Quando è regolare la contravvenzione notificata in formato elettronico: quali sono i requisiti di invio, cosa controllare, come contestarla.

La posta elettronica certificata sta soppiantando a poco a poco le tradizionali lettere raccomandate. Lo Stato ed i Comuni italiani, specialmente quelli di maggiori dimensioni, si sono accorti della praticità e della convenienza di questo strumento, che fa risparmiare parecchio tempo e soldi a chi deve eseguire notificazioni di atti giudiziari, cartelle esattoriali ed anche di verbali di infrazione al Codice della strada. Ma la notifica di una multa tramite PEC è valida solo se rispetta determinate condizioni e soggiace a particolari requisiti: te li illustriamo in questo articolo.

Notifica multa via PEC: quando è possibile

Dal 2017 la legge [1] consente la notificazione dei verbali di accertamento delle violazioni al Codice della strada quando il trasgressore, il proprietario o un obbligato in solido [2]:

• ha spontaneamente fornito all’organo di Polizia stradale o locale, in occasione dell’accertamento dell’illecito, un indirizzo PEC valido sul quale ricevere le notificazioni;
• si è dotato di un domicilio digitale, munendosi di una casella PEC e registrandola nell’INAD, l’Indice nazionale dei domicili digitali (questa possibilità è diventata attiva dal luglio 2023 per tutti i cittadini, sino a quel momento riguardava solo i professionisti iscritti in albi o elenchi e le imprese, cioè i soggetti obbligati ad avere il proprio domicilio digitale).

In entrambi i suddetti casi, la notifica mediante posta elettronica certificata diventa possibile quando il cittadino ha preventivamente approvato e comunicato alla Pubblica Amministrazione la sua scelta di ricevere gli atti amministrativi da notificare sulla propria casella PEC, anziché mediante la tradizionale procedura cartacea. Chi non ha compiuto tali operazioni continuerà a ricevere gli atti nel modo classico, tramite l’ufficiale giudiziario, il messo incaricato e, come comunemente avviene per le multe stradali, il postino.

Notifica multa via PEC: quali vantaggi?

Il vantaggio più evidente nel ricevere la multa tramite PEC è il risparmio dei costi di notifica e di postalizzazione della spedizione, che, diversamente dalla procedura tradizionale, non vengono più caricati in addebito. Si risparmiano, mediamente, 10 euro per ogni comunicazione pervenuta tramite PEC anziché attraverso il recapito manuale.

C’è poi una maggiore sicurezza nella ricezione: si evitano tutti i possibili disguidi di consegna, specialmente quelli dovuti alla temporanea assenza del destinatario o al cambio di residenza effettuato nel frattempo. Il cittadino, semplicemente consultando la propria casella PEC, potrà sapere in qualsiasi momento se è stato destinatario di multe, e il contenuto del verbale, in formato pdf, sarà sempre disponibile, evitando il rischio di smarrimenti e distruzioni dell’atto.

Se poi si vuole ricorrere avverso il verbale, si potrà inviare il file digitale al proprio avvocato, senza dover più fare fotocopie e scannerizzazioni dei documenti cartacei.

Come fa la Polizia a trovare la PEC per la notifica?

Il riferimento di partenza per l’individuazione del proprietario del veicolo al quale notificare la trasgressione è sempre il PRA (Pubblico Registro Automobilistico), che, partendo dalla targa del mezzo, consente di individuare il codice fiscale (o la partita Iva se si tratta di una società) dell’intestatario del veicolo al momento della commessa violazione.

Conosciuto tale indispensabile dato, i verbalizzanti, in tutti i casi di contestazione differita dell’infrazione (cioè quando la verbalizzazione non viene compiuta direttamente nel momento di verificazione dell’illecito, ma dopo e in ufficio), con una semplice interrogazione online possono consultare l’archivio INAD per verificare la presenza di un indirizzo PEC a nome del trasgressore, del proprietario o di un altro soggetto obbligato al pagamento, che abbiano inserito in tale registro pubblico il proprio domicilio digitale.

Per i soggetti obbligati per legge a dotarsi di un domicilio digitale (imprenditori e professionisti ordinistici) la consultazione dell’indirizzo PEC può avvenire, in base al codice fiscale o alla partita Iva del soggetto da ricercare, anche sui rispettivi pubblici registri ed elenchi, come l’Ini-Pec per le imprese, i cui dati possono essere utilizzati per notificare le multe alle società e agli imprenditori persone fisiche.

Se invece la contestazione avviene immediatamente – cioè sul luogo e nel frangente dell’infrazione, come quando la pattuglia ferma il conducente – , il trasgressore può comunicare in quel momento di voler ricevere la notifica del verbale tramite PEC, o dichiarare che è già dotato di domicilio digitale e quindi il suo nominativo, con il relativo indirizzo PEC, è presente nell’INAD.

Notifica multa via Pec: condizioni di validità

Una circolare del Ministero dell’Interno [3], recependo anche le osservazioni del Garante per la protezione dei dati personali cui abbiamo accennato, ha definito le regole di notifica delle multe a mezzo PEC, chiarendo quando è ammessa, come funziona e quali sono i requisiti di validità.

La notifica tramite PEC deve essere inviata all’indirizzo PEC del destinatario – individuato sulla base del domicilio digitale risultante nell’Inad o negli altri pubblici registri previsti per imprenditori e professionisti – e il messaggio recapitato sulla casella di posta elettronica certificata deve contenere, nel testo o in allegato ad esso, il verbale di contestazione e l’indicazione delle eventuali sanzioni amministrative accessorie applicate, come la decurtazione dei punti dalla patente di guida.

Nell’oggetto del messaggio deve risultare espressamente che si tratta di un atto relativo ad una sanzione amministrativa prevista dal Codice della strada, in modo da permettere al destinatario la chiara individuazione del contenuto e dell’autorità mittente.

Quanto alla firma digitale, che viene apposta dal funzionario estensore o dal dirigente responsabile della redazione degli atti e del loro invio, va precisato che i verbali di contestazione delle sanzioni per violazione di norme di circolazione stradale possono nascere sia direttamente in forma di documento informatico (il cosiddetto «atto nativo digitale», i cui duplicati hanno la stessa valenza dell’originale), sia, più raramente, come copia informatica di documenti originali cartacei, per i pochi uffici di Polizia italiani ancora non informatizzati. In questo secondo caso ai fini della validità della notifica è richiesta anche un’attestazione di conformità dell’atto notificato all’originale, che deve essere apposta dai verbalizzanti sul documento inviato mediante PEC.

Riguardo ai profili di riservatezza dei dati personali, il Garante privacy ha escluso la possibilità di notificare via PEC le multe stradali sulla casella dello studio professionale, quando la violazione si riferisce ad un veicolo intestato non ad esso (o a una società tra professionisti) bensì ad un singolo professionista, per evitare la lesione della riservatezza che si verificherebbe ove il verbale ricevuto fosse visto da colleghi e collaboratori. In poche parole, il verbale di contravvenzione deve essere visibile solo al diretto interessato, e dunque va recapitato sulla sua casella PEC personale, non quella dello studio in cui lavorano anche altri.

Notifica multa tramite PEC: quali termini?

I termini di notificazione delle multe stradali tramite PEC sono gli stessi di quelli previste per le multe notificate nelle forme ordinarie, con la precisazione che la PEC si considera regolarmente pervenuta al destinatario nel momento in cui il sistema di trasmissione genera, e restituisce al mittente, la Rac (ricevuta di avvenuta consegna), che ha valore legale di attestazione dell’avvenuto recapito, al pari della tradizionale “cartolina” compilata dal portalettere delle raccomandate A/R.

La spedizione, invece (che è necessario controllare per verificare i termini a disposizione dell’organo di Polizia accertatore per l’utile invio) si considera avvenuta nel momento in cui il messaggio telematico è stato correttamente inserito nel sistema di trasmissione, che genera automaticamente una ricevuta di accettazione completa di data, ora e minuti secondi.

Per ulteriori informazioni, leggi “Notifica della multa con PEC: quali regole?“.