la Cassazione, infatti, le registrazioni possono essere una fonte valida di prova «se colui contro il quale è prodotta non contesti che la conversazione sia realmente avvenuta, né che abbia avuto il tenore risultante dal nastro, e sempre che almeno uno dei soggetti, tra cui la conversazione si svolge, sia parte in causa». Inoltre, ricorda la Suprema Corte, utilizzare le frasi registrate in una causa di lavoro al fine di difendere i propri diritti non è vietato dalla normativa sulla privacy, perché il Codice sul trattamento dei dati «permette di prescindere dal consenso dell’interessato quando il trattamento sia necessario per far valere o difendere un diritto».

Quando non si può fare una registrazione di nascosto al lavoro?

La registrazione di nascosto in un luogo di lavoro non è lecita se si tratta di uno spazio equiparabile a una privata dimora. Nessun microfono acceso senza previo avviso, dunque, in uno studio professionale o nel retrobottega di un negozio. Non possono accendere il registratore «a tradimento», ad esempio, la segretaria dell’avvocato o del commercialista, la commessa che parla con la collega in un angolo non accessibile al cliente oppure l’assistente alla poltrona che parla nello studio del dentista.

Il Regolamento Ue sulla privacy [2], noto come Gdpr, fa leva su un principio non sempre rispettato da chi avvia una registrazione senza preavviso: la correttezza. Chi non rispetta questo principio registrando gli altri a loro insaputa e, quindi, trattando i loro dati senza consenso, rischia una sanzione, secondo il Regolamento, fino a 20 milioni di euro. A meno che la registrazione avvenga in uno dei contesti sopra citati in cui non c’è una violazione della riservatezza.

Non si può registrare una riunione di lavoro per poi passare il file audio ai colleghi che non hanno partecipato all’incontro, mettendo questi ultimi nelle condizioni di conservare la registrazione e di utilizzarla un domani in sede giudiziale. Si tratta, infatti, di una registrazione effettuata a scopo preventivo e cautelativo ma priva di concrete, dirette e attuali finalità difensive.