Account di posta elettronica lavorativo: tutte le regole, chiusura, controllo, sospensione e cancellazione delle email.
La gestione, la tenuta, il controllo e la cancellazione dell’email aziendale è un tema assai delicato. In esso la privacy del dipendente deve comunque trovare un punto di equilibrio con il dovere di fedeltà e obbedienza all’azienda che quest’ultimo deve comunque osservare.
Indubbio che l’email aziendale, facendo capo a un account di proprietà del datore di lavoro, appartenga a quest’ultimo. Ciò tuttavia non significa che essa possa essere liberamente violata. Esiste infatti uno spazio di riservatezza che neanche il datore può violare.
In questa guida affronteremo tutti i temi inerenti all’e-mail aziendale: scopriremo cioè se il datore di lavoro può aprire, leggere e controllare le email ricevute dal dipendente, se questi possa usare l’indirizzo di posta elettronica aziendale per comunicazioni private, se vi possa accedere una volta licenziato o se il datore di lavoro, risolto il rapporto, possa cancellare tutto il contenuto presente nella cartella “posta in entrata” senza dire nulla all’ex dipendente. Ma procediamo con ordine.
Il datore di lavoro può leggere le email aziendali?
La riforma del lavoro introdotta con il Jobs Act ha previsto la possibilità, per il datore di lavoro, di controllare le email aziendali dei propri dipendenti. Ciò significa che il datore può conservare le credenziali d’accesso (la password) per aprire i messaggi di posta elettronica da un diverso dispositivo o dallo stesso computer in dotazione al dipendente, benché indirizzati solo a quest’ultimo.
Con il risultato che, in un’ipotesi del genere, il dipendente non può cambiare la password senza comunicare la nuova combinazione alfanumerica al proprio capo.
In particolare, il datore di lavoro può esercitare un certo grado di controllo sulle email dei propri dipendenti allo scopo di sanzionare eventuali attività illecite, ma solo nei casi in cui:
- il controllo non avvenga a scopo preventivo o in modo casuale, ma solo nei confronti di coloro sui quali esistono fondati indizi di irregolarità;
- il datore di lavoro abbia informato il dipendente, prima dell’avvio del rapporto di lavoro, della possibilità di effettuare controlli sulle email.
Dunque, nel momento stesso in cui gli viene affidato un account con dominio riferito all’azienda (ad esempio mariorossi@dittacostruzionisrl.com), il lavoratore deve prendere visione dell’informativa circa la possibilità di controlli.
Queste misure sono state introdotte per garantire che il controllo delle email sia effettuato solo in modo trasparente e nei limiti delle leggi sulla privacy dei dipendenti. È importante che i datori di lavoro rispettino i diritti dei propri dipendenti, garantendo la loro privacy e tutelando i loro diritti fondamentali sul luogo di lavoro.
Il dipendente può inviare e ricevere email private dall’email aziendale?
La Cassazione ha ritenuto che l’uso improprio dell’e-mail aziendale costituisca un illecito disciplinare che, nei casi più gravi (ad esempio: comportamenti reiterati), può condurre al licenziamento. Questa posizione è stata duramente criticata dalla Fondazione Studi dei Consulenti del Lavoro [2].
In ogni caso sarà bene verificare cosa prevede il contratto collettivo di lavoro (il CCNL) che potrebbe prevedere sanzioni meno gravi, il contratto individuale di lavoro e il regolamento aziendale.
Accesso alle e-mail aziendali di colleghi
Ciascuno dipendente può accedere solo alla propria e-mail e non anche a quella dei colleghi. Diversamente commetterebbe innanzitutto un illecito disciplinare che potrebbe costargli la perdita del posto di lavoro ma potrebbe anche denunciato dal collega per violazione della privacy. Si tratterebbe di un illecito grave, essendo la corrispondenza tutelata dalla Costituzione.
Che fine fa l’e-mail aziendale dopo il licenziamento?
Secondo le indicazioni fornite dal Garante della Privacy, al termine del rapporto di lavoro (sia che esso avvenga con licenziamento i dimissioni), il datore di lavoro ha l’obbligo di chiudere l’account email del dipendente. Non può quindi né tenerlo attivo, né affidarlo a un altro lavoratore. Dovrà inoltre predisporre un sistema di risposta automatica per comunicare ai mittenti l’indirizzo a cui inviare eventuali comunicazioni. La mancata chiusura dell’account email rappresenterebbe una grave violazione della privacy del dipendente perché consentirebbe al datore di leggere le e-mail indirizzate al lavoratore.
Inoltre, l’account email può essere chiuso anche durante il corso del rapporto di lavoro, ma solo previa comunicazione al dipendente con un preavviso adeguato, in modo che quest’ultimo abbia la possibilità di salvare i dati importanti.
Inoltre, il datore di lavoro non può utilizzare un sistema di redirect automatico per inoltrare tutta la posta ricevuta dall’ex dipendente a un altro account. Tale comportamento sarebbe del tutto simile a mantenere attivo l’account email del dipendente e rappresenterebbe una grave violazione della sua privacy.
Queste norme sono state introdotte per garantire la tutela dei dati personali dei dipendenti, prevenire abusi e assicurare il rispetto dei loro diritti anche dopo la conclusione del rapporto di lavoro. In questo modo, i datori di lavoro sono tenuti a rispettare le leggi sulla privacy e ad agire in modo trasparente ed equo nei confronti dei propri dipendenti.
Se il datore di lavoro non chiude l’e-mail aziendale dell’ex dipendente non può essere quest’ultimo a farlo: non può cioè accedere al proprio account e disattivarlo da sé. Se lo facesse potrebbe essere querelato per il reato di «accesso abusivo a sistema informatico».
Il dipendente può cancellare le e-mail aziendali
Se è vero, come si è detto sopra, che il lavoratore non può eliminare da sé il proprio account di posta elettronica qualora non vi provvedi il datore, potrebbe tuttavia cancellare le singole email. Difatti secondo una sentenza della Cassazione [3], un dipendente che abbia terminato il proprio rapporto di lavoro, sia esso per licenziamento o dimissioni, ha il diritto di cancellare le email presenti nel proprio account, anche se contengono informazioni aziendali o relative ai rapporti lavorativi. Tuttavia, come appena detto, il dipendente non ha il diritto di cancellare completamente l’account di posta elettronica.