Fattura cartacea ed elettronica, immediata e differita: differenze e tempistiche di emissione. Cosa si rischia nel caso di ritardo?

Ogni somma di denaro ricevuta a titolo di pagamento per la propria attività lavorativa deve essere dichiarata al fisco mediante emissione di regolare fattura, pena una sanzione amministrativa. Con questo articolo ci soffermeremo su un particolare aspetto della questione: vedremo cioè quanto tempo si ha per emettere la fattura dopo il pagamento.

Prima di rispondere a questa domanda occorre però fare alcune precisazioni, le quali risulteranno determinanti ai fini del quesito che risolveremo. Ma procediamo con ordine.

Cos’è la fattura?

La fattura è il documento fiscale emesso obbligatoriamente da un soggetto per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo.

Cos’è la fattura elettronica?

Oramai già da qualche anno la legge ha stabilito che la fattura emessa dai titolari di partita iva debba essere elettronica. Cosa significa?

La fattura elettronica è il documento digitale, in formato .xml e sottoscritto digitalmente (se il destinatario è una pubblica amministrazione), che include i contenuti e i dati del mittente in modo sicuro, evitando la necessità di stampa.

La fattura digitale deve essere trasmessa direttamente all’Agenzia delle Entrate attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI) che ne controlla la regolarità.

Chi può emettere fattura cartacea?

Fino al 2023 sono esonerati dalla fatturazione elettronica, e pertanto possono ancora emettere fattura cartacea, coloro che si trovano nel regime forfettario o in quello dei minimi e che devono dichiarare un reddito inferiore a 25mila.

Sussiste invece sempre l’obbligo di emettere la fattura in formato elettronico se il destinatario è un ente della pubblica amministrazione.

Fattura immediata e differita: differenze

Come regola la fattura va emessa contestualmente all’erogazione dei beni ceduti o dei servizi prestati. Si parla in questi casi di “fattura immediata”.

Ad esempio, il professionista che riceve il pagamento per la prestazione appena effettuata (parere legale, rogito notarile, ecc.) deve subito emettere la fattura a favore del cliente.

La fattura differita, invece, è tipica delle imprese e dei commercianti che intrattengono frequenti rapporti con determinati soggetti (ad esempio, i fornitori).

In casi del genere, anziché emettere un documento fiscale per ogni prestazione, se ne emette uno unico a distanza di un certo periodo.

Questa tipologia di fattura costituisce una importante semplificazione per le imprese, perché permette di riepilogare in un unico documento fiscale i pagamenti eseguiti nel mese solare da un dato cliente.

Per la precisione, la fattura differita dev’essere emessa e registrata entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui i beni vengono spediti/consegnati o le prestazioni vengono realmente effettuate.

È comunque necessario indicare il mese di riferimento per la prestazione, infatti legalmente l’operazione rientrerà nella liquidazione periodica del mese di riferimento e l’Iva andrà versata entro il 16 del mese successivo.

Se il pagamento della prestazione di un dato servizio è avvenuto a maggio, anche se la fattura viene emessa in modalità differita il 15 giugno, l’operazione rientra nella liquidazione periodica di maggio e l’Iva andrà versata entro il 16 giugno.

Questa tipologia di fattura costituisce una importante semplificazione per le imprese, perché permette di riepilogare in un unico documento fiscale i pagamenti eseguiti nel mese solare da un dato cliente.

Pagamento: quanto tempo si ha per emettere fattura?

Siamo ora pronti a rispondere alla domanda che fornisce il titolo all’intero articolo. Quanto tempo si ha per emettere la fattura dopo il pagamento? È presto detto:

• entro 24 ore, in caso di fatturazione immediata cartacea.
• entro 12 giorni, in caso di fattura elettronica immediata.
• entro il giorno 15 del mese successivo, in caso di fatturazione differita, sia cartacea che elettronica.

Fattura emessa in ritardo: sanzioni

Se non si rispettano le tempistiche appena viste, sia con la fattura elettronica che con quella cartacea, si rischia di incorrere nel pagamento di sanzioni amministrative di importo variabile a seconda che il ritardo abbia influito o meno sulla dichiarazione Iva: nel primo caso, la sanzione va dal 90% al 180% dell’imponibile, con un minimo di 500 euro; nel secondo, da 250 a 2mila euro.