Chi è obbligato a custodire la documentazione del condominio in assenza di amministratore? Quanto a lungo vanno conservate le pezze d’appoggio?

Amministrare il condominio non è di certo una cosa semplice: le responsabilità sono numerose e a volte prescindono perfino dalla malafede. Ad esempio, è possibile chiedere il risarcimento dei danni all’amministratore che ha dimenticato di pagare le bollette, potendo giungere perfino a querelarlo per appropriazione indebita nel caso in cui abbia gestito male il conto corrente comune. Con questo articolo ci occuperemo di una questione specifica: per quanto tempo vanno conservati i documenti condominiali?

Va subito detto che sul punto la legge non è completamente esauriente, nel senso che prevede un termine di conservazione solo per i documenti giustificativi di spesa. Per tutti gli altri come deve comportarsi l’amministratore? Per quanto tempo dovrà custodire la documentazione condominiale che, col tempo, potrebbe diventare una mole ingestibile? Chi è responsabile della custodia nell’ipotesi in cui non sia stato nominato alcun amministratore? Rispondiamo a queste domande.

Chi deve conservare la documentazione condominiale?

L’amministratore è tenuto a conservare la documentazione condominiale e a esibirla ogni volta che uno dei condòmini ne faccia richiesta, concordando tempi e modalità. Il mancato rispetto di tale obbligo può comportare la revoca del mandato.

Alla cessazione del proprio incarico, l’amministratore uscente è tenuto a consegnare la documentazione al nuovo amministratore. Nel caso di inadempimento, è possibile addirittura querelare l’amministratore per il reato di appropriazione indebita.

Chi conserva la documentazione condominiale se non c’è amministratore?

È possibile che il condominio sia sprovvisto di amministratore: la legge, infatti, ne prevede l’obbligatorietà solamente se i condòmini sono più di otto.

Se non c’è nessun amministratore, allora dovrà essere il cosiddetto “condomino facente funzioni” ad avere cura di custodire la documentazione, cioè il proprietario che, per volontà tacita o espressa degli altri, si occupa di fatto della gestione dell’edificio.

L’obbligo di conservare i documenti che gli sono affidati sorge automaticamente nel momento in cui una persona, a titolo gratuito oppure oneroso, si assume un certo incarico.

Tanto stabiliscono le norme che disciplinano il contratto di mandato, secondo le quali il mandatario deve provvedere alla custodia delle cose che gli sono state consegnate dal mandante [1].

Se, invece, non è identificabile nemmeno un condomino facente funzioni, allora deve ritenersi che la responsabilità della custodia della documentazione gravi su tutti i condòmini.

Documenti condominiali: per quanto tempo vanno conservati?

La legge dice che le scritture e i documenti giustificativi di spesa devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione [2].

Si tratta delle cosiddette “pezze d’appoggio”, cioè dei documenti che descrivono le singole entrate (ad esempio tabulati delle riscossioni periodiche) e uscite (ad esempio, fatture e ricevute fiscali).

La conservazione di tale documentazione è fondamentale per verificare la regolarità del bilancio, anche eventualmente sottoponendola al vaglio di alcuni revisori.

Per quanto concerne i restanti documenti inerenti al condominio, la legge non prevede espressamente un termine di conservazione.

Tuttavia, deve ritenersi che l’amministratore sia obbligato a custodire tutta la documentazione in suo possesso senza limiti di tempo, fino alla scadenza del suo mandato, momento in cui dovrà avvenire il passaggio di consegne.

Peraltro, si ricordi che, per legge, tutte le fatture, sia elettroniche che analogiche, devono essere obbligatoriamente conservate per almeno dieci anni dalla data della loro ultima registrazione.

Dopo quanto tempo si può distruggere la documentazione condominiale?

L’amministratore potrebbe essere interessato a distruggere parte della documentazione condominiale; ciò accade soprattutto quando egli sia in possesso di documenti molto risalenti nel tempo, che fanno parte dell’archivio storico del condominio. In un’ipotesi del genere, l’amministratore potrebbe disfarsi della documentazione condominiale oramai inutile?

Deve ritenersi che l’amministratore non possa distruggere la documentazione in suo possesso senza il consenso dell’assemblea: i documenti, infatti, appartengono ai condòmini e non all’amministratore, il quale quindi non può assolutamente disporne a suo piacimento.

Pertanto, se oramai sono decorsi dieci anni e si ritiene che parte della documentazione sia inutile, l’amministratore potrà chiedere all’assemblea il permesso di procedere alla sua distruzione.