Il tuo datore di lavoro può monitorare le tue presenze con le impronte digitali? Esploriamo le recenti sentenze giudiziarie sull’uso dei dati biometrici nel contesto lavorativo.

In un mondo sempre più digitalizzato, l’uso dei dati biometrici sta diventando una pratica comune in molte organizzazioni. Ma è lecito per un datore di lavoro controllare le presenze dei dipendenti tramite le impronte digitali? È necessario il permesso dei lavoratori o anche quello dei sindacati? Cosa dice la legge? Questo argomento ha suscitato molto dibattito, portando la Cassazione a fornire alcuni importanti chiarimenti. Nel corso di questo articolo, ci addentreremo in questa questione, affrontando i vari aspetti giuridici e i diritti dei lavoratori coinvolti.

È legittimo l’uso delle impronte digitali per il controllo delle presenze?

Secondo un’ordinanza pubblicata il 19 maggio 2023 dalla sezione lavoro della Cassazione [1], l’impiego della rilevazione biometrica per monitorare le presenze in servizio è considerato illegittimo se non viene ottenuto un consenso specifico da parte dei lavoratori. L’assenso generico dato ai datori di lavoro per il trattamento dei dati con mezzi elettronici non è sufficiente.

Immagina di lavorare per una grande azienda che ha introdotto un sistema di rilevazione delle presenze basato sulle impronte digitali. Se non hai fornito un consenso specifico per l’uso di questo metodo, secondo l’ordinanza della Cassazione, il suo impiego sarebbe considerato illegittimo.

È l’articolo 23, comma terzo, del codice privacy a prescrivere la necessità di un consenso specifico, nella specie riferito anche all’utilizzazione dello strumento di rilevazione biometrica.

Cosa deve fare il datore di lavoro per stare in regola?

Oltre al consesso dei dipendenti, il datore deve trattare i dati solo ai fini del controllo medesimo. Difatti, come chiarito dal Garante della Privacy, si configura un trattamento dei dati anche senza la registrazione delle informazioni in un database. Il datore deve fare in modo che i dati siano memorizzati soltanto in un badge che è nell’esclusiva disponibilità dei dipendenti. 

In che caso l’uso dei dati biometrici è considerato legittimo?

L’utilizzo dei dati biometrici è considerato legittimo solo se esistono delle circostanze particolari che lo giustifichino. Per esempio, nel caso in cui una società assume detenuti in semilibertà, è necessario avere la certezza della loro effettiva presenza sul luogo di lavoro. Tuttavia, l’uso di un lettore che rileva il dato biometrico, come la geometria della mano, è considerato sproporzionato dal tribunale.

Le modifiche del Jobs Act

Il Jobs Act ha liberalizzato gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze, i cosiddetti badge. In particolare, gli strumenti impiegati dal lavoratore per controllare gli accessi e l’uscita dei dipendenti possono essere liberamente utilizzati dal datore di lavoro (solo per ottenere dati e informazioni attinenti all’attività lavorativa dei dipendenti) a condizione che:

• sia stata data al lavoratore adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti stessi e l’effettuazione dei controlli; 
• sia stata rispettata la normativa in tema di Privacy (quindi il trattamento deve avvenire nei limiti degli scopi perseguiti).

Secondo la circolare Inail n. 5 del 2018, l’adozione di sistemi biometrici basati sull’elaborazione dell’impronta digitale o della topografia della mano può essere consentita per limitare l’accesso ad aree e locali ritenuti “sensibili” in cui è necessario assicurare elevati e specifici livelli di sicurezza oppure per consentire l’utilizzo di apparati e macchinari pericolosi ai soli soggetti qualificati e specificamente addetti alle attività. Ad esempio, il riconoscimento biometrico installato sulle macchine con lo scopo di impedire l’utilizzo della macchina a soggetti non autorizzati, necessario per avviare il funzionamento della stessa, può essere considerato uno strumento indispensabile a rendere la prestazione lavorativa e pertanto si può prescindere sia dall’accordo con le rappresentanze sindacali, sia dal procedimento amministrativo autorizzatorio.

Esistono alternative all’uso dei dati biometrici per il controllo delle presenze?

Assolutamente sì. Prima dell’uso massiccio dei dati biometrici, le aziende facevano affidamento su metodi tradizionali come le tessere magnetiche di prossimità. Questi strumenti, a differenza della rilevazione biometrica, non coinvolgono un trattamento di dati così sensibili e, quindi, sono visti come meno invasivi per la privacy dei lavoratori.

Il consenso specifico è sempre necessario per il trattamento dei dati biometrici?

Sì. Secondo l’articolo 23, comma terzo, del codice privacy, è necessario un consenso specifico per l’utilizzo di strumenti di rilevazione biometrica. Questo consenso deve riferirsi sia al trattamento dei dati che all’utilizzo dello strumento di rilevazione in sé.