Quali sono gli adempimenti che l’amministratore deve rispettare affinché la convocazione del proprietario che vive all’estero sia valida?

L’amministratore è tenuto a convocare tempestivamente coloro che devono prendere parte all’assemblea; in sua assenza, provvede colui che si è assunto il compito di procedere alla convocazione. L’avviso deve contenere l’ordine del giorno, la data in cui sono previste la prima e la seconda riunione, nonché le modalità con cui essa si svolgerà, cioè se in presenza o mediante videocollegamento. È in questo contesto che si inserisce il seguente quesito: come funziona la convocazione di un condomino residente all’estero?

La domanda è molto frequente tra gli amministratori, i quali si preoccupano dei possibili ostacoli che la comunicazione cartacea (raccomandata, ecc.) potrebbe incontrare per giungere all’estero. Anche la convocazione a mezzo email o pec potrebbe però presentare delle complicazioni: in un’ipotesi del genere, infatti, l’amministratore deve tener conto del tempo che il residente all’estero impiegherebbe per rientrare in Italia? In altre parole, occorre osservare un anticipo superiore ai canonici cinque giorni previsti dalla legge? Analizziamo la questione.

Avviso di convocazione: modalità d’invio e contenuto

Il Codice civile [1] stabilisce in modo preciso le modalità di invio e i contenuti da rispettare per una corretta convocazione dell’assemblea di condominio.

Dal primo punto di vista, l’avviso può essere trasmesso solamente mediante raccomandata con avviso di ricevimento (racc. a/r), posta elettronica certificata (pec), fax o consegna a mano.

Modalità alternative possono essere previste nel regolamento o concordate tra i condòmini. Ad esempio, è frequente che ci si metta d’accordo per un più agevole invio a mezzo email ordinaria.

Per ciò che concerne il contenuto, l’avviso di convocazione deve necessariamente indicare luogo e data dell’incontro, nonché l’ordine del giorno, cioè i punti su cui i condòmini sono chiamati a deliberare.

Inoltre, se l’assemblea si svolge in videoconferenza, occorre indicare anche la piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione.

Come si calcolano i termini dell’avviso di convocazione?

Per ciò che concerne i termini da rispettare, la legge dice che deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione.

Nel calcolo non va considerato il giorno di ricezione ma, al contrario, si deve conteggiare quello di svolgimento in prima convocazione.

È regolare l’avviso di convocazione ricevuto il giorno 25 per l’assemblea che si terrà il giorno 30.

Se il destinatario è assente, il calcolo decorre dal giorno in cui il portalettere ha lasciato l’avviso di giacenza nella cassetta della posta. Non conta, quindi, la data in cui effettivamente il condomino, recandosi all’ufficio postale, ha ritirato la raccomandata prendendo visione del contenuto.

I ritardi del servizio postale sono imputabili all’amministratore, nel senso che è irrilevante che la spedizione della raccomandata sia avvenuta nei termini, cioè prima dei cinque giorni stabiliti dalla legge: ciò che conta è il momento in cui la comunicazione giunge al destinatario.

La convocazione è tardiva se giunge solo quattro giorni prima della riunione, anche se l’amministratore aveva spedito la raccomandata contenente l’avviso con un anticipo di due settimane.

Insomma: nel momento in cui notifica l’avviso di convocazione, l’amministratore deve prendere in considerazione la possibilità che il servizio postale adempia con ritardo al proprio obbligo.

È per questa ragione che è sempre preferibile agire con largo anticipo o, in alternativa, ricorrere a strumenti telematici come la pec o, se v’è consenso, l’email.

Come funziona la convocazione del condomino all’estero?

Per quanto concerne la convocazione del condomino che vive all’estero la legge non prevede alcuna regola specifica: ciò significa che si applicano le ordinarie norme viste fino a questo momento. Di conseguenza:

• se si tratta di una tradizionale notifica cartacea (cioè, di raccomandata a/r), l’amministratore dovrà tenere in debito conto i tempi che occorreranno per la consegna. Pertanto, dovrà procedere alla spedizione con largo anticipo, in modo tale che il condomino possa ricevere la convocazione almeno cinque giorni prima della data prevista per l’assemblea;
• nell’ipotesi di notifica telematica (pec, email, ecc.), l’amministratore non dovrà osservare alcuna particolare precauzione, atteso che la ricezione della convocazione è istantanea. Per un dovere di correttezza, però, farebbe bene a concedere un largo preavviso, in modo da poter consentire al condomino, eventualmente interessato a partecipare di persona, di poter presenziare.

Si ricordi che l’assemblea non ritualmente convocata è causa di annullabilità della deliberazione adottata.

Condomino all’estero: come può partecipare all’assemblea?

Il condomino che si trova all’estero può partecipare all’assemblea nei seguenti modi:

• presenziando fisicamente;
• delegando qualcun altro al suo posto, magari un altro condomino;
• in videoconferenza, se l’adunanza è convocata in tale modalità;
• chiedendo all’amministratore un’assemblea in modalità mista, cioè con parte dei condòmini radunati in presenza e parte collegati da remoto.