I termini per la convocazione dell’assemblea di condominio. Che succede se uno dei condòmini non ritira la raccomandata in giacenza?

Quando si tratta di convocare l’assemblea di condominio bisogna rispettare forme e tempi stabiliti dalla legge per dare a tutti i condòmini la possibilità di partecipare alla riunione. Inoltre, l’avviso serve anche a formare le reciproche volontà, in modo che si arrivi al giorno prefissato con le idee già chiare su ciò che si intende votare. Senza contare che, dalla data della comunicazione fino all’effettiva riunione, i singoli condòmini possono chiedere all’amministratore di visionare tutta la documentazione necessaria alla votazione (ad esempio preventivi, bilanci, giustificativi di spesa, ecc.). Ma quanti giorni prima deve arrivare la convocazione dell’assemblea condominiale?

Termine per l’invio della convocazione dell’assemblea

L’avviso di convocazione deve essere portato a conoscenza di tutti i condòmini almeno 5 giorni prima della data fissata per la riunione assembleare. Diversamente, la decisione è annullabile, a patto che sia impugnata entro 30 giorni [1].

Il termine (inderogabile) per l’invio viene calcolato partendo dal giorno stabilito per la riunione (che non viene incluso) e conteggiando i 5 giorni all’indietro, fino ad arrivare al quinto che, invece, è incluso nel calcolo.

Convocazione per le assemblee che modificano la destinazione d’uso 

Nel caso in cui l’assemblea sia chiamata a votare su una proposta di modifica della destinazione d’uso delle parti comuni (ad esempio, trasformazione del giardino in parcheggio), ci sono regole speciali da rispettare.

In questi casi, l’amministratore deve convocare l’assemblea spedendo il relativo avviso almeno 20 giorni prima della data fissata per l’assemblea.

Deve inoltre affiggere un avviso con il medesimo contenuto nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati (quindi, ad esempio, nell’atrio di ingresso, vicino alle cassette per la posta, nella bacheca degli avvisi se esistente).

L’avviso deve rimanere visibile per non meno di 30 giorni consecutivi antecedenti la data fissata per l’assemblea.

Nell’avviso di convocazione, a pena di nullità, deve essere indicata ed individuata chiaramente la parte comune oggetto della modificazione e la nuova destinazione d’uso proposta [2].

Convocazione assemblea condominio con email

L’avviso di convocazione può essere inoltrato a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata (Pec), fax o tramite consegna a mano.

Pertanto, l’avviso di convocazione dell’assemblea di condominio tramite email semplice è illegittimo, a meno che non ci sia il consenso dei condòmini.

Convocazione assemblea condominio raccomandata non ritirata

Mettiamo il caso che il condomino che non sia presente a casa nel momento in cui bussa il postino per consegnare la raccomandata con l’avviso di convocazione della riunione.

In questa ipotesi, come noto, il postino lascia nella cassetta l’avviso di giacenza con cui avverte il destinatario che la raccomandata si trova presso l’ufficio postale. Da quando decorrono i cinque giorni per la convocazione dell’assemblea?

Secondo la Cassazione [3], i cinque giorni decorrono proprio dal giorno in cui il postino è passato e non ha trovato nessuno nell’appartamento, lasciando quindi l’avviso nella buca delle lettere del destinatario.

Si applica infatti la regola del codice civile [4] secondo cui la raccomandata si considera conosciuta nel momento in cui perviene all’indirizzo del destinatario.

È quindi vero che l’amministratore ha l’onere di provare di avere informato il condomino della convocazione dell’assemblea di modo da permettere a quest’ultimo di partecipare, ma tale prova può essere fornita mediante l’esibizione della raccomandata inviata e il termine dei cinque giorni citato decorre dalla data dell’avviso.

Pertanto, secondo la Cassazione, con riguardo all’avviso di convocazione di assemblea, al fine della prova della decorrenza del termine di cinque giorni antecedenti l’adunanza di prima convocazione, è sufficiente che il condominio dimostri la data di pervenimento dell’avviso all’indirizzo del destinatario, salva la possibilità per questi di provare di essere stato, senza sua colpa, nell’impossibilità dì averne notizia (ad esempio, perché da tempo ricoverato in ospedale per una grave malattia).