Quali sono gli obblighi dell’amministratore uscente? La sottoscrizione del verbale equivale a un’ammissione del debito?

L’incarico di amministratore condominiale ha durata annuale e può rinnovarsi tacitamente per un altro, secondo la formula 1 + 1. Alla scadenza, l’assemblea deve necessariamente riunirsi per decidere se rinnovare il mandato oppure procedere alla sostituzione, con conferimento dell’incarico a un nuovo soggetto. È in questo preciso contesto che si inserisce il seguente quesito: come avviene il passaggio di consegne tra amministratori di condominio?

Come vedremo, si tratta di un momento essenziale che serve all’amministratore uscente per evitare spiacevoli conseguenze legali e a quello subentrante per diventare pienamente operativo. Va peraltro detto che la legge non impone tale procedura, la quale tuttavia è sempre auspicabile ogni volta che due amministratori si avvicendano. Spieghiamo perché.

Cos’è il passaggio di consegne?

Il passaggio di consegne rappresenta il momento in cui l’amministratore uscente restituisce la documentazione condominiale in suo possesso, affidandola al soggetto che gli subentra nell’incarico.

Si tratta di un momento fondamentale in quanto, per legge, alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condòmini [1].

La violazione di quest’obbligo potrebbe avere conseguenze sia civili che penali, in quanto il condominio potrebbe:

• fare ricorso all’autorità giudiziaria per ottenere un provvedimento che costringa l’amministratore a consegnare ciò che è indebitamente ancora in suo possesso;
• sporgere querela per il reato di appropriazione indebita.

Come funziona il passaggio di consegne tra amministratori?

Il passaggio di consegne si conclude con la redazione di un verbale all’interno del quale l’amministratore uscente indica tutta la documentazione che restituisce al suo sostituto.

Il verbale che sancisce il passaggio di consegne viene sottoscritto da entrambe le parti; così facendo:

• l’amministratore uscente si libera di ogni responsabilità;
• l’amministratore subentrante, entrando in possesso della documentazione, diventa pienamente operativo, non potendo accampare più scuse nel caso di ritardi nella gestione della compagine.

È appena il caso di precisare che, secondo la Corte di Cassazione [2], l’ex amministratore deve consegnare i documenti anche se è in attesa di essere rimborsato delle somme eventualmente anticipate per conto del condominio.

L’amministratore uscente, quindi, anche se vanta un credito nei riguardi del condominio, è comunque tenuto a consegnare la documentazione in suo possesso, non potendo esercitare alcun tipo di diritto di ritenzione.

Il riconoscimento del debito nel verbale di consegna

Capita spesso che, al momento del passaggio delle consegne, gli amministratori decidano di fare il punto della situazione, evidenziando la sussistenza di eventuali debiti o crediti condominiali.

Secondo la giurisprudenza [3], la sottoscrizione dell’amministratore subentrate in calce al verbale in cui l’amministratore uscente riporta il proprio credito nei confronti della compagine non costituisce un’ammissione dello stesso: grava infatti sul creditore dimostrare gli esborsi sostenuti nell’interesse del condominio.

Il nuovo amministratore, infatti, non ha specifico potere di spesa e, pertanto, non può rendere confessione; egli, se non autorizzato dai partecipanti alla comunione, non ha il potere di approvare incassi e spese condominiali risultanti da prospetti sintetici consegnatigli dal precedente amministratore.

Pertanto, l’accettazione dei documenti e la sottoscrizione del verbale non costituiscono prova idonea del debito nei confronti dell’amministratore uscente da parte dei condòmini.

Al contrario, l’amministratore uscente che dichiara, nel verbale di passaggio delle consegne, di essere debitore del condominio, sottoscrive una confessione in piena regola, o meglio ciò che tecnicamente viene chiamata ricognizione del debito, che solleva il condominio dall’onere di dover provare il proprio credito.