Bilancio preventivo, consuntivo e nota sintetica esplicativa relativi ai lavori commissionati dal condominio all’impresa appaltatrice.

L’amministratore deve curare la contabilità del condominio che gestisce; tanto risulta evidente dall’obbligo, imposto direttamente dalla legge, di curare la tenuta del registro di contabilità e, ovviamente, di redigere il rendiconto consuntivo annuale. A queste operazioni ordinarie potrebbero aggiungersi quelle straordinarie derivanti dall’esecuzioni di lavori commissionati all’impresa. È in questo contesto che si pone il seguente quesito: come funziona la contabilità nel caso di appalto?

Per i lavori straordinari è infatti buona regola che l’amministratore predisponga una gestione speciale, ossia una contabilità a parte rispetto a quella ordinaria (quest’ultima include di norma le sole spese amministrative, acqua, luce, assicurazione, pulizia parti comuni, ecc.).

Questo agevola anche i condòmini a conoscere le somme che possono farsi rimborsare da eventuali inquilini, distinguendo le spese straordinarie che generalmente vengono poste a carico dei soli proprietari.

Ogni gestione è costituita da un bilancio preventivo, uno consuntivo e, infine, da una nota esplicativa. Vediamo di cosa si tratta.

Appalto condominiale: il bilancio preventivo

Il bilancio preventivo è costituito da due prospetti contabili:

• il quadro dei conti, consistente in un elenco delle spese preventivate;
• lo schema di ripartizione delle spese, consistente in una tabella dove sono indicati gli importi dei singoli gruppi di spesa, i coefficienti millesimali delle tabelle applicate e i relativi totali.

Il quadro dei conti si predispone sulla base delle spese approvate dall’assemblea; essendo ben note all’amministratore, questi ha tutti gli elementi per elaborare un bilancio preventivo, dilazionando il pagamento in rate mensili.

A fronte di tali quote straordinarie, l’amministratore emette le rate condominiali che devono essere corrisposte dai condòmini entro le scadenze concordate precedentemente.

Nel caso in cui i proprietari dovessero non pagare, dando vita quindi a una situazione di morosità, l’amministratore deve attivarsi giudizialmente, per il tramite di un avvocato, con un decreto ingiuntivo oppure un atto di citazione.

Appalto condominiale: il bilancio consuntivo

Al termine dei lavori, l’amministratore predispone il consuntivo finale dell’appalto, che sarebbe opportuno mantenere distinto rispetto alla gestione condominiale ordinaria, almeno fino all’approvazione dei relativi saldi finali.

Il rendiconto straordinario è simile al bilancio preventivo, essendo formato da un quadro dei conti e da uno schema di ripartizione spese.

Nell’ambito della presentazione dell’elenco spese, può essere utile utilizzare un prospetto comparativo tra spese preventivate e quelle consuntivate: in questo modo si pone subito in evidenza ai condòmini gli scostamenti rispetto alle aspettative iniziali e, dunque, da cosa deriva il conguaglio a debito o a credito per ciascuno, a prescindere dalla rata effettivamente corrisposta.

Appalto condominiale: la nota sintetica esplicativa.

Un efficace strumento di collegamento tra le due gestioni è rappresentato dalla nota sintetica esplicativa.

Nel silenzio della legge e sulla scorta di ciò che accade nella contabilità ordinaria, possiamo definire la nota sintetica esplicativa come il documento in cui l’amministratore illustra, in modo semplice, chiaro e intuitivo, come s’è svolta l’esecuzione dei lavori.

In pratica, la nota sintetica esplicativa è una relazione che spiega in modo discorsivo ciò che è contenuto, in maniera un po’ più tecnica, all’interno del bilancio.

Una nota sintetica esplicativa riferita ai lavori condominiali potrebbe essere così strutturata:

• una premessa dedicata alla descrizione del tipo di lavori commissionati (rifacimento facciata ammalorata, coibentazione, ecc.);
• lo svolgimento concreto dell’esecuzione dell’appalto, evidenziando anche le eventuali difficoltà riscontrate;
• le principali variazioni delle voci di spesa (adeguamento del preventivo, ecc.);
• le informazioni sulle eventuali controversie giudiziarie in corso (elenco dei contenziosi, illustrazione delle motivazioni, stato del procedimento, ecc.);
• le notizie sul personale dipendente (sintesi delle mansioni, informazioni sui periodi di ferie, sostituzioni ed eventuali problematiche);
• le notizie sui fornitori (elenco dei principali fornitori di beni e servizi, criteri di scelta e motivazione di eventuali sostituzioni);
• le informazioni sui beni mobili e immobili (elenco, valore se rilevante e stato di conservazione delle attrezzature e degli impianti; uso e stato manutentivo e locativo degli immobili condominiali, delle parti comuni e delle aree a verde).