Come si fa la bollatura e numerazione dei libri sociali obbligatori o facoltativi; cosa cambia se sono tenuti in formato digitale; a quanto ammonta la tassa e entro quando va pagata.

Una tassa inesorabile – e forse anche anacronistica, in tempi di ormai prevalente conservazione digitale delle scritture contabili – è quella di concessione governativa sulla vidimazione dei libri sociali. Qual è il costo del notaio per questo adempimento che, in alternativa al professionista privato, potrebbe essere anche svolto presso il Registro Imprese della locale Camera di Commercio?

È utile saperlo, per operare un raffronto tra quanto si spende andando dal notaio di fiducia, che si occuperà di tutti gli adempimenti, oppure optare per il “fai da te”, portando i libri alla Camera di Commercio dove ha sede l’impresa, e pagando direttamente la tassa di concessione governativa con il modello F24.

Quali sono i libri sociali da vidimare?

A norma dell’art. 2421 Codice civile, le società hanno l’obbligo della bollatura e della numerazione delle pagine per i seguenti libri, in aggiunta al libro giornale ed al libro degli inventari, che sono previsti per tutte le imprese, anche non svolte in forma di società, salvo che per i piccoli imprenditori [1]:

• libro dei soci;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale o del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo della gestione;
• libro delle obbligazioni;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti;
• libro degli strumenti finanziari emessi [2].

Dal 2009 non è più obbligatoria la tenuta del libro dei soci da parte delle Srl e delle Srls, a meno che lo statuto sociale non lo preveda espressamente; infatti i dati necessari sono acquisiti direttamente nel Registro delle imprese all’atto dell’iscrizione [3].

Vidimazione libri sociali: quando è obbligatoria?

La vidimazione dei libri sociali è obbligatoria per le società di capitali (Srl, Srls, Spa e Sapa) all’inizio dell’attività, cioè quando i libri vengono istituiti e – dispone la legge [4] – «prima che siano messi in uso».

La vidimazione, quindi, è iniziale, e consiste in due fasi: la bollatura su ogni foglio, mediante timbri inchiostrati o a pressione, e la numerazione progressiva delle pagine; al termine ci deve essere l’indicazione del numero di fogli che lo compongono. Quello che ti abbiamo appena sintetizzato è il principio disposto dall’art. 2215 del Codice civile.

La funzione precipua di queste cautele imposte dalla legge è quella di garantire l’integrità dei libri sociali, evitando che vengano, ad esempio, strappate o manomesse alcune pagine, o che in qualsiasi altra maniera possa esserne alterato il contenuto.

La vidimazione delle scritture contabili, invece – come il libro giornale, il libro degli inventari e le altre scritture fiscali richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa –  dal 2001 è diventata facoltativa [5].

Vidimazione dei libri sociali in forma digitale

Se i libri sociali vengono tenuti in forma digitale, una norma apposita inserita nel Codice civile [6] stabilisce che gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione «sono assolti mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato»: ad esempio, il responsabile interno della conservazione dei documenti, o il commercialista.

Le Camere di Commercio offrono agli iscritti un servizio di corretta tenuta e conservazione dei libri sociali digitali secondo gli standard di sicurezza previsti dalla legge e dalla normativa tecnica [7].

Vidimazione libri sociali: come si fa e quanto costa

La vidimazione dei libri sociali può essere eseguita, a scelta, presso la Camera di commercio ove ha sede l’impresa oppure presso un notaio. Per alcune imprese può essere più pratico rivolgersi al professionista di fiducia, che ha curato la redazione dell’atto costitutivo e dello statuto e segue la società nel suo sviluppo, mentre altri potrebbero preferire il servizio offerto dal Registro delle Imprese della Camera di Commercio, specialmente se hanno optato per la tenuta dei libri in modalità digitale anziché tradizionale.

Il costo della prestazione presso la Camera di Commercio è costituito da un diritto di segreteria pari a 25 euro per ciascun libro di cui si chiede la vidimazione. Nel caso del notaio, l’esborso va concordato nello specifico con il professionista incaricato, e l’onorario del notaio che esegue la vidimazione, se é richiesto, si aggiunge all’importo delle imposte e tasse fisse che ora ti indichiamo e che sono dovute in ogni caso, salve le esenzioni che ti specificheremo.

La tassa di concessione governativa annuale ammonta a 309,07 euro per le società con capitale non superiore a 516.456,90 euro, e a 516,46 euro per le società aventi capitale maggiore [8]. Il valore di riferimento del capitale è quello riportato nello stato patrimoniale della società dell’ultimo bilancio d’esercizio. Inoltre per ogni libro è prevista l’applicazione di una marca da bollo da 16 euro ogni 100 pagine (o frazione di 100 pagine). Alcuni tipi di società – come le cooperative sociali, i loro consorzi, le Onlus, le Asd (associazioni sportive dilettantistiche) e gli enti del Terzo Settore sono esenti dal pagamento della tassa sulle concessioni governative [9].

Il versamento si assolve con una marca da bollo, da applicare sull’ultima pagina del libro da vidimare, oppure con pagamento mediante modello F23, o, dal 2020, anche con il modello F24 “allargato”, indicando nel modello F23 il codice tributo 458 T – «imposta di bollo su libri e registri» o nel modello F24 il codice tributo 7085 nella sezione «Erario» con la descrittiva: «Vidimazione libri sociali». La scadenza annuale del versamento è fissata al 16 marzo (se ricade in data festiva, con proroga di diritto al primo giorno lavorativo successivo).