L’azienda deve riconoscere al lavoratore in certe occasioni le spese sostenute per una trasferta. Che succede per il tragitto casa-lavoro?

Il rimborso chilometrico è l’importo riconosciuto dall’azienda al lavoratore che ha dovuto usare il proprio mezzo di trasporto per motivi di lavoro, cioè per recarsi in un luogo diverso dalla sede in cui abitualmente svolge la sua attività. L’entità del rimborso dipende da vari fattori, tra cui il tipo di auto usata: in base al modello, alla marca o all’alimentazione, la stessa distanza può essere indennizzata con un valore più o meno alto, poiché non tutti i veicoli consumano la stessa quantità di carburante. A tal proposito, esistono le cosiddette tabelle Aci che stabiliscono l’importo da riconoscere a ogni tipo di macchina. Ma quando si ha diritto al rimborso chilometrico? Ad esempio, il tragitto casa-lavoro deve essere riconosciuto?

In realtà, si ha diritto al rimborso chilometrico solo quando il dipendente, a prescindere dal suo inquadramento:

• abbia fatto un viaggio per raggiungere una destinazione di lavoro diversa dalla sede di lavoro abituale;
• abbia utilizzato un mezzo di trasporto di sua proprietà o appositamente noleggiato;
• presenti i documenti che dimostrano le spese sostenute, come ad esempio gli scontrini della benzina, le ricevute del casello autostradale o i biglietti dei parcheggi a pagamento.

A meno di accordi diversi, dunque, il rimborso chilometrico spetta solo in caso di trasferta e non per coprire lo spostamento quotidiano casa-lavoro. Secondo una sentenza della Corte di giustizia europea, però, tale rimborso deve essere riconosciuto a chi non ha una sede di lavoro fissa, come ad esempio un rappresentante di commercio o un addetto alle consegne.

Come viene calcolato il rimborso chilometrico?

Ci sono due parametri da tenere in considerazione quando si ha diritto al rimborso chilometrico:

• le spese proporzionali, che riguardano il carburante e l’usura della macchina: vengono chiamate così perché aumentano progressivamente durante il viaggio (più è lungo, più elevata è la spesa);
• le spese non proporzionali, che riguardano ad esempio il parcheggio o il pedaggio autostradale.

Come accennato, l’Aci ha calcolato in apposite tabelle il costo del rimborso chilometrico a seconda:

• del tipo di veicolo utilizzato, cioè se si tratta di auto, di moto o di altro;
• del modello e della serie del veicolo;
• dell’alimentazione del veicolo (benzina, gasolio, Gpl, gas, energia elettrica).

Per calcolare il rimborso chilometrico a cui si ha diritto, dunque, occorre visitare il sito dell’Aci (aci.it/i-servizi/servizi-online/costi-chilometrici.html), registrarsi ed accedere al servizio che consente di visionare le tabelle con il costo da riconoscere per ogni chilometro in base alle variabili sopra citate (tipo e modello del veicolo, ecc.). Basterà, poi, moltiplicare il singolo costo per il numero di chilometri percorsi.

 Il rimborso chilometrico viene tassato?

È possibile applicare una deduzione fiscale sul rimborso chilometrico entro i seguenti limiti di potenza dei veicoli:

• massimo 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina;
• massimo 20 cavalli fiscali per i veicoli a gasolio.

Per quanto riguarda, invece, la tassazione, ci sono tre ipotesi diverse che riguardano altrettanti tipi di viaggio, cioè:

• lo spostamento all’interno dello stesso Comune in cui si trova la sede abituale di lavoro: il rimborso è tassato per il lavoratore e deducibile dal reddito d’impresa;
• lo spostamento al di fuori dal Comune in cui si trova la sede abituale di lavoro: il rimborso non è tassato per il dipendente ed è deducibile per l’azienda fino a un limite giornaliero che cambia a seconda della destinazione (in Italia o all’estero);
• lo spostamento partendo dall’abitazione del dipendente: il rimborso viene tassato solo se la distanza è superiore a quella tra la casa del lavoratore e la sede abituale di lavoro.

Come ottenere il rimborso chilometrico?

Chi ha diritto al rimborso chilometrico riceve, normalmente, dall’azienda un modulo da compilare con i propri dati e le spese sostenute. Occorrerà, ad esempio, riportare:

• nome e cognome;
• data del viaggio;
• luoghi di partenza e di arrivo;
• tipo di veicolo, precisando modello, cilindrata, potenza e tipo di alimentazione;
• numero di chilometri percorsi;
• spesa per pedaggio e/o parcheggio;
• totale spettante.

Il modulo va poi consegnato all’azienda, allegando l’opportuna documentazione.