Come funziona lo strumento che permette di dare data certa a un documento in modo inoppugnabile: tutti i passaggi da seguire per ottenere un’attestazione valida.

C’è una domanda molto attuale che riguarda tutti coloro che, per qualsiasi ragione, hanno a che fare con documenti informatici: riguarda la marca temporale elettronica. È molto utile sapere cos’è e come attivarla per poterla utilizzare all’occorrenza.

Nella nostra epoca i documenti cartacei convivono con quelli digitali e questa situazione crea parecchi problemi e incertezze, specialmente con i documenti che nascono in formato cartaceo e vengono sottoscritti a mano; poi nel corso del tempo queste carte – nate in uno o più originali – vengono conservate, spedite, fotocopiate, scannerizzate e talvolta smarrite, sottratte, distrutte da chi ha interesse a farle sparire, o alterate da chi vuole fraudolentemente far apparire un contenuto diverso.

A parte le falsificazioni e le distruzioni, nella vita quotidiana le incertezze maggiori riguardano l’esistenza di contratti, lettere, dichiarazioni e comunicazioni: se queste scritture sono nate in forma cartacea, c’è sempre il pericolo latente della loro successiva modifica, perdita o soppressione, e a quel punto, senza una valida prova scritta, diventa difficile far valere i propri diritti.

Anche quando questi documenti vengono scannerizzati, inviati e ricevuti in ritorno firmati attraverso una semplice e-mail, che non garantisce la prova dell’avvenuta consegna, è arduo dimostrare il loro contenuto e l’epoca di formazione.

Così sono a rischio molti affari importanti e ovviamente il denaro investito in essi: si pensi a un contratto di locazione, o a una donazione per contanti, fatta con scrittura privata senza andare dal notaio, o a un patto per la consegna di merce tenuto riservato. Non tutti usano ancora lo scambio di Pec e le firme digitali, specialmente quando si tratta di rapporti tra privati.

Il paradosso è che mentre i soggetti “forti” (banche, assicurazioni, enti, società finanziarie, aziende che forniscono luce, gas e servizi di connettività, ecc.) si muniscono di questi strumenti informatici e telematici per dare in partenza certezza ai loro contratti stipulati con i clienti, in modo da farli valere a proprio vantaggio al momento opportuno, i privati – a meno che non si rivolgano ad un notaio, come per le compravendite immobiliari – usano ancora sistemi rudimentali per la conclusione dei contratti. E questo li espone a parecchi guai in caso di contestazioni e inadempimenti della loro controparte.

A cosa serve una marca temporale elettronica?

La marca temporale elettronica è un servizio, offerto da autorità di certificazione accreditate, che permette di associare a un documento informatico una data e un’orario certi.

In altre parole, il cosiddetto timestamp generato da un sistema informatico terzo rispetto alle parti ed autorizzato a dare l’imprinting ai documenti così validati serve a dare data certa a un documento in un modo molto più sicuro e facile da utilizzare rispetto ai tradizionali sistemi “artigianali” come la spedizione di una raccomandata senza busta, ed ai metodi più costosi come l’intervento di un notaio o di un altro pubblico ufficiale, come il funzionario del Comune, che autentica il documento.

Qual è il valore legale della marca temporale?

L’attestazione fornita dalla presenza della marca temporale elettronica – che, come vedremo fra poco, viene “incorporata” nel documento stesso con un particolare accorgimento tecnico – ha valore legale, e quindi è opponibile ai terzi: cioè può essere usata come prova contro di loro se sorgono controversie relative a quella scrittura privata, contratto o lettera.

La giurisprudenza italiana, compresa quella della Corte di Cassazione [1], riconosce da anni la funzione e la validità della marca temporale elettronica, che è prevista a livello normativo dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) [2] ed è disciplinata a livello tecnico da una articolata normativa di dettaglio [3], periodicamente aggiornata in base all’evoluzione degli strumenti informatici.

Quando è utile mettere la marca temporale sui documenti?

