Tutto quanto c’è da sapere sulle attestazioni di conformità in un PDF ad uso giudiziale.
L’avvento del processo telematico ha mutato notevolmente le modalità di presentazione in tutti i procedimenti in cui esso è utilizzato [1].
Difatti, ormai, in quasi tutti i procedimenti all’atto cartaceo nonché al deposito “materiale” degli atti ed allegati viene utilizzata la modalità telematica.
In soldoni, ad atti cartacei si sono sostituiti atti telematici in formato pdf (come per gli allegati), che vengono depositati tramite le varie piattaforme previste per i distinti procedimenti [2].
Il vecchio atto cartaceo, redatto con programma di videoscrittura, non viene più stampato e sottoscritto, bensì trasformato in PDF (è questa la forma prescritta, che consente di non modificarlo e di creare il cosiddetto “atto nativo”) e sottoscritto digitalmente: alla firma materiale del soggetto che lo predispone (sia questi avvocato, giudice o consulente tecnico) viene sostituita una firma digitale, apposta con apposita chiavetta, che marca il documento con un’impronta che può essere attribuita unicamente al titolare della firma.
Del pari degli atti giudiziali, sorge il problema dell’autenticità di tutti gli altri atti che vengono inseriti nei fascicoli telematici (così come potrebbe accadere per atti redatti fuori da contesti giudiziali).
Ecco perché insorge la necessità dell’attestazione di conformità di atti cartacei (o come si suole definirli “analogici”) ed atti digitali ai rispettivi originali.
L’attestazione di conformità altro non è che una certificazione che attesti l’effettiva conformità di una copia di un documento con il suo originale.
Le attestazioni di conformità sono sostanzialmente di tre tipologie:
- Le attestazioni di conformità di copia analogica a copia digitale;
- Le attestazioni di conformità di copia informatica a copia analogica;
- Le attestazioni di conformità di copia informatica a documento informatico.
Come è facilmente intuibile, essendo ormai quasi tutti i procedimenti mutati in digitale, la prima tipologia di attestazione è divenuta abbastanza residuale, dal momento che è raro che un atto da digitale venga trasformato e prodotto (per lo più per uso notifica) in atto cartaceo.
In ogni caso, è prevista un’attestazione, tanto che l’atto provenga da un fascicolo telematico [3] tanto che provenga da altra fonte.
L’operazione prevista è identica: all’interno del documento stesso o su separato allegato si attesta la conformità della copia al suo originale.
La formula usata è la seguente:
Io sottoscritto Avvocato ________ ex art. 196 octies disp. att. c.p.c.
Attesto
che la presente copia informatica del _____________
[effettuare una breve descrizione del documento]
è conforme al corrispondente documento contenuto nel fascicolo informatico del procedimento n. _____________ RGC Tribunale di ______________________da cui è stata estratta e che il nome del relativo file è ____________.pdf.
Luogo data firma Avvocato
Per le attestazioni di conformità del secondo tipo, da analogico a digitale, i procuratori sono soliti inserire una formula che, al tempo stesso, attesta la conformità all’originale da cui è estratto, unitamente al richiamo delle norme previste per l’attestazione, secondo una formula del presente tenore:
Io sottoscritto Avvocato _________ ai sensi dell’art. 196 novies disp. att. c.p.c. e dell’art. 16 decies D.L. 179/2012 convertito dalla L. 221/2012
Attesto
che la presente copia informatica del ______
[breve descrizione del documento]
è conforme al corrispondente originale (o alla corrispondente copia conforme all’originale) del documento in formato cartaceo in mio possesso da cui è stata estratta.
Luogo data firma Avvocato
Infine per le attestazioni del terzo tipo, ossia di conformità della copia informatica di un documento al corrispondente atto o provvedimento presente su polisweb o ricevuto tramite comunicazione di cancelleria, la formula sarà del seguente tenore:
Io sottoscritto Avvocato __________ ex art. 196 octies disp. att. c.p.c.
attesto
che la presente copia informatica del _____________
[effettuare una breve descrizione del documento]
è conforme al corrispondente documento contenuto nel fascicolo informatico del procedimento n. _____________ RGC Tribunale di ____________da cui è stata estratta e che il nome del relativo file è ________________.pdf.
Luogo data firma Avvocato
V’è però, in tale terza ipotesi, una soluzione più rapida e veloce: scaricare direttamente il duplicato informatico dell’atto; in tal caso l’attestazione di conformità non occorre.