Come verificare se tutti i condomini sono stati regolarmente avvisati dell’assemblea di condominio.

Dalla corretta convocazione dell’assemblea di condominio dipende la validità di tutte le decisioni in essa prese. E non solo: semmai uno dei condomini dovesse impugnare la delibera proprio perché non è stato informato di essa, per il condominio si profilerebbero anche dei rilevanti costi legali. Ecco perché, prima di dichiarare aperta l’assemblea, è bene che il presidente e il segretario si accertino non solo del raggiungimento del quorum costitutivo, ma anche che tutti i condomini siano stati regolarmente avvisati della riunione. Ma come verificare il ricevimento dell’avviso di convocazione condominiale? E chi deve fornire la prova di ciò? Cerchiamo di fare il punto della situazione.

A chi deve essere inviato l’avviso di convocazione dell’assemblea?

L’amministratore è il soggetto deputato all’invio dell’avviso di convocazione. Questo va necessariamente spedito:

• ai proprietari degli appartamenti,
• in caso di comproprietà a tutti i comproprietari (i quali hanno un solo voto per unità immobiliare);
• agli usufruttuari (per questioni ordinarie) e ai nudi proprietari (per questioni straordinarie); agli affittuari (solo in specifici casi, con o senza diritto di voto).

L’avviso va spedito necessariamente in una di queste forme:

• raccomandata con avviso di ricevimento;
• PEC;
• fax;
• telegramma;
• lettera consegnata a mani.

Sono escluse altre forme. Tuttavia, se è il singolo condomino a chiederlo (non potendo farlo invece l’assemblea), l’amministratore può utilizzare la mail ordinaria a patto che il destinatario risponda ad essa comunicando l’avvenuta ricezione. Non è invece ammesso l’avviso nella cassetta delle lettere o affisso alla bacheca o sul portone.

Dove può essere tenuta l’assemblea?

L’amministratore ha la libertà di scegliere il luogo dell’assemblea, ma esso deve trovarsi nel territorio del Comune ove si trova il condominio. Tale luogo inoltre deve essere idoneo a ospitare i partecipanti, con l’abbattimento delle barriere architettoniche se ci sono disabili.

Si può trattare anche dello studio dell’amministratore se non è troppo distante.

La mancata indicazione del luogo può portare all’impugnazione della delibera. La modifica del luogo deve essere portata a conoscenza di tutti i condomini nelle stesse forme dell’avviso di convocazione. Così, ad esempio, è stata ritenuta invalida la delibera che, convocata nel cortile del condominio, si è poi tenuta a casa di uno dei condomini per il sopraggiungere di un violento acquazzone senza che ciò fosse stato comunicato a tutti i presenti.

Come deve essere comunicata la convocazione?

Secondo l’articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice civile, la convocazione deve essere inviata almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. I cinque giorni sono da intendersi pieni e partono dal giorno precedente all’assemblea.

Il regolamento di condominio può prevedere un termine più lungo di 5 giorni ma mai più breve.

Come si stabilisce se un condomino è stato convocato?

L’avviso di convocazione è considerato conosciuto – e quindi correttamente notificato – quando arriva all’indirizzo del destinatario, anche se quest’ultimo, al momento dell’arrivo del postino, non si trova a casa. Quindi la notifica si ritiene effettuata con l’avviso di giacenza depositato nella cassetta delle lettere, anche se poi questo è stato “trafugato” da terzi.

È tuttavia compito del condominio dimostrare che tutti i condòmini siano stati informati in tempo. Per cui l’amministratore deve fornire al presidente dell’assemblea le relative ricevute.

Se uno dei condomini non ritira la raccomandata, la stessa si considera comunque come conosciuta. Tuttavia, all’amministratore non basta produrre la velina con la dimostrazione della spedizione della raccomandata stessa ma è necessaria anche l’attestazione del postino che dichiara di aver immesso, nella cassetta delle lettere del destinatario, il relativo avviso di giacenza.

Posti i tempi di consegna delle raccomandate, è sempre consigliabile spedire le lettere almeno 30 giorni prima della data. Nel caso in cui l’amministratore non abbia ricevuto la cartolina, per evitare contestazioni potrà contattare il condomino in quesitone e consegnargli l’avviso a mani, facendosi firmare una accettazione dello stesso.

Se non si è utilizzata la raccomandata le prove per dimostrare la ricezione sono:

• la ricevuta di accettazione e consegna PEC;
• il messaggio di ricezione fax;
• la lettera controfirmata per accettazione.

L’invio a tutti i condòmini è essenziale per la validità dell’assemblea, come stabilito dall’articolo 1136 del Codice civile.

Cosa cambia per le assemblee in videoconferenza?

Durante il periodo pandemico, l’articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice civile è stato modificato per introdurre la possibilità di svolgere le assemblee in videoconferenza. Secondo il nuovo comma 6, anche senza previsione nel regolamento condominiale, è possibile partecipare all’assemblea in videoconferenza con il consenso della maggioranza dei condòmini.

La convocazione per un’assemblea in videoconferenza deve specificare la piattaforma elettronica usata e l’orario della riunione, permettendo ai condòmini di partecipare da remoto con collegamento audio-video.

L’amministratore può organizzare l’assemblea in forma mista (presenza fisica e online) o esclusivamente online, previo assenso della maggioranza dei condòmini.

La forma più comune è quella mista, che prevede la partecipazione sia in presenza fisica sia tramite collegamento web.

Quali sono i ruoli chiave in un’assemblea in videoconferenza?

In un’assemblea in videoconferenza, sono previste le figure del segretario e del presidente, che può essere anche l’amministratore. Alla fine dell’assemblea, il presidente sottoscrive il verbale, che può essere firmato digitalmente o in forma analogica.

Quali sono le conseguenze del mancato rispetto delle formalità nella videoconferenza?

Il mancato rispetto delle formalità, come la firma del verbale da parte del presidente, può rendere annullabile la delibera assembleare, che può essere impugnata ai sensi dell’articolo 1137 del Codice civile. Di norma, l’amministratore invia a tutti i condòmini una copia del verbale firmata dal presidente.