A livello pratico, la presenza della marca temporale elettronica sui documenti informatici serve anche per:

• dimostrare la validità di una firma elettronica anche dopo la scadenza del certificato che la attesta, a condizione che sia stata apposta durante il periodo di validità del certificato (è un fenomeno molto comune, che si verifica quando si dimentica di rinnovare per tempo, con il proprio gestore, la propria firma elettronica);
• conservare a norma i propri documenti informatici ufficiali, come le scritture contabili, in modo da mantenere per tutto il periodo necessario (fino a 10 anni per le scritture obbligatorie degli imprenditori) la valenza legale di contenuto, tempo e forma dei dati digitali.

La marca temporale sui documenti informatici è obbligatoria?

Allo stato attuale della legislazione non è obbligatorio apporre una marca temporale sui propri documenti informatici, ma è consigliabile farlo perché, come abbiamo appena detto, essa serve a garantire l’esistenza e l’integrità di un documento informatico in un determinato momento.

La marca temporale è, invece, obbligatoria per i libri contabili creati e conservati su supporti digitali, anziché in formato cartaceo. In questi casi, infatti, la marca temporale è necessaria per garantire data certa alle scritture contabili, se esse vengono conservate digitalmente.

Posso usare la marca temporale su documenti non firmati digitalmente?

Secondo la Cassazione [1] è possibile utilizzare il servizio di marcatura temporale anche su files non firmati digitalmente. Questo è molto utile per attestare la precisa collocazione temporale dell’operazione e dunque dare certezza all’esistenza di quel documento, seppur privo di sottoscrizione digitale, in tale momento. Ciò potrebbe servire a dirimere futuri contenziosi riguardanti l’epoca di creazione di questi files ed il loro contenuto.

Come si crea una marca temporale elettronica?

Per creare una marca temporale elettronica bisogna usare una funzione crittografica, che genera un’impronta hash unica e inconfondibile del documento informatico di riferimento.
Tale impronta viene poi firmata in modalità digitale da un’autorità di certificazione accreditata: a quel punto, si ottiene l’attestazione con valore legale della data e dell’ora.

È bene sapere che tale attestazione dimostra in modo certo l’esistenza del documento nel preciso momento della generazione della marca, quindi non ci dice se esso era stato redatto poco o molto tempo prima: in altre parole, l’epoca della creazione materiale di quel documento non è “coperta” dall’attestazione, ma nella pratica è sufficiente sapere che in un determinato giorno e ora quel documento informatico c’era.

È un metodo simile a quello utilizzato per la registrazione dei contratti, che gli attribuisce data certa a partire dal momento di avvenuta registrazione presso l’Agenzia delle Entrate, ma non copre di veridicità la data riportata nel contratto stesso.

Creazione marca temporale elettronica: passaggi tecnici

Ecco i passaggi tecnici da seguire per generare una marca temporale elettronica da applicare ad un documento informatico:

• acquistare un pacchetto di marche temporali da un certificatore accreditato, come Aruba, Infocert e Namirial (l’elenco completo dei certificatori abilitati ad operare in Italia si trova sul sito di Accredia, che li iscrive dopo aver accertato la loro conformità alla normativa vigente);
• scaricare e installare un software di firma digitale e marcatura temporale, come FirmaCerta o Aruba Sign;
• configurare il software con i dati del proprio account e del certificatore scelto, e creare le proprie credenziali di accesso (userid, password e codice PIN di conferma);
• selezionare il file da marcare e il formato della marca temporale (ad esempio, PDF, che è il formato più comunemente utilizzato nella pratica);
• apporre la marca temporale al file seguendo le istruzioni e i comandi del software di certificazione utilizzato;
• confermare l’operazione di applicazione della marca con il proprio codice PIN.

Per essere sicuri della riuscita dell’operazione, è possibile, ed opportuno, fare un check control, in modo da verificare la presenza e la validità della marca temporale applicata; si può ricorrere allo stesso software utilizzato per crearla, o ad uno dei numerosi servizi presenti online.

Quanto dura la marca temporale elettronica?

Le marche temporali emesse da un certificatore accreditato presso Accredia hanno una validità non inferiore a 20 anni, decorrenti dal momento della loro specifica creazione. Alcuni gestori offrono ai loro clienti un periodo maggiore, ad esempio 30 anni.

Il termine minimo o standard di validità delle marche temporali può essere esteso, su richiesta dell’interessato, per un periodo ulteriore, con le modalità e condizioni previste dal soggetto certificatore.