È obbligatorio stilare il verbale per l’assemblea non avvenuta in prima chiamata?
Come noto, le assemblee condominiali si tengono sempre in seconda convocazione perché in prima il quorum costitutivo è più elevato ed il rischio che la stessa vada deserta è elevato. Per questo sono gli stessi amministratori di condominio a evidenziare, spesso in grassetto, la data della seconda adunata. Ma quali sono gli adempimenti che il presidente dell’assemblea deve compiere per non invalidare le votazioni? In altri termini è necessario redigere il verbale negativo di prima convocazione? Cerchiamo di fare il punto della situazione alla luce della normativa attuale.
Prima e seconda convocazione: termini e modalità di convocazione
L’avviso di convocazione per l’assemblea di condominio deve essere ricevuto dal condomino entro 5 giorni dalla prima data di convocazione. Per chi non è presente a casa all’arrivo del postino conta la data in cui quest’ultimo ha immesso l’avviso di giacenza nella cassetta delle lettere.
Il Codice civile, all’articolo 1136, prevede che, se l’assemblea in prima convocazione non raggiunge il quorum costitutivo, è possibile tenere una seconda riunione in una data successiva: non nello stesso giorno ma non oltre dieci giorni dopo. In questa seconda occasione, le soglie per il raggiungimento del quorum e per l’approvazione delle delibere sono inferiori, sia in termini di millesimi che di numero di partecipanti.
L’articolo conclude affermando che è necessario redigere un verbale per ogni riunione dell’assemblea, da registrare nel libro mantenuto dall’amministratore. Il successivo articolo 1130, punto 7, specifica che nel libro dei verbali si devono annotare anche le assemblee non andate a buon fine per mancanza di quorum.
La documentazione di un’assemblea non costituitasi in prima convocazione è dunque fondamentale.
È necessario redigere il verbale di prima convocazione dell’assemblea?
Si è chiarito che la mancata formazione dell’assemblea iniziale, dovuta all’assenza di uno o più condòmini, non richiede la redazione di un “verbale negativo“. Tuttavia, per garantire la legittimità della convocazione successiva, è essenziale verificare, durante la seconda riunione e sulla base delle dichiarazioni dell’amministratore, l’avvenuto tentativo infruttuoso della prima convocazione. Questo controllo può essere effettuato dagli stessi condòmini, presenti o assenti alla prima convocazione, che hanno il diritto di impugnare tali affermazioni. A questo punto diventa necessario, per la validità della seconda convocazione, attestare nel relativo verbale che la prima non si è potuta tenere per assenza di quorum.
Di conseguenza, una volta confermata la regolare convocazione dell’assemblea, l’assenza del verbale che attesti il mancato svolgimento della prima riunione non preclude la validità dell’assemblea in seconda convocazione, né la rende nulla, come stabilito dalle sentenze della Cassazione del 13 novembre 2009, n. 24132 e del 24 aprile 1996, n. 3862.
Inoltre, se i condòmini sono stati adeguatamente informati sia della prima che della seconda convocazione e non emergono contestazioni, si considera validato il presupposto per la legittimità della seconda riunione, come indicato dall’ordinanza della Cassazione del 24 ottobre 2014, n. 22685.
Cosa scrivere nel verbale della seconda convocazione?
Il procedimento per la redazione del verbale in caso di mancata prima convocazione merita un’attenzione particolare. La questione si focalizza sulla corretta documentazione dell’esperimento infruttuoso della prima convocazione. La Cassazione, nella sentenza del 22 maggio 1999, n. 5014, chiarisce che la stesura del verbale di assemblea è un requisito formale essenziale, al pari di altre formalità procedurali come l’avviso di convocazione, l’ordine del giorno e le fasi di discussione e votazione. La mancata osservanza di queste prescrizioni può rendere impugnabile la delibera. Pertanto, una volta convocata l’assemblea, è fondamentale verbalizzare ogni fase del procedimento, anche quelle non concluse o senza approvazione di delibere. Questo permette a tutti i condòmini, inclusi gli assenti e i dissenzienti, di verificare il corretto svolgimento del processo collegiale e di intraprendere le azioni ritenute necessarie.
Quindi come anticipato, è sufficiente redigere un unico verbale in seconda convocazione che dichiari l’infruttuosità della prima riunione.
Non è quindi indispensabile redigere un verbale negativo specifico per documentare l’insuccesso della prima convocazione. Piuttosto, come appena detto, è sufficiente che tale circostanza sia debitamente registrata nel verbale della delibera adottata durante l’assemblea in seconda convocazione, come evidenziato dalla sentenza del Tribunale di Catanzaro del 27 settembre 2023, n. 1536. In questo modo, si garantisce la trasparenza e si permette un’adeguata verifica delle procedure assembleari senza la necessità di un verbale negativo autonomo.