Fino a che punto l’azienda può utilizzare persone o strumenti per controllare il comportamento dei dipendenti e le loro comunicazioni private.

Il potere di controllo e di vigilanza rientra nel suo potere direttivo del datore e ha come scopo verificare che i dipendenti eseguano effettivamente le loro prestazioni in base alle mansioni assegnate e tutelare il patrimonio aziendale contro eventuali danni o furti. Tuttavia, questa facoltà non deve comportare delle violazioni della privacy. Quali sono le limitazioni al potere di vigilanza del datore di lavoro? Come e che cosa si può controllare e quando, invece, tale potere diventa così invasivo da essere illecito?

Il datore deve rispettare, in particolare, la disciplina dei controlli a distanza, delle visite personali di controllo e degli accertamenti sanitari.

Potere di vigilanza: chi può effettuare i controlli?

Sarebbe impensabile che il datore di lavoro possa esercitare il suo legittimo potere di vigilanza verificando in prima persona quello che succede in azienda. Per questo motivo, è autorizzato a delegare l’attività di controllo ad altri soggetti, purché i dipendenti ne siano a conoscenza.

Il datore, ad esempio, è obbligato a comunicare ai lavoratori interessati i nominativi e le mansioni specifiche del personale specificamente addetto alla vigilanza sull’attività lavorativa e sul comportamento del lavoratore di cui si avvale. Il mancato rispetto dell’obbligo determina l’inutilizzabilità delle segnalazioni ai fini dell’applicazione di sanzioni disciplinari.

Il ricorso all’attività di investigatori è giustificato quando l’azienda abbia dei sospetti sul comportamento del lavoratore. Secondo la giurisprudenza, infatti, il datore può controllare direttamente, mediante la propria organizzazione gerarchica o anche attraverso personale esterno (come gli investigatori privati) l’adempimento delle prestazioni lavorative e quindi accertare mancanze specifiche dei lavoratori già commesse o in corso di esecuzione.

Le agenzie investigative possono intervenire non solo in caso di avvenuta commissione di illeciti ed esigenza di verificarne il contenuto, ma anche in ragione del solo sospetto o della mera ipotesi che degli illeciti siano in corso di esecuzione. La giurisprudenza, ad esempio, ha ritenuto legittimo il controllo effettuato da investigatori privati su:

• addetti alle casse in supermercati e negozi, sull’appropriazione indebita di denaro;
• casellanti in autostrada, per accertare la corretta corresponsione del resto;
• direttore di supermercato, per verificare il recupero da terra di scontrini usati e la sottrazione dagli scaffali della merce riportata nei ticket;
• funzionario di un istituto di credito, incaricato di attività promozionale esterna, per controllare l’eventuale svolgimento di altra attività in orario di lavoro;
• dipendenti in malattia, per accertare l’eventuale insussistenza della patologia certificata.

Il datore può impiegare anche delle guardie giurate ma solo per compiti di tutela del patrimonio aziendale. Questi addetti, quindi, non possono accedere ai locali dove si svolge l’attività lavorativa, né controllare l’attività dei dipendenti.

Potere di vigilanza: i limiti del datore

La legge disciplina le modalità di controllo esercitate dal datore di lavoro e pone dei limiti ai suoi poteri di vigilanza. Vediamo in che modo.

Controlli a distanza

Gli strumenti impiegati dal lavoratore per la propria prestazione lavorativa (ad esempio pc, tablet, cellulari, ecc.) e quelli di registrazione degli accessi e delle presenze possono essere liberamente utilizzati dal datore per ottenere dati e informazioni attinenti all’attività lavorativa dei dipendenti, a condizione che:

• sia stata data al lavoratore adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti stessi e l’effettuazione dei controlli;
• sia stata rispettata la normativa in tema di privacy;
• lo strumento utilizzato dal lavoratore per adempiere la prestazione non venga appositamente modificato per controllare il lavoratore.

Non è possibile, ad esempio, dotare un’auto aziendale di un sistema di geolocalizzazione che non risulta indispensabile per svolgere l’attività e di cui il dipendente ignora l’esistenza. Non è nemmeno lecito installare in un cellulare aziendale un’applicazione Gps per controllare i movimenti del lavoratore.

Lettere, posta elettronica e telefono

La corrispondenza cartacea, telefonica oppure elettronica inviata o ricevuta dal lavoratore è inviolabile, pena l’applicazione di sanzioni penali.

In via generale l’e-mail è assimilata alla corrispondenza tradizionale e, di conseguenza, è considerata inviolabile. Tuttavia, la giurisprudenza ritiene che tale assimilazione, con conseguente applicazione del principio di segretezza, non operi nel momento in cui il lavoratore utilizza la posta elettronica aziendale per fini privati.

L’indirizzo e-mail del lavoro può essere sempre a disposizione di soggetti diversi, appartenenti alla stessa azienda, anche se compare il nome del dipendente che procede all’invio. In questo caso, quindi, non si ravvisa il reato di violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza.

I servizi di posta elettronica sono suscettibili di controlli da parte del datore di lavoro, titolare del trattamento, che può venire a conoscenza del contenuto della corrispondenza.

Il Garante ha fornito istruzioni sull’utilizzo della posta elettronica o di Internet sul posto di lavoro e sui relativi obblighi del datore di lavoro, il quale è tenuto a:

• informare preventivamente i lavoratori in modo chiaro sulle modalità di utilizzo della posta elettronica e su eventuali controlli da lui effettuati. Il datore di lavoro deve, inoltre, osservare gli obblighi di informazione, concertazione e consultazione delle organizzazioni sindacali;
• adottare gli accorgimenti per la conservazione ed il trattamento dei dati ricavabili a seguito dell’utilizzo di tali tecnologie;
• adottare misure di tipo organizzativo (ad esempio, mettere a disposizione indirizzi condivisi tra più lavoratori e attribuirne uno diverso al lavoratore per uso privato).

L’azienda può controllare l’uso della posta elettronica dei lavoratori solo se sono rispettati i principi di pertinenza e di non eccedenza. Non sono leciti i controlli prolungati, costanti o indiscriminati o la raccolta a priori di tutte le e-mail dei dipendenti in vista di futuri ed eventuali contenziosi. Sono ammessi, invece, dei controlli anonimi che possono concludersi con un avviso generalizzato relativo ad un rilevato utilizzo anomalo degli strumenti aziendali e con l’invito ad attenersi scrupolosamente a compiti assegnati e istruzioni impartite.

I dati e documenti personali di un dipendente, contenuti in file sul computer aziendale ed acquisiti durante le operazioni di backup sul server aziendale, non possono essere utilizzati dal datore di lavoro se non è stata data idonea e preventiva informazione. Il datore può, inoltre, conservare l’hard disk del portatile in uso al dipendente licenziato ma non può leggerne integralmente il contenuto.

Navigazione in Internet

L’utilizzo di Internet da parte dei lavoratori può potenzialmente formare oggetto di analisi, profilazione e integrale ricostruzione mediante elaborazione di log file della navigazione web, ottenuti, ad esempio, da un proxy server o da un altro strumento di registrazione delle informazioni.

La raccolta dei dati del dipendente effettuata con tali mezzi non viola la disciplina del controllo a distanza quando non riguarda l’esatto adempimento delle obbligazioni nascenti dal rapporto di lavoro, bensì la tutela di beni estranei al contratto di lavoro in sé, tra cui rientrano il patrimonio e l’immagine aziendali.

Spetta comunque al datore di lavoro indicare chiaramente e in modo particolareggiato quali sono le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione ritenute corrette e se, in che misura e con quali modalità vengono effettuati controlli.

Indipendentemente dalla presenza di specifici accordi sindacali, il controllo indiscriminato della navigazione Internet dei lavoratori è vietato se viola lo Statuto dei lavoratori e la normativa sulla privacy.

Al fine di evitare eventuali abusi informatici, il datore può:

• vietare in modo assoluto l’uso di tali strumenti, la navigazione in rete e l’utilizzo della casella di posta elettronica per motivi personali e per finalità extraziendali;
• inserire tale divieto nel codice disciplinare affisso;
• supportare il divieto con misure di natura tecnica, come ad esempio l’adozione di dispositivi atti a filtrare l’accesso a siti non autorizzati, oppure prevedere, per esigenze di sicurezza, il divieto di scaricare programmi informatici, di collegarsi a forum di discussione o chat.

Impianti audiovisivi o altri strumenti di controllo

Il datore di lavoro può utilizzare impianti audiovisivi e altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori esclusivamente:

• per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale;
• previa adeguata informazione al lavoratore delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli;
• nel rispetto della normativa in materia di privacy.

Se ne deduce che sono vietati gli apparecchi di controllo installati a totale insaputa del lavoratore, anche se i dispositivi sono installati ma non utilizzati: la violazione, infatti, si configura anche nel caso di telecamere finte montate come deterrente.

Per ottenere l’autorizzazione all’utilizzo di questi strumenti, le aziende devono presentare apposita istanza utilizzando la modulistica disponibile sul sito dell’Ispettorato nazionale del lavoro (ispettorato.gov.it, sezione modulistica).

Visite personali di controllo.

Sono vietate le perquisizioni a carico del lavoratore, ad eccezione dei casi indispensabili di tutela del patrimonio aziendale, in relazione alla qualità degli strumenti di lavoro o delle materie prime o dei prodotti. In questa ipotesi possono essere effettuate soltanto alle seguenti condizioni:

• all’uscita del luogo di lavoro e con l’ausilio di sistemi di selezione automatica casuale rispetto alla collettività dei lavoratori;
• salvaguardando la dignità e la riservatezza del dipendente;
• concordando i casi e le modalità delle perquisizioni con le rappresentanze sindacali o, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore, provvede l’Ispettorato del lavoro.

Il controllo può essere effettuato anche da soggetti diversi dalle guardie giurate o dal personale di vigilanza.

Per quanto riguarda le visite di controllo in caso di malattia del dipendente, la legge vieta al datore di lavoro di accertare direttamente o mediante medico di propria fiducia sia l’idoneità al lavoro dei propri dipendenti, sia le condizioni di salute dei lavoratori in caso di malattia o infortunio. Tali visite possono essere effettuate solo utilizzando strutture sanitarie pubbliche.

Per il datore di lavoro è invece possibile procedere, al di fuori delle verifiche di tipo sanitario, ad accertamenti di circostanze di fatto che dimostrino l’insussistenza della malattia o la non idoneità di quest’ultima a determinare uno stato di incapacità lavorativa, e quindi a giustificare l’assenza.