Il valore legale di sottoscrivere un documento informatico e la procedura per poterlo fare utilizzando UPDF.

Firma elettronica e firma digitale sono la stessa cosa? Qualcuno potrebbe pensare che una vale l’altra per rendere legalmente valido un documento non cartaceo. Eppure, non è proprio così. Esiste una normativa europea, il cosiddetto Regolamento eIDAS, che riconosce il valore legale della firma elettronica in tutti gli Stati membri dell’Ue. La firma digitale, invece, è prevista soltanto dallo Stato italiano, non essendo espressamente riconosciuta dall’eIDAS ma solo dal Cad, cioè dal Codice dell’Amministrazione digitale del nostro Paese. In termini più specifici, la firma elettronica è un principio giuridico generale che si basa su dati connessi ad altri dati, ad esempio per poter firmare un PDF. La firma digitale non è un principio giuridico ma un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare al destinatario tramite di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico. Nella pratica, però, come firmare un PDF con firma elettronica? E perché conviene utilizzare UPDF a tale scopo?

Il valore legale della firma elettronica

La firma elettronica rappresenta la più semplice soluzione per sottoscrivere un documento informatico. Il suo valore legale viene riconosciuto, come accennato, dal Regolamento eIDAS, secondo cui la firma elettronica basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro deve essere riconosciuta come firma qualificata in tutti gli altri Stati membri. Così facendo, diventa un sistema di identificazione legalmente riconosciuto a livello europeo.

Il Regolamento identifica tre tipologie di firme elettroniche:

• la firma elettronica;
• la firma elettronica avanzata;
• la firma elettronica qualificata.

Nel primo caso si parla di dati acclusi o connessi ad altri dati che consentono di identificare il firmatario di un documento in maniera univoca.

La firma avanzata deve avere i seguenti requisiti:

• essere connessa unicamente al firmatario;
• essere idonea a identificare il firmatario;
• essere generata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
• essere collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

Infine, quella qualificata è una firma elettronica avanzata creata con specifici programmi e basata su un certificato che qualifica la firma.

Come sottoscrivere un PDF con firma elettronica

Soffermiamoci sul documento più diffuso e vediamo come firmare un PDF con firma elettronica. A tal fine, può essere utile ