Per risparmiare sui costi di spedizione delle raccomandate, chi non ha la PEC può chiedere all’amministratore di inviare l’avviso di convocazione dell’assemblea sulla mail o per WhatsApp? 

La gestione delle assemblee condominiali richiede l’osservanza di regole specifiche dettate dal codice, soprattutto per quanto riguarda le modalità di convocazione che, secondo l’orientamento della giurisprudenza, sono inderogabili. Una domanda frequente che si pone è se è legale convocare l’assemblea condominiale via email. Parliamo chiaramente dell’email ordinaria e non anche della PEC che, invece, è espressamente menzionata dal codice come una delle forme utilizzabili dall’amministratore.

Questo articolo esplora le disposizioni legislative e le sentenze recenti relative alla validità delle convocazioni tramite email ordinaria, fornendo un quadro chiaro su questa tematica.

Quali sono le modalità legali per la convocazione condominiale?

L’articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice Civile stabilisce quattro modalità tassative per la convocazione delle assemblee condominiali:

• posta raccomandata,
• posta elettronica certificata (PEC),
• fax
• consegna a mano di lettera.

Qualsiasi deviazione da queste modalità potrebbe rendere la delibera annullabile per vizio procedimentale. Un vizio che però può essere fatto valere solo da chi ha ricevuto la convocazione in modo illegittimo ed entro il termine di 30 giorni dalla comunicazione del verbale. Il decorso del termine comporta la sanatoria della delibera che pertanto non può più essere contestata.

Secondo la giurisprudenza, l’assemblea non può, neanche se a maggioranza, imporre all’amministratore di inviare l’avviso con altre modalità diverse da quelle appena elencate. La norma in questione sarebbe quindi inderogabile.

Tuttavia si è aperto un filone giurisprudenziale secondo cui sarebbe possibile consegnare l’avviso di convocazione anche con altre modalità, quindi con email, sms o messaggio di WhatsApp a patto che:

• sia lo stesso interessato a chiederlo;
• l’amministratore abbia la prova non solo dell’invio ma anche del ricevimento dell’avviso.

Quanto al primo punto, si è detto quindi che, in sede di assemblea, è valida la delibera che autorizzi l’amministratore all’invio delle email semplice solo se assunta all’unanimità. Se invece l’assemblea non si pronuncia, è il singolo condomino a poter autorizzare l’amministratore a inviargli l’avviso con modalità più informali.

Quanto al secondo punto, non basterebbe l’avviso di ricevimento che il gestore della posta ordinaria consegna al mittente (che non ha alcun valore giuridico). Sarebbe necessaria la risposta del destinatario con cui questi confermi la ricezione della mail e l’apertura di eventuali allegati.

È valida la convocazione via email ordinaria?

Una sentenza del Tribunale di Sulmona (243/20), seguendo una precedente del Tribunale di Genova (n. 3350/14), ha stabilito che la convocazione a mezzo mail ordinaria è irregolare. E ciò anche nel caso in cui il singolo avesse espressamente indicato, all’Amministratore, un indirizzo mail ordinario.

Questa posizione è stata successivamente superata da altre sentenze, come quella del Tribunale di Tivoli e del Tribunale di Roma, che hanno riconosciuto la validità della convocazione via email ordinaria a certe condizioni.

Secondo il Tribunale di Roma (sentenza 7545/23), se un condomino partecipa all’assemblea e vota senza contestare l’irregolarità della convocazione, si presume che sia a conoscenza dell’assemblea, sanando l’irregolarità.

Secondo il Tribunale di Tivoli (sentenza 493/22) non è vietato l’uso della mail ordinaria a condizione che la ricezione della comunicazione sia garantita e soprattutto che il condominio possa dare la prova della ricezione.

Anche la Corte d’Appello di Brescia (sentenza 4/2019) e il Tribunale di Roma (sentenza n. 356/23) hanno affermato che un condomino che richiede di essere convocato via email ordinaria non può poi lamentarsi dell’assenza di PEC.

Quali precauzioni deve prendere l’amministratore in caso di convocazione via email ordinaria?

In presenza di una richiesta specifica del condomino, l’amministratore deve accertarsi che ci sia un accordo preventivo e specifico tra questo ultimo e il condominio sull’uso dell’email ordinaria per le convocazioni. È essenziale poi che il condominio possa fornire prova di tale accordo in caso di contenzioso.

In un caso specifico, il Tribunale di Bari ha ritenuto irregolare la convocazione effettuata tramite email ordinaria, in quanto non era stata fornita prova che il condomino avesse concordato con l’amministratore un diverso mezzo di comunicazione per le convocazioni. L’email era stata inviata all’indirizzo del marito della condomina, non direttamente a lei, portando all’accoglimento della domanda dell’attrice.