Qualità delle riunioni e inefficienze nelle comunicazioni all’interno delle aziende. Scopri l’impatto delle comunicazioni aziendali su tempo ed energie dei lavoratori e come rivoluzionare le logiche comunicative per migliorare la produttività.

Con la pandemia, i web meeting sono triplicati da febbraio 2020 (192%). Secondo una recente analisi di Microsoft, il tempo speso in riunioni, call e e-mail costerebbe ai lavoratori ben due giorni di lavoro alla settimana, causando perdita di produttività e frustrazione.

Le ore spese per comunicare

L’indagine di Microsoft evidenzia che il dipendente medio trascorre in media 8,8 ore alla settimana leggendo e scrivendo e-mail e almeno 7,5 ore partecipando a riunioni online.

Il 57% del tempo va via dedicandosi a riunioni, e-mail e chat. Questo impedisce lo sviluppo di idee e la possibilità di dedicarsi al pensiero creativo.

Qualità delle riunioni e loro utilità

Viene fortemente messa in dubbio l’utilità delle riunioni online. Il 58% degli intervistati ritiene difficile avere un confronto schietto nelle riunioni virtuali, mentre il 57% ha difficoltà a stare al passo se si unisce con qualche minuto di ritardo. Il 55% sostiene di non avere chiari gli obiettivi dei meeting.

Fattore FOMO: la paura di perdersi qualcosa

La paura di perdersi qualcosa o di apparire disimpegnati agli occhi di colleghi e superiori spinge i lavoratori a partecipare a riunioni non indispensabili, aumentando ulteriormente il tempo sprecato.

Come rivoluzionare le logiche comunicative

La tecnologia deve essere un modo per migliorare il lavoro, non per impantanarlo, cosa che succede se viene data in pasto a chi non la sa utilizzare. Ecco una serie di suggerimenti per evirare che gli strumenti digitali finiscano per risolversi in una perdita di tempo per l’azienda e in una frustrazione per i dipendenti stessi:

• ridurre il numero di riunioni: valutare l’effettiva necessità di ogni riunione e considerare altre modalità di comunicazione, come e-mail o chat, per condividere informazioni e aggiornamenti;
• definire chiaramente gli obiettivi delle riunioni: stabilire un ordine del giorno con punti specifici e condividere i materiali in anticipo per permettere ai partecipanti di prepararsi adeguatamente;
• limitare la durata delle riunioni: stabilire una durata massima per le riunioni, incoraggiando la sintesi e la focalizzazione sugli argomenti essenziali;
• coinvolgere solo i partecipanti necessari: invitare alle riunioni solamente i membri del team direttamente coinvolti nelle discussioni e nelle decisioni, evitando di coinvolgere persone in maniera superflua;
• promuovere una cultura aziendale aperta: incoraggiare un clima di apertura e onestà nelle comunicazioni, in modo che i lavoratori si sentano liberi di esprimere la propria opinione e di comunicare le proprie necessità in maniera sincera.