Una guida pratica per il lettore per capire i passaggi nel deposito della busta telematica nel processo civile.

Abbiamo affrontato in un altro articolo [1] come si predispone una busta telematica ai fini di un deposito da effettuare con le modalità previste per il processo civile telematico. Completiamo ora il discorso con il deposito della busta telematica.

Predisposta la busta telematica, che abbiamo visto contenere tutti i documenti della fase del procedimento a cui pertiene (quindi l’atto principale, gli allegati e, se busta con cui si inizia il procedimento, anche la procura alle liti e la ricevuta del pagamento telematico del contributo unificato), non resta che effettuare il deposito.

Salvataggio ed invio della busta

Il redattore (abbiamo preso in via esemplificativa quello gratuito e di facile utilizzo della Regione Toscana) consente, una volta predisposta la busta, di effettuare il deposito.

Chiaramente occorrerà una pec, che sarà il mezzo tramite il quale la busta viene recapitata al sistema del processo civile telematico.

È altresì necessario che il pc, all’interno del quale è presente il redattore della busta telematica, sia dotato di un programma di interscambio e gestione della posta elettronica (ad esempio Thunderbird), in grado di connettere il redattore alla pec ed al tempo stesso che riesca a recepire la risposta del sistema al deposito.

All’atto di inviare la busta, il redattore chiede se si intenda salvare la busta: è buona pratica salvarla, anche se essa è salvata già dal sistema, che la smista all’interno del percorso e nella cartella indicata nella configurazione iniziale.

Successivamente, cliccando sul tasto invia, si apre sul desktop una mail della pec, con allegata la busta: è importantissimo non modificare nulla della mail, perché potrebbe generare un rifiuto del sistema.

Nella mail, con allegato il file con denominazione standard “Atto.enc”, non bisogna aggiungere oggetto, scrivere nel corpo della mail, nulla. Inviarla esattamente per come è stata generata.

Accettazione e consegna della busta

Inviata la pec, il sistema ministeriale genererà immediatamente 2 pec: una di accettazione ed una di avvenuta consegna. Tali pec, in formato eml, saranno la prova di invio della busta e vanno conservate accuratamente, proprio ai fini della prova dell’effettuazione del deposito. La loro denominazione può anche essere mutata, per non confonderle, ma ciò che conta è salvarle nel formato originario: infatti, contrariamente a ciò che tanti pensano, il deposito non si prova stampando o salvando le 2 pec in pdf, ma sono le 2 pec in formato eml la prova dell’avvenuto deposito.

Ai fini della verifica del buon fine del deposito, però, occorrerà la ricezione da parte del sistema di altre 2 pec: la prima, di solito generata dopo pochi minuti dal sistema, è quella di risposta automatica del sistema e reca la denominazione standard di “ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO” e, nel suo contenuto, descrive l’esito del deposito.

Se nel corpo della pec si legge il seguente contenuto. “Codice esito: 1.  Descrizione esito: — IDBUSTA: (num assegnato alla busta dal sistema) Controlli terminati con successo. Busta in attesa di accettazione” il deposito almeno per il depositante ha avuto esito positivo e sarà stato compiuto tempestivamente.

Accade sovente che il sistema risponda nella terza pec con il seguente contenuto: “Codice esito: -1. Descrizione esito: — IDBUSTA: (num assegnato alla busta dal sistema) NOME FILE: DatiAtto.xml.p7m Atto non conforme alle specifiche. In attesa di conferma da parte della cancelleria: l'atto verrà comunque accettato non è necessario effettuare nuovamente il deposito”: accade perché il sistema non riconosce come ordinario il contenuto di alcuni files presenti nella busta telematica (ad esempio quelli delle pec allegati in formato eml o altri).

Non bisogna preoccuparsi: il cancelliere, accettando il deposito, può bypassare la difformità ed il deposito andrà a buon fine.

Rifiuto della busta

Qualora invece la terza pec recasse il codice “errore che può essere superato da un’azione manuale del cancelliere”, allora vuol dire che si è incorsi in un errore “fatale” per cui il deposito non è andato a buon fine e dovrà essere ripetuto, anche se la giurisprudenza soccorre indicando come, almeno per il depositante, la ricezione delle prime 2 pec di avvenuta consegna ed accettazione possano scusare il depositante, che potrà nel caso essere rimesso in termini dal giudice.

Infine la 4a pec, quella di accettazione del deposito, è quella generata dal sistema una volta che il cancelliere effettua l’accettazione: se il codice di descrizione esito risulterà essere “Accettazione avvenuta con successo”, il deposito sarà stato ultimato e potrà dirsi definitivamente concluso con esito positivo.