Garante Privacy: non giustifica intrusione nella corrispondenza di un ex dipendente neppure per tutela del diritto di difesa. Sanzione legittima.

In un precedente articolo ci siamo occupati delle regole che datore di lavoro e dipendente devono rispettare con riguardo all’uso, gestione e chiusura dell’email aziendale. E abbiamo anche detto che l’azienda, non appena cessa il rapporto contrattuale con un dipendente o un collaboratore, deve chiudere l’indirizzo di posta elettronica a questi assegnato, per quanto provenga dall’account aziendale. 

Cosa succede però se ciò non avviene? Il datore di lavoro può entrare nella mail di un ex collaboratore o dipendente? La questione è stata proprio di recente affrontata dal Garante della Privacy [1]. 

Il Garante afferma che non è possibile accedere ai messaggi di posta elettronica di un ex collaboratore, nemmeno in caso di necessità di difesa in sede di contenzioso giudiziale, ossia per avviare un giudizio o difendersi da una causa intentata dal collaboratore stesso. Tale pronuncia è stata pubblicata sulla newsletter 501 del 15 marzo e ha sanzionato una società per alcune violazioni delle regole in materia di trattamento dei dati personali.

Si tratta di un importante richiamo alle aziende e alle organizzazioni, invitandole a prestare maggiore attenzione alla protezione della privacy dei propri dipendenti e collaboratori, anche in caso di controversie o dispute legali. In particolare, il Garante sottolinea che il diritto alla privacy non può essere sacrificato per esigenze di difesa o per altre finalità, a meno che non vi sia un preciso fondamento normativo che giustifichi il trattamento dei dati personali.

Il comportamento aziendale, motivato dall’esigenza di non perdere la clientela potenziale da un lato e, dall’altro, per tutelare il diritto di difesa in giudizio, non giustifica né legittima una intrusione illecita nella corrispondenza di un collaboratore che è coperta da una garanzia anche costituzionale di segretezza. Principio che tende a proteggere il nucleo essenziale della dignità umana e il pieno sviluppo della personalità nell’ambito delle formazioni sociali.

L’azienda ha l’obbligo di rispettare la privacy dei propri collaboratori, anche in caso di controversie legali. Il Garante della privacy ha affermato che il comportamento dell’azienda, mosso dalla volontà di tutelare la clientela potenziale e il diritto di difesa in giudizio, non giustifica una violazione della corrispondenza del dipendente, che è protetta dalla segretezza costituzionale. Questo principio mira a salvaguardare la dignità umana e lo sviluppo della personalità all’interno della società.

L’interesse legittimo a trattare i dati personali per difendere i propri diritti in giudizio non può essere utilizzato per annullare il diritto alla protezione dei dati personali degli interessati. Inoltre, non esiste alcun criterio di legittimazione per l’accesso alle email inviate durante il rapporto di collaborazione o per la predisposizione di un sistema di inoltro delle comunicazioni ad altro account.

Secondo il Garante della privacy, l’azienda avrebbe potuto perseguire la finalità di non perdere i contatti commerciali utili per la propria attività con trattamenti meno invasivi e rispettosi del principio di minimizzazione.  

Inoltre, l’ordinanza del Garante pone l’accento sulla necessità di rispettare le norme in materia di tutela dei dati personali, che impongono alle aziende di adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni trattate. In questo senso, le società devono essere consapevoli delle responsabilità che derivano dal trattamento dei dati personali dei propri collaboratori e adottare tutte le misure necessarie per garantire il rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati.

In sintesi, il rispetto della privacy dei collaboratori è un diritto fondamentale, riconosciuto dalla legge italiana e europea, che deve essere garantito dalle aziende anche in situazioni di contenzioso giudiziale. L’accesso illecito alle comunicazioni personali dei collaboratori non può essere giustificato con motivazioni di difesa in giudizio o di interesse commerciale. Le aziende devono invece adottare trattamenti rispettosi del principio di minimizzazione dei dati e delle garanzie costituzionali di segretezza.