Una guida pratica su come si prepara una busta per un deposito telematico.
A decorrere dal 30 giugno 2014 il deposito telematico è divenuto obbligatorio per gli atti relativi ai procedimenti monitori e per quelli endoprocedimentali dei giudizi civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, instaurati innanzi ai Tribunali Ordinari dopo il 30 giugno 2014.
A seguito della riforma Cartabia, il deposito telematico è modalità anche per il processo penale e per quello dinanzi al Giudice di Pace.
È innegabile che, nonostante qualche difficoltà applicativa e l’adeguamento anche professionale necessario per adattarsi a tale modalità, il processo telematico abbia apportato notevoli benefici sia in termini economici (con risparmio di carta usata per atti, notifiche e quant’altro) sia in termini di tempo, evitando di recarsi presso la cancelleria del giudice competente per il procedimento e potendo compiere tale adempimento direttamente dal pc dello studio.
Vediamo ora in dettaglio la preparazione della busta telematica.
Esistono dei redattori gratuiti per le buste telematiche (efficiente e di facile uso è quello predisposto dalla Regione Toscana) che consentono di formare la busta telematica, che racchiude in formato digitale l’atto e i documenti da depositare in cancelleria, sostituendosi al deposito materiale degli stessi.
Nella schermata iniziale, compaiono anzitutto i dati del depositante: il suo codice fiscale e la cartella presente nel pc dove la busta telematica verrà salvata; pertanto operazione preliminare sarà quella di compilare la schermata del soggetto depositante, che varrà per i successivi depositi dello stesso soggetto.
Il programma consente di inserire altri utenti, ma ogni deposito dovrà essere preceduto dalla selezione dell’utente, dal momento che il programma successivamente al deposito resta selezionato sull’ultimo depositante.
Sempre nella prima schermata, è necessario inserire il nome della busta: è ragionevole utilizzare il nome del ricorrente, seguito dall’adempimento oggetto del deposito (esempio: Rossi Mario_comparsa conclusionale).
Poi occorre selezionare il registro, facendo molta attenzione a non sbagliare, perché ciò causerebbe gli stessi effetti che potrebbe fare un deposito fisico alla cancelleria del giudice errato: quindi il registro del contenzioso civile (ove si tratti di procedimenti a cognizione ordinaria o altri procedimenti civili ordinari), volontaria giurisdizione, lavoro, esecuzione mobiliare, immobiliare o procedure concorsuali.
Successivamente, sempre nella prima schermata, occorre selezionale il ruolo tra Procedimenti sommari, generale degli affari civili conteziosi o controversie agrarie: qui l’errore non è fatale, perché il cancelliere può, accettando il deposito, reindirizzarlo ed inserirlo nel giusto ruolo.
La schermata iniziale va completata con i dati del procedimento: il grado di giudizio, la parte (attore-appellante-ricorrente, convenuto-appellato-resistente o terzo) ed il tipo di atto (citazione, ricorso, altro), selezionando in basso il tipo di attività connesso all’atto da inserire nella busta, suddivise per fasi processuali (introduttive, di trattazione, istruttorie, conclusive, etc).
La seconda schermata evidenzia l’autorità giudiziale competente per materia e territorio ed il numero e l’anno del procedimento (se trattasi di fase successiva a quella del deposito iniziale).
Poi vi sono una serie di schede, la cui compilazione è facoltativa: l’indicazione della fase (se, ad esempio, è una fase interlocutoria per deposito di istanza generica o di documento richiesto dal giudice o necessario per altro motivo), le richieste giudiziali (peraltro sempre da indicarsi nell’atto che va a depositarsi) ed il tipo di deposito (se istanze specifiche quali un’istanza di interruzione, di ricusazione del giudice, di nota spese, di fissazione udienza, etc.).
Infine si giunge alla schermata che prelude alla formazione della busta telematica: in essa bisogna inserire l’atto principale (che motiva il deposito), nonché tutti i documenti a corredo dello stesso.
Unitamente all’atto principale, sarà necessario – ad esempio – in un deposito iniziale inserire la procura alle liti e la ricevuta telematica del pagamento del contributo unificato (che dovrà essere inserita in formato xml e non pfd) e poi tutti i documenti allegati.
È fondamentale che tutti gli atti (tranne alcuni, come la ricevuta di pagamento del contributo unificato) siano trasformati in pdf, poiché il sistema non riconosce altro formato: pertanto occorrerà, completata la redazione dell’atto, salvare preliminarmente lo stesso in formato pdf.
Dopo aver inserito l’atto principale ed i documenti a corredo del deposito, occorre firmare digitalmente l’atto principale e gli altri che debbono essere sottoscritti (certamente tra essi la procura alle liti).
Una volta firmati gli atti digitalmente, il programma trasformerà l’atto principale e tutti i documenti inseriti nella busta telematica, con il nome standard di Atto.enc, che non è opportuno mutare: tale formato è quello idoneo al deposito e quello che il sistema è in grado di riconoscere.
Compiuta quest’ultima fase, la busta è pronta per il deposito.