Ospedale non fornisce la cartella clinica perché smarrita: che fare? 

La cartella clinica è un documento molto importante che riassume tutte le informazioni sulle condizioni di salute di un paziente. Tenerla in ordine e al sicuro è un obbligo per gli ospedali, che devono garantire la privacy e la tutela dei dati sensibili dei loro pazienti. Tuttavia, a volte può accadere che la cartella clinica venga smarrita o persa. Se ti trovi in questa situazione e non riesci a ottenere la tua cartella clinica, non preoccuparti: ci sono passi che puoi seguire per risolvere il problema. In questo articolo esploreremo cosa fare se l’ospedale perde la cartella clinica e come proteggere i tuoi diritti in questa situazione.

Per quanto tempo l’ospedale deve conservare le cartelle cliniche?

La circolare del Ministero della sanità del 19 dicembre 1986 n. 900 stabilisce i tempi di conservazione delle cartelle cliniche e della documentazione diagnostica. Le cartelle cliniche, unitamente ai referti, devono essere conservate illimitatamente poiché rappresentano un atto ufficiale indispensabile per garantire la certezza del diritto e costituiscono una preziosa fonte documentaria per le ricerche storico-sanitarie. In pratica la cartella clinica può essere richiesta anche dopo molti anni: non esiste infatti un termine massimo di conservazione oltre il quale la cartella clinica può essere distrutta. 

Per quanto riguarda la conservazione delle radiografie, esse non hanno lo stesso valore di atto ufficiale delle cartelle cliniche e pertanto possono essere conservate per un periodo minimo di venti anni. 

Allo stesso modo, la restante documentazione diagnostica deve essere conservata per un periodo minimo di venti anni, a meno che non confluisca in una cartella clinica, in cui caso il tempo di conservazione diventa illimitato.

Come chiedere la cartella clinica all’ospedale

Per richiedere la propria cartella clinica all’ospedale, è necessario seguire alcuni semplici passi:

• verificare se è possibile scaricare la cartella clinica in formato digitale dal proprio account sul portale dell’ospedale o dalla propria area riservata sul sito web dell’ospedale;
• in caso contrario, recarsi direttamente presso l’ospedale e richiedere la cartella clinica all’ufficio informazioni o all’ufficio relazioni con il pubblico;
• fornire tutti i propri dati personali e l’identificazione, come ad esempio un documento di riconoscimento valido;
• compilare un modulo di richiesta della cartella clinica, che può essere fornito dall’ospedale stesso o scaricato dal sito web dell’ospedale;
• attendere che l’ospedale elabori la richiesta e fornisca la cartella clinica, che potrà essere ritirata presso l’ospedale o inviata al domicilio del richiedente tramite posta raccomandata.

In alcuni casi, potrebbe essere necessario pagare una tassa per la produzione della cartella clinica. È importante verificare le eventuali tariffe con l’ospedale prima di inviare la richiesta.

Ospedale non dà cartella clinica: che fare?

Se una persona viene ricoverata in un ospedale, questo significa che ha concluso un contratto con la struttura sanitaria. Tale contratto, chiamato “contratto di spedalità“, comprende non solo la prestazione medica o chirurgica, ma anche una serie di altri servizi come il personale medico, i medicinali, il ricovero, il vitto e l’assistenza, ma anche la compilazione e la tenuta della cartella clinica, con la sua custodia.

Se l’ospedale non svolge correttamente i suoi compiti, può essere responsabile contrattualmente. Questo include il caso in cui la cartella clinica viene persa. La perdita della cartella clinica è una violazione del contratto di spedalità e potrebbe causare problemi per la persona che ha bisogno di una copia di questo documento magari per una successiva diagnostica o per ulteriori cure.

Se l’ospedale non consegna la cartella clinica o ritarda la consegna è bene rivolgersi a un avvocato affinché diffidi formalmente la struttura ospedaliera e, in caso di inerzia, avvii una causa per risarcimento danni da inadempimento contrattuale. 

È altresì possibile rivolgersi al Garante della Privacy, che può indagare sulla vicenda e prendere provvedimenti nei confronti della struttura sanitaria che ha rifiutato di consegnare la cartella clinica.

In ogni caso, è importante agire con tempestività e documentare tutte le richieste effettuate e le eventuali risposte ottenute, in modo da poter dimostrare l’avvenuto tentativo di ottenere la cartella clinica.

Obblighi dell’ospedale che ha smarrito la cartella clinica

Dichiarare di aver perso la cartella clinica e di aver cominciato a cercare il documento non è sufficiente per soddisfare gli obblighi che derivano dalla richiesta di accesso all’ospedale per ottenere un risarcimento dalla compagnia assicurativa per i danni causati da un incidente. 

Il Tar di Campania-Napoli [1] ha chiarito che il diritto di accesso è valido finché l’amministrazione ha l’obbligo di conservare i documenti richiesti. Se questi documenti non sono disponibili negli archivi dell’amministrazione, quest’ultima è tenuta a certificarne l’assenza per fornire al richiedente la certezza necessaria per prendere una decisione basata su un quadro giuridico e amministrativo completo e chiaro.

In altre parole, se si richiede l’accesso a un documento e questo documento non viene trovato, l’amministrazione deve confermare che il documento non esiste piuttosto che solo dire di averlo perso e di aver cominciato a cercarlo. Questo è importante perché il richiedente ha bisogno di avere la certezza che il documento non esiste per poter prendere una decisione informata. 

Nel caso di specie, la richiesta di accesso alla cartella clinica era stata fatta per ottenere un risarcimento dalla compagnia assicurativa per i danni causati da un incidente, quindi è importante avere la certezza che il documento non esiste per poter prendere una decisione informata su come ottenere il risarcimento.

Ne scaturisce, in sostanza, l’illegittimità di un mero diniego, ovvero di una negazione di accesso che si basi unicamente sulla dichiarazione di irreperibilità dei documenti oggetto della richiesta, senza l’indicazione delle modalità di salvaguardia degli atti invocati in visione, delle ragioni del loro smarrimento, delle ricerche in concreto compiute e senza la trasmissione degli atti che si dichiarano posseduti, le cui risultanze sono destinate ad essere inserite nella documentazione richiesta ed asseritamente smarrita.

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