Chi può fare il segretario durante una riunione di condominio? Ci può essere conflitto d’interessi? Cosa succede se il verbale non viene sottoscritto?

Ogni assemblea deve concludersi con un verbale redatto per iscritto. Una riunione svoltasi oralmente, senza alcuna traccia, sarebbe radicalmente nulla o perfino inesistente. La verbalizzazione è quindi un’attività fondamentale che, di solito, viene materialmente realizzata da un soggetto designato dal presidente o dall’assemblea stessa, che prende il nome di segretario.

Poiché la legge non prevede assolutamente nulla a proposito di tale figura, frequentemente ci si pone la seguente domanda: l’amministratore può fare il segretario dell’assemblea condominiale? La risposta è: dipende. Vediamo da cosa.

Chi è il segretario dell’assemblea di condominio?

Come anticipato, il segretario è la persona che assume l’incarico di redigere il verbale assembleare. Si tratta di una figura non contemplata dalla legge (salvo quanto si dirà nel prosieguo) ma che, nella prassi, ha finito per diventare fondamentale per il corretto svolgimento dell’adunanza.

Cosa fa il segretario dell’assemblea di condominio?

Come detto, il segretario dell’assemblea condominiale è la persona che redige il verbale seguendo le indicazioni fornite dal presidente.

In effetti, al segretario non può essere attribuita autonomia, nel senso che egli esegue semplicemente ciò che gli viene detto dal presidente, il quale invece ha il compito di dirigere l’assemblea e assicurarne il regolare svolgimento.

In pratica, il segretario non fa altro che mettere nero su bianco (di proprio pugno oppure scrivendo al computer) ciò che accade durante la riunione, secondo quanto gli viene detto dal presidente.

Il segretario firma il verbale?

Al termine della seduta, solitamente il segretario sottoscrive il verbale insieme al presidente. Si ritiene che tale formalità non sia requisito di validità della deliberazione assunta, nel senso che è ugualmente valido il verbale che non è stato firmato dal presidente e/o dal segretario.

In altre parole, la mancata sottoscrizione del verbale non è motivo di impugnazione del verbale.

Ciò deriva dal fatto che tale adempimento non è previsto dalla legge, se non nel caso di assemblea telematica e, comunque, solo con riferimento alla firma del presidente.

A seguito della pandemia da Covid-19, infatti, la legge ha introdotto la possibilità di svolgere la riunione condominiale da remoto, mediante videocollegamento internet.

A tal proposito, la normativa dice che, in caso di assemblea in modalità di videoconferenza, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condòmini con le medesime formalità previste per la convocazione [1].

Si ritiene tuttavia che, anche in questo caso, la mancata sottoscrizione rappresenti una mera irregolarità che non ha conseguenze dal punto di vista giuridico.

Chi sceglie il segretario dell’assemblea?

Poiché la legge non prevede nulla, la scelta del segretario è solitamente rimessa ai condòmini presenti in assemblea oppure al presidente, a propria volta nominato a maggioranza tra gli intervenuti in adunanza.

Il regolamento potrebbe prevedere regole più dettagliate, ad esempio stabilendo che la nomina del segretario spetti in maniera insindacabile al solo presidente.

È appena il caso di precisare che l’incarico di segretario inizia e finisce con la riunione, nel senso che il soggetto designato resta tale il tempo necessario a concludere l’assemblea; nella successiva adunanza i condòmini o il presidente potranno liberamente scegliere un altro soggetto.

L’amministratore può fare il segretario?

L’amministratore può fare il segretario in assemblea, purché non sia vietato dal regolamento.

In effetti, poiché non ha alcuna incidenza sullo svolgimento della riunione, limitandosi come detto solamente a trascrivere ciò che accade, il segretario può essere anche l’amministratore, senza che si possa temere un conflitto d’interessi o una presunta incompatibilità.

Tuttavia, tenuto conto della delicatezza dei due incarichi, sarebbe opportuno per l’amministratore non assumere tale ruolo, soprattutto al fine di scongiurare possibili lamentele dei partecipanti.

Il regolamento potrebbe infine stabilire regole più precise, ad esempio prevedendo che il segretario possa essere solamente “interno”, cioè scelto tra uno dei condòmini, oppure vietare in modo tassativo che la carica possa essere ricoperta dall’amministratore, per semplici motivi di opportunità.

Il presidente può fare il segretario?

In assenza di espliciti divieti regolamentari, perfino il presidente potrebbe essere designato come segretario dell’assemblea.