In cosa consiste la documentazione condominiale? Cosa sono le pezze d’appoggio? I condòmini hanno diritto a prendere visione delle fatture?

Gestire un condominio non è affatto semplice; l’amministratore inadempiente può andare incontro a gravi responsabilità, sia civili che penali, con il rischio quindi di subire una pesante condanna per non aver svolto bene il proprio incarico. Tra gli obblighi che la legge pone in capo all’amministratore c’è anche quello di conservare tutta la documentazione condominiale. È proprio questo ciò di cui ci occuperemo con il presente articolo: vedremo cioè cosa sono i documenti giustificativi di spesa in condominio.

Come diremo nel prosieguo, le cosiddette “pezze d’appoggio” sono fondamentali, tanto che la legge ne ha stabilito uno specifico obbligo di conservazione decennale. Ma in cosa consistono tali atti? I condòmini possono chiedere di prenderne visione? Vediamo cosa dice la legge.

Cosa si intende per documentazione condominiale?

In senso ampio, per “documentazione condominiale” si intende l’insieme degli atti che riguardano la gestione dell’edificio. In essi rientrano:

• il registro di anagrafe condominiale, contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio;
• il registro dei verbali di assemblea, in cui sono annotate le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni e le brevi dichiarazioni rese dai condòmini che ne hanno fatto richiesta, nonché il regolamento (ove adottato);
• il registro di nomina e revoca dell’amministratore, in cui sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale;
• il registro di contabilità, ove sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
• tutti gli atti inerenti alla gestione riferibile sia al rapporto con i condòmini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio.

Cosa sono i documenti giustificativi di spesa?

Nell’ambito della documentazione condominiale particolare rilievo assumono i cosiddetti “documenti giustificativi di spesa”, noti nella prassi anche come “pezze d’appoggio”. Di cosa si tratta?

Come suggerisce il nome stesso, i documenti giustificativi sono gli atti che legittimano un’entrata o un’uscita all’interno del bilancio condominiale; si pensi, ad esempio, ai tabulati delle riscossioni periodiche (per quanto riguarda le entrate) e le fatture o le ricevute fiscali (per le uscite).

Documenti giustificativi: per quanto tempo devono essere conservati?

Secondo la legge [1], le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione all’interno della contabilità.

In effetti, tutta la documentazione condominiale va attentamente custodita dall’amministratore, tant’è vero che la legge [2] espressamente stabilisce che, contestualmente all’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell’incarico, l’amministratore comunica ai condòmini, tra le altre cose, anche il locale ove si trovano i registri condominiali, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, può prenderne gratuitamente visione e ottenere copia (a proprie spese).

In pratica, l’amministratore deve sempre indicare il luogo ove si trova l’archivio, cioè il posto in cui è custodita tutta la documentazione condominiale. In genere si tratta dell’ufficio/studio privato dell’amministratore, ma nulla vieta che possa essere anche un locale all’interno dell’edificio.

I condòmini possono chiedere copia dei documenti giustificativi?

Come visto nel precedente paragrafo, i condòmini hanno il diritto di prendere visione e di avere copia della documentazione condominiale, con specifico riferimento ai registri condominiali (e cioè, il registro dell’anagrafe, dei verbali, dell’amministratore e quello contabile).

Tale diritto si estende anche alle “pezze d’appoggio”. Secondo la legge, infatti, i condòmini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese.

Se l’amministratore dovesse opporsi a tale diritto, magari perché vuole coprire la propria gestione “opaca”, rischia di essere rimosso anche su ricorso di un solo condomino, trattandosi di una grave irregolarità che giustifica la revoca giudiziale.

Se tale comportamento dovesse protrarsi anche al termine del proprio mandato (ad esempio, perché l’amministratore, nonostante la revoca, non restituisce la documentazione condominiale), allora è possibile perfino sporgere querela per appropriazione indebita e fare ricorso al tribunale perché gli atti vengano restituiti.