Si può comunicare l’avviso di convocazione in assemblea tramite email semplice o lettera immessa nella buca delle lettere?

A norma di legge, la convocazione dell’assemblea condominiale può essere inviata solo tramite fax, lettera raccomandata, Pec o consegna a mani. La raccomandata resta la modalità più frequente. In nessuna abitazione infatti è presente un fax e non tutti dispongono di un indirizzo di posta elettronica certificata (forse ancora per poco). In più sono pochi gli amministratori disponibili a consegnare personalmente gli avvisi. Ci si chiede allora come evitare le spese postali per la convocazione dell’assemblea di condominio? Potrebbe ad esempio l’assemblea deliberare, a maggioranza, che gli avvisi vengano immessi nella cassetta delle lettere, affissi sulla bacheca oppure spediti tramite email semplice?

Sulla questione è bene fare un po’ di chiarezza anche alla luce di una recente e interessante sentenza del tribunale di Cassino (n. 716/2023).

L’assemblea può deliberare di lasciare gli avvisi nella cassetta delle lettere?

L’articolo 66 delle disposizioni di attuazione al codice civile non lascia spazio ad equivoci o a interpretazioni estensive: gli uniti strumenti utilizzabili per la comunicazione dell’avviso di convocazione sono:

• la posta raccomandata,
• la PEC (posta elettronica certificata),
• il fax,
• la lettera con consegna a mano.

Tale norma non contempla dunque la possibilità di prevedere, neanche tramite delibera assembleare, l’immissione dell’avviso nella cassetta delle lettere.

Del resto tale ultima modalità non può ritenersi legittima in quanto non garantisce la prova del ricevimento, ossia di avere contezza di quando le parti abbiano ricevuto la convocazione.

Secondo la giurisprudenza, l’articolo 66 non potrebbe essere modificato dalla volontà delle parti in quanto avrebbe natura obbligatoria. Una delibera assembleare quindi non potrebbe prevedere ulteriori forme di comunicazione.

Ci sarebbe però una soluzione alternativa per evitare le spese postali delle raccomandate. L’amministratore potrebbe lasciare, nella cassetta delle lettere, l’avviso chiedendo ai singoli condomini di firmarlo e apporvi la data della sottoscrizione (in modo da garantire la prova che tra questa data e quella della prima riunione decorrano i cinque giorni richiesti dalla legge). Gli avvisi così firmati potrebbero essere poi immessi in una ulteriore cassetta la cui chiave è nella disponibilità dell’amministratore che passerebbe, in un momento successivo, a ritirarli (evidentemente in largo anticipo, in modo da poter poi procedere con le raccomandate nei confronti di chi non ha provveduto a tale adempimento).

Si può comunicare la convocazione con email ordinaria?

Come abbiamo detto, l’art. 66 disp. att. cod. civ. contempla solo la PEC e non anche la mail ordinaria. E ciò perché solo la prima garantisce la prova dell’invio, del ricevimento e della data del ricevimento stesso. Tali garanzie non sono offerte invece dalla mail ordinaria.

Ciò però non toglie che il singolo condomino possa autorizzare l’amministratore a inviargli l’avviso sulla mail ordinaria, sottoponendosi così al rischio del mancato ricevimento.

Una soluzione intermedia – che fornirebbe una garanzia tanto al condomino quanto al condominio – può essere quella di chiedere all’interessato di rispondere all’emailconfermandone la lettura. Tale replica, ricevuta sull’account di posta elettronica dell’amministratore “mittente”, costituisce prova di ricevimento. Tale meccanismo però potrebbe essere utilizzato solo su chi ha esplicitamente chiesto di ricevere gli avvisi sulla mail ordinaria e non anche sugli altri. Una delibera assembleare, seppur presa a schiacciante maggioranza, non potrebbe giammai vincolare gli astenuti, gli assenti o i dissenzienti in quanto, come detto, l’articolo 66 non è derogabile.

Il Tribunale Tivoli (sentenza 5 aprile 2022), ha affermato che la convocazione a mezzo email non è prevista, ma non è vietata, e può essere ritenuta idonea «nel caso in cui sia stato lo stesso condomino ad esprimere la volontà di ricevere le convocazioni assembleari a mezzo email ordinarie, sottoponendosi dunque volontariamente al rischio della mancata ricezione». Sostanzialmente nello stesso senso, sempre con riferimento alla posta elettronica ordinaria, vedi anche Appello Brescia 3 gennaio 2019, n 4.

Il singolo condomino può chiedere di lasciare l’avviso nella cassetta o di riceverlo per email?

Lo stesso dicasi nel caso in cui l’avviso venga lasciato nella cassetta delle lettere. Solo il singolo condomino potrebbe autorizzare l’amministratore a procedere in tal modo, sottoponendosi dunque volontariamente al rischio della mancata ricezione. L’assemblea non potrebbe obbligarlo ad accettare tale modalità se questi non è d’accordo o non ha votato.

In conclusione si può dire che solo un’espressa richiesta del condomino o una delibera assembleare approvata all’unanimità possono derogare all’articolo 66 delle disposizioni di attuazione e prevedere forme di comunicazione alternative a quelle legali.

Si possono imputare le spese postali sui condomini che vogliono la raccomandata?

L’assemblea non può imputare le spese delle raccomandate per le convocazioni in assemblea ai condomini che non accettano soluzioni più economiche (come l’email semplice o l’avviso in cassetta). E ciò intanto perché è un loro diritto ricevere l’avviso secondo le modalità di legge, e in secondo luogo poiché le spese vanno sempre ripartite per millesimi ai sensi dell’articolo 1123 del codice civile, salvo diversa volontà dell’assemblea presta all’unanimità.