Entro quando deve presentare la propria memoria difensiva il dipendente a cui vengono attribuiti degli illeciti? Quali sono i suoi diritti?

«Solo chi non lavora non sbaglia mai», si dice spesso. Quando, però, gli errori sono frequenti e di una certa gravità, cioè quando possono creare un danno all’azienda, il datore di lavoro può passare alle vie di fatto ed inviare al dipendente una comunicazione formale per metterlo a conoscenza dell’avvio di un procedimento disciplinare nei suoi confronti. Lo stesso succede quando, anziché di errori, di tratta di un illecito. Nulla impedisce al lavoratore di difendersi dalle accuse ricevute nella contestazione disciplinare. I termini di risposta, in questi casi, quali sono?

Bisogna tenere ben presente questo aspetto perché si rischia di passare definitivamente dalla parte del torto pur avendo una valida giustificazione per il comportamento contestato. Agire entro i termini opportuni, insomma, può evitare dei provvedimenti più severi come il licenziamento. Ecco, allora, quando scadono i termini di risposta della contestazione disciplinare.

Contestazione disciplinare: cosa deve fare il datore?

Quando si verifica un fatto che può integrare l’ipotesi di infrazione disciplinare, il datore che ne viene a conoscenza deve contestare l‘addebito al dipendente oppure può delegare un’altra persona a farlo, purché questa sia un superiore gerarchico del lavoratore.

Senza questa contestazione, ogni provvedimento sanzionatorio sarà illegittimo. Lo sarà anche se non contiene la manifestazione inequivocabile dell’intenzione del datore di considerare le circostanze addebitate come illecito disciplinare.

Nella contestazione di fatti più gravi sono ricompresi anche quelli meno importanti accertati. Se vengono contestati al dipendente diversi episodi reiterati, si deve valutare complessivamente la loro incidenza sul rapporto di lavoro, anche se le violazioni considerate singolarmente non appaiono particolarmente rilevanti.

Il datore può anche indicare in anticipo il tipo di sanzione che intende adottare, sempre nel rispetto della procedura disciplinare, anche se alla fine del procedimento può anche non punire il dipendente oppure scegliere una sanzione meno severa rispetto a quella preannunciata.

Inoltre, la contestazione del datore deve fornire le indicazioni necessarie ed essenziali per individuare il fatto o i fatti sono state ravvisate infrazioni disciplinari. È sufficiente un richiamo sintetico del fatto sul quale il lavoratore può impostare la propria difesa. Se l’addebito riguarda comportamenti omissivi, nella contestazione deve essere indicata in modo preciso la regola di condotta alla quale il dipendente avrebbe dovuto attenersi e che invece non ha rispettato.

L’addebito deve essere tempestivamente contestato rispetto al momento in cui è stato commesso e nel quale si è venuti a conoscenza, secondo buona fede e con ragionevole elasticità. È onere del datore di lavoro fornire la prova del momento nel quale è venuto a sapere dei fatti da addebitare al dipendente.

Contestazione disciplinare: cosa deve fare il lavoratore?

Dal canto suo, e dalla data in cui ha ricevuto la lettera di contestazione disciplinare, il dipendente ha cinque giorni di calendario per rispondere in forma scritta oppure orale. Il lavoratore può anche rispondere per iscritto e chiedere di essere ascoltato per approfondire le sue ragioni. Tale richiesta non gli può essere negata, purché avanzata entro i soliti cinque giorni.

Nel frattempo, cioè prima della scadenza di questo termine, l’azienda non può adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del dipendente: la sanzione non sarebbe legittima.

Durante il procedimento disciplinare, il lavoratore ha la facoltà di farsi assistere da un sindacalista, ad esempio durante l’audizione con il datore. Può anche chiedere a un avvocato una mano per la redazione della memoria difensiva ma il legale non potrà accompagnarlo all’audizione.

La risposta del dipendente ala contestazione disciplinare deve essere puntuale e precisa rispetto ai fatti addebitati. Non può, cioè, restare sul generico. L’azienda può chiedergli una seconda memoria più approfondita e il lavoratore ha il diritto di consegnarla, ma sempre entro i cinque giorni decorsi dalla data in cui ha ricevuto la lettera.

Secondo la Cassazione [1], se il lavoratore opta per consegnare la sua memoria tramite raccomandata a/r, per restare entro il termine indicato per la risposta va presa in considerazione la data in cui la raccomandata è stata spedita e non quella di ricezione.

Le difese possono essere presentate oltre il termine di cinque giorni se il lavoratore dimostra di essere stato impossibilitato a faro entro i tempi stabiliti, ad esempio per un ricovero di urgenza o per altro giustificabile motivo.

Il dipendente, infine, ha la possibilità di accedere ai documenti dell’azienda relativi ai fatti che gli sono stati addebitati per elaborare la propria memoria difensiva.

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