Qual è la differenza tra l’indennità di trasferta del dipendente e il rimborso spese dell’avvocato? Le somme percepite a titolo di forfettario fanno reddito?

Il dipendente non ha diritto solo al pagamento della normale busta paga mensile ma anche a una maggiorazione nel caso in cui esegua una prestazione che va al di fuori di quelle a cui ordinariamente adempie. È il caso, ad esempio, del lavoratore in trasferta. È in questo contesto che si inserisce il seguente quesito: cosa si intende per rimborso forfettario?

Come diremo, si tratta di un importo che spetta non solo ai dipendenti ma anche ai lavoratori autonomi. È il caso dell’avvocato, a cui spetta per legge un rimborso forfettario da parte del suo cliente, pari al 15% dell’onorario. Ma di cosa si tratta di preciso? Scopriamolo.

Cosa si intende per rimborso spese?

Solitamente, quando si parla di “rimborso spese” si intende la restituzione di una somma di denaro che è stata anticipata per conto di un’altra persona.

In ambito lavorativo, per rimborso spese si intende il pagamento effettuato dal datore a un dipendente per le spese aziendali sostenute personalmente. L’importo rimborsato deve corrispondere esattamente a quello della spesa.

Pertanto, il rimborso spese non presuppone alcun arricchimento a favore di chi lo riceve, visto che, come detto, si tratta di una semplice restituzione.

Cos’è il rimborso spese forfettario?

Il rimborso spese forfettario consiste nella restituzione al dipendente, direttamente in busta paga, di una somma fissa il cui importo viene fissato dal datore.

Il rimborso è forfettario in quanto stabilito in precedenza, senza un calcolo analitico che tenga davvero conto degli effettivi costi sostenuti.

Forfettario deriva infatti dalla parola francese “forfait” che vuol dire pressappoco “in misura fissa”.

In virtù di questo carattere, più semplicistico e snello rispetto a quello analitico (che si basa sulle singole voci di spese effettivamente sostenute), il forfettario rappresenta la forma di rimborso preferita da alcune imprese per via della sua facilità di gestione.

Il datore può stabilire che, per tutti i dipendenti che si allontanano in trasferta entro i 100 km dalla sede, spetti un rimborso forfettario pari a 200 euro, mentre per coloro che superano questo limite spetti un rimborso pari a 500 euro.

Il forfettario prescinde quindi dalla dimostrazione delle spese che il dipendente ha effettivamente sostenuto: non occorre presentare ricevute o scontrini, in quanto il lavoratore sa sin dall’inizio quanto riceverà a titolo di rimborso.

Cos’è il rimborso forfettario per gli avvocati?

Anche i lavoratori autonomi potrebbero avere diritto al rimborso forfettario. È il caso degli avvocati, i quali devono avere un rimborso per spese generali nella misura del 15% dell’onorario riconosciuto.

Il carattere forfettario di questo tipo di rimborso deriva dal fatto che esso è stabilito, sin dall’origine, direttamente dalla legge. Anche in questo caso, quindi, si prescinde dalla dimostrazione effettiva delle spese sostenute.

L’avvocato il cui onorario è pari a 1.500 euro avrà diritto anche a un rimborso forfettario di 225 euro, pari al 15% del compenso.

Il forfettario per gli avvocati può quindi essere definito come la somma dovuta a titolo di rimborso per le spese sostenute nel corso dello svolgimento del mandato in favore del cliente, la cui dimostrazione potrebbero però risultare difficile.

È il caso, ad esempio, dell’avvocato che, per approfondire un caso particolarmente delicato, ha dovuto sostenere il costo dell’abbonamento a una banca dati oppure dell’acquisto di un manuale specifico.

Il professionista non è tenuto a dimostrare al cliente il sostenimento delle spese vive, né a fornirgli la relativa documentazione proprio perché, come detto, è una voce che spetta per legge, a prescindere dall’effettività della spesa. Quindi tale importo va pagato anche all’avvocato che, per esempio, non abbia sostenuto alcun costo extra.

Il rimborso forfettario fa reddito?

Come detto, il rimborso spese forfettario ai dipendenti prevede un contributo economico che può essere aggiunto in busta paga dal datore di lavoro per una trasferta o per altre spese sostenute del lavoratore.

Secondo l’Agenzia delle Entrate [1], il rimborso spese forfettario deve rispettare determinati requisiti per essere considerato come indennità di trasferta, e non sempre, quindi, le somme possono essere escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente.

In linea di massima, nel rimborso forfettario le indennità percepite per le trasferte fuori dal territorio comunale concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente per la parte che eccede la somma di 46,48 euro al giorno, elevata a 77,46 euro per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e trasporto.

Ciò significa che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio non concorrono mai a formare il reddito di lavoro dipendente.

Diverso è il discorso per il rimborso forfettario per i professionisti, come ad esempio nel caso degli avvocati. In questa ipotesi, il rimborso forfettario fa parte dell’imponibile e, quindi, deve essere computato come reddito a tutti gli effetti.

Non contribuiscono a formare il reddito del professionista le spese vive sostenute in nome e per conto del committente, come ad esempio il pagamento del contributo unificato per l’iscrizione a ruolo di una causa civile.