Termini per l’invio al dipendente del cedolino dopo l’avvenuto pagamento dello stipendio.

Attraverso la nostra nuova piattaforma gratuita Chiedilo all’avvocato, un lettore ci ha chiesto: quanto tempo ha il datore di lavoro per consegnare la busta paga? Nel caso di specie, lo stipendio risultava già accreditato. Mancava solo il cosiddetto cedolino, ossia il documento con tutte le voci della retribuzione.

Vediamo cosa dice la legge in merito alla consegna della busta paga.

Entro quanto tempo va consegnata la busta paga?

Nello stesso momento in cui il datore di lavoro effettua il pagamento delle retribuzioni è altresì obbligato a fornire ai suoi dipendenti un prospetto paga dettagliato. Questo documento, che deve essere firmato, siglato o timbrato dal datore di lavoro o da chi ne fa le veci, deve includere le seguenti informazioni:

• i dati identificativi del lavoratore;
• il periodo di riferimento della retribuzione;
• la composizione della retribuzione, specificando le parti pagate in denaro e quelle in natura. Le componenti in natura devono essere indicate solo se e nella misura in cui contribuiscono ad aumentare la retribuzione imponibile ai fini previdenziali e fiscali;
• le detrazioni applicate alla retribuzione.

È essenziale che le voci riportate nel prospetto paga corrispondano esattamente a quelle annotate nel libro unico del lavoro, garantendo così trasparenza e correttezza nella documentazione lavorativa.

Dunque, il termine per la consegna al dipendente della busta paga è lo stesso dello stipendio: i due obblighi devono essere adempiuti contestualmente. Pertanto, poiché l’accredito della retribuzione deve avvenire entro la fine del mese di maturazione della stessa, salvo che il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) disponga una data diversa, anche il cedolino va consegnato o messo a disposizione del lavorato entro la medesima scadenza.

Come si redige la busta paga?

La normativa vigente non impone un modello standard di busta paga, permettendo così ai datori di lavoro di adattare il documento ai propri sistemi amministrativo-contabili.

Tuttavia, alcuni contratti collettivi nazionali di lavoro possono prevedere l’utilizzo di modelli specifici di documenti che svolgono la stessa funzione della busta paga tradizionale.

I datori di lavoro che preferiscono non gestire direttamente l’elaborazione delle buste paga all’interno della propria azienda possono delegare questo compito a centri di elaborazione dati, supportati da professionisti abilitati, noti come CED.

Che rischia il datore di lavoro se non consegna la busta paga?

Se un datore di lavoro non consegna in tempo o non fornisce affatto la busta paga al lavoratore, o se le registrazioni in essa contenute presentano omissioni o inesattezze, sarà soggetto a sanzioni amministrative pecuniarie.

In particolare, in caso di:

• mancata o ritardata consegna al lavoratore della busta paga, la sanzione amministrativa va da 150 a 900 euro;
• omissione o inesattezza delle registrazioni: a) se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori o a un periodo superiore a 6 mesi: la sanzione amministrativa va da 600 a 3.600 euro; b) se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori o a un periodo superiore a 12 mesi: la sanzione amministrativa va da 1.200 a 7.200 euro.

La firma sulla busta paga vale come quietanza di pagamento?

La sola consegna della busta paga, anche se firmata dal dipendente “per ricevuta”, non è sufficiente a comprovare l’effettivo pagamento della retribuzione. Tuttavia, questo documento, insieme ad altri elementi, contribuisce a creare una presunzione legale che l’obbligazione retributiva sia stata estinta.

Come deve essere consegnata la busta paga al dipendente?

Il cedolino paga può essere consegnato a mani, spedito per posta o inviato anche tramite posta elettronica, purché sia trasmesso a un indirizzo e-mail specificatamente intestato al lavoratore e protetto da una password personale.

Tale invio può essere gestito direttamente dal consulente del lavoro incaricato dal datore di lavoro di assistere l’azienda.

Il datore di lavoro mantiene la responsabilità della corretta consegna del cedolino e deve essere in grado di fornire prova che questa sia stata effettivamente eseguita.

L’obbligo di consegna del cedolino paga, previsto dagli articoli 1 e 3 della Legge 4/1953, può essere soddisfatto anche tramite la pubblicazione del prospetto su un sito web dotato di un’area riservata. Questa deve essere accessibile unicamente al lavoratore interessato, mediante l’utilizzo di una password o un codice segreto personale. I datori di lavoro che optano per questo sistema sono tenuti a implementare misure appropriate per dimostrare il corretto adempimento di tale obbligo per ogni dipendente.

L’obbligo di consegna della busta paga può essere adempiuto fornendo ai lavoratori una copia delle registrazioni effettuate sul Libro Unico del Lavoro (LUL), come previsto dall’articolo 39, comma 5, del Decreto Legislativo 112/2008 convertito nella Legge 133/2008, e dettagliato dalla Circolare del Ministero del Lavoro n. 23 del 30 agosto 2011.