Procedure postali e rapidità della corrispondenza: come accelerare i tempi di trasmissione delle comunicazioni.

Non si usano più le lettere. Tanto più quelle urgenti. Siamo abituati a usare Whatsapp, Telegram, Messanger. Abbiamo chat, social e smartphone: nessuno usa più la posta tradizionale. Ciò nonostante potrebbe comunque risultare utile e interessante sapere come spedire una lettera urgente, quali sono i tempi da rispettare e quali i costi da sostenere. Del resto, a volte per ottenere dei benefici o evitare delle conseguenze è indispensabile rispettare termini molto stringenti. Le soluzioni al problema ci sono e sono diverse: proviamo a individuarle insieme.

Lettera urgente: conta la data di spedizione o quella di ricevimento?

Quando la legge non stabilisce diversamente, ogni volta in cui bisogna far arrivare una lettera a un destinatario entro un determinato termine di decadenza, e non si tratta di un atto giudiziario, ciò che conta è la data di consegna e non quella di spedizione. Questo significa che, secondo la giurisprudenza, ricadono sul mittente, i ritardi del servizio postale.

Ecco perché bisognerebbe sempre accertarsi dei tempi tecnici con cui i postini consegnano la posta. Si pensi a quali effetti potrebbe avere un ritardo in una lettera di disdetta di un contratto se consegnata dopo il rinnovo automatico dello stesso. Il tipico esempio è quello dell’affitto dove, in caso di mancato recesso, si ha il rinnovo automatico per un altro lungo periodo. O si pensi anche alla domanda di partecipazione a un bando pubblico.

Come puoi risolvere questi problemi? Forse il sistema migliore sarebbe quello di spedire una PEC, che è equiparata alla raccomandata a/r, ma essa richiede che tanto il mittente quando il destinatario abbiano un account di posta certificata. E non sempre è così. Vediamo allora come spedire una lettera urgente secondo il sistema tradizionale della cara, vecchia e amata carta.

Come spedire una lettera urgente in Italia

Se devi spedire una lettera urgente all’interno del territorio nazionale, poste italiane ti mette a disposizione diverse opzioni. La scelta ruota attorno al livello di urgenza che hai e ai costi che vuoi sostenere (più veloce è la consegna più elevate sono le tariffe).

Nel dettaglio, i servizi forniti sono:

1. Posta1: la lettera viene recapitata da uno a quattro giorni lavorativi decorrenti dal momento dell’accettazione allo sportello. È possibile fare richiesta di spedizione direttamente dal portale o tramite app; in qualsiasi momento, puoi monitorare lo stato della pratica dal sito delle poste. In particolare Poste Italiane garantisce che la lettera posta1 viene consegnata in 1 giorno lavorativo successivo all’accettazione per l’80% degli invii; viene invece consegna in 4 giorni lavorativi successivi all’accettazione per il 98% degli invii;
2. posta 4: la lettera viene consegnata da quattro a sei giorni lavorativi decorrenti dal momento dell’accettazione allo sportello o dalla richiesta di spedizione tramite portale o app; anche in questo caso, lo stato dell’invio è tracciabile sul sito delle poste.

Per spedire Posta1 ti basta andare nell’ ufficio postale più vicino a te o imbucarla da qualunque cassetta postale. Ricordati di indicare in modo chiaro l’indirizzo del destinatario. Puoi spedire Posta1 anche online da questo sito o dall’App Ufficio Postale. Il servizio è attivo 24 ore su 24. Poste Italiane provvede a stampa, imbustamento e invio al destinatario. Nella Bacheca della tua MyPoste troverai, la ricevuta della spedizione elettronica effettuata.

Come spedire una raccomandata urgente

Se hai necessità di inviare una lettera con valore legale (ossia con prova di avvenuto ricevimento) devi utilizzare la procedura raccomandata. In tal caso, puoi scegliere tra:

• raccomandata 1: i tempi di consegna variano a seconda del Comune di destinazione, ma di regola vanno da uno a tre giorni lavorativi (al massimo);
• raccomandata 1 con prova di consegna: ha le stesse caratteristiche della raccomandata 1, ma è completa di ricevuta di ritorno.

Non sottovalutare, infine, lo strumento del telegramma: la comunicazione viene consegnata al destinatario nella stessa giornata in cui viene commissionata. A tal fine, è, però, necessario che l’accettazione da parte di Poste italiane avvenga entro le ore 7.00 o entro il giorno successivo (sabato e festivi esclusi). La dettatura del contenuto può effettuarsi anche per via telefonica attraverso il numero 186 oppure tramite app o portale on line.

Spedizioni urgenti all’estero

Poste italiane garantisce delle spedizioni urgenti anche all’estero: come avviene per il territorio nazionale anche in tale ipotesi devi scegliere tra l’invio semplice o la lettera raccomandata.

Le soluzioni possibili sono le seguenti:

• postapriority internazionale: i tempi variano a seconda del Continente di destinazione, ma si va da un minimo di tre giorni per i paesi europei a un massimo di nove giorni per le nazioni africane;
• raccomandata internazionale: non è possibile preventivare i tempi di consegna a causa della diversa normativa applicata alla posta con valore legale nei differenti Paesi;
• telegramma internazionale: l’invio della comunicazione da poste italiane al gestore di destinazione è immediato, ma i tempi di consegna variano secondo le modalità postali del paese di riferimento.

Quali sono i metodi alternativi a Poste italiane?

Se non puoi (o non vuoi) recarti in ufficio postale o utilizzare il portale o l’app di poste italiane, ci sono dei metodi alternativi ai quali puoi fare ricorso:

• corriere espresso: prende in carico la tua lettera e la recapita nei tempi concordati. In tal caso, a fronte di un costo leggermente più elevato, puoi avere la garanzia della consegna nella stessa giornata (o al massimo il giorno successivo), della tracciabilità della spedizione e dell’assicurazione su tutto il viaggio. Il corriere espresso è lo strumento prediletto dalle imprese che devono trasmettere documenti importanti da un posto a un altro di Italia. Tuttavia, le condizioni contrattuali specifiche e le spese da sostenere variano da compagnia a compagnia;
• poste private: forniscono dei servizi analoghi a poste italiane;
• mail o pec: se non devi consegnare dei documenti originali e hai l’indirizzo mail del destinatario, puoi ricorrere alla posta elettronica (certificata se hai bisogno dell’attestazione di ricevimento).

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