Licenziamento e dimissioni volontarie: che fine fa l’account del lavoratore che se n’è andato? Limiti e linee guida del Garante della Privacy.

La questione della conservazione delle email di un ex dipendente solleva dubbi e preoccupazioni legate alla privacy e alla protezione dei dati personali. In questo articolo, analizzeremo le indicazioni del Garante della Privacy riguardo ai limiti all’accesso alle caselle di posta elettronica e alle modalità di conservazione delle email degli ex dipendenti, illustrando esempi e fornendo spunti per la corretta gestione di queste situazioni.

Di recente abbiamo spiegato, in una apposita guida, quali sono le regole delle email aziendali. In questo articolo risponderemo a una domanda più specifica: si possono conservare le email dell’ex dipendente dopo che questi è stato licenziato o si è dimesso? Ecco le risposte.

La disattivazione dell’email del dipendente alla fine del rapporto lavorativo

Secondo il Garante della Privacy, l’indirizzo di posta elettronica del lavoratore deve essere cancellato una volta cessato il rapporto di lavoro. E ciò vale sia in caso di licenziamento che di dimissioni volontarie o per giusta causa. 

Il datore di lavoro non può accedere al contenuto delle email del dipendente adducendo come legittimo interesse la necessità di non interrompere improvvisamente il rapporto con i clienti o i fornitori, o per difendere in giudizio un proprio diritto.

Un’impresa mantiene l’accesso alle email di un ex dipendente per continuare a comunicare con i clienti con cui l’ex dipendente aveva rapporti. Questa pratica è considerata non conforme alle indicazioni del Garante della Privacy e potrebbe comportare sanzioni.

L’ordinanza del Garante della Privacy del 11 gennaio 2023

Nell’ordinanza dell’11 gennaio 2023, pubblicata sulla newsletter 501 del 15 marzo, il Garante della Privacy ha ribadito il principio sopra descritto in seguito al reclamo presentato da una collaboratrice di una società. La società aveva consultato il contenuto delle email dell’ex collaboratrice e le aveva inoltrate al direttore commerciale, giustificando la propria condotta con la necessità di mantenere i contatti con i clienti e difendere un diritto in giudizio.

Tuttavia, il Garante ha ritenuto che né l’esigenza di non interrompere i rapporti con i clienti, né l’interesse di difendere un diritto in giudizio siano elementi tali da configurare un idoneo criterio di legittimazione del trattamento delle email dell’ex dipendente.

Soluzioni alternative per gestire i contatti con clienti e fornitori

Per evitare la violazione della privacy dell’ex dipendente e rispettare le indicazioni del Garante, le aziende possono attivare un sistema di risposta automatico che fornisca indirizzi alternativi attraverso i quali i clienti e i fornitori possano contattare il titolare dell’azienda.

Un’azienda che intende mantenere i contatti con i clienti dopo la cessazione del rapporto di lavoro con un dipendente può impostare un messaggio di risposta automatica nella casella email dell’ex dipendente, fornendo indirizzi email alternativi per contattare il titolare o altri dipendenti.

Linee guida per l’uso della posta elettronica e internet in ambito lavorativo

Le linee guida per l’uso della posta elettronica e internet, pubblicate dal Garante il 10 marzo 2007, offrono un adeguato bilanciamento di interessi tra datore di lavoro e lavoratore riguardo all’uso della posta elettronica in ambito lavorativo. Queste linee guida possono risultare utili per contemperare le esigenze di ordinato svolgimento dell’attività lavorativa con la prevenzione di inutili intrusioni nella sfera personale dei lavoratori, nonché violazioni della disciplina sull’eventuale segretezza della corrispondenza.

Al fine di rispettare le normative sulla privacy e garantire una corretta gestione delle caselle di posta elettronica degli ex dipendenti, le aziende possono adottare alcune buone prassi, tra cui:

• informare i dipendenti sulle politiche aziendali relative all’uso e alla conservazione delle email durante e dopo il rapporto di lavoro;
• disattivare l’accesso alle caselle di posta elettronica degli ex dipendenti e cancellare gli indirizzi email una volta terminato il rapporto lavorativo;
• implementare un sistema di risposta automatica che fornisca informazioni sui contatti alternativi per clienti e fornitori;
• evitare di accedere al contenuto delle email degli ex dipendenti, a meno che non sia strettamente necessario per difendere un diritto in giudizio e previa autorizzazione del Garante della Privacy.

Un’azienda che segue le linee guida del Garante e le buone prassi sopra descritte può prevenire violazioni della privacy e rischi legali associati alla gestione delle email degli ex dipendenti.

Caselle condivise o personali

Nel contesto lavorativo, il datore di lavoro ha la possibilità di adottare un disciplinare interno per regolare l’uso della posta elettronica da parte dei dipendenti. Questo disciplinare, che deve essere adeguatamente pubblicizzato, può prevedere diverse misure per garantire un equilibrio tra le esigenze lavorative e la protezione della privacy dei dipendenti, tra cui:

• rendere disponibili indirizzi email condivisi tra più lavoratori: in questo modo, i dipendenti possono utilizzare caselle di posta elettronica comuni per lo scambio di informazioni di lavoro, riducendo la necessità di accedere alle email personali dei singoli lavoratori;
• valutare la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato a uso privato: fornire ai dipendenti un indirizzo email separato per l’uso personale può contribuire a limitare l’accesso non autorizzato ai messaggi personali e a proteggere la privacy dei lavoratori;
• predisporre una risposta automatica in caso di assenze: quando un dipendente è assente, il sistema può inviare automaticamente una risposta ai mittenti con le informazioni di contatto di un altro collega o altre modalità utili per mettersi in contatto con la struttura. In questo modo, si evita l’accesso non autorizzato alle email del dipendente assente.

Fiduciario in caso di assenze

In alcune circostanze, potrebbe essere necessario accedere alle email di un dipendente assente per far fronte a improrogabili necessità legate all’attività lavorativa. In questi casi, il disciplinare interno può prevedere la possibilità per il dipendente di nominare un collega fiduciario che, in sua assenza, sia autorizzato a verificare il contenuto di determinati messaggi e inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

In sintesi, l’adozione di caselle condivise, l’attribuzione di indirizzi email separati per uso privato e la nomina di un fiduciario in caso di assenze sono alcune delle misure che il datore di lavoro può introdurre per garantire un equilibrio tra le esigenze lavorative e la protezione della privacy dei dipendenti nell’uso della posta elettronica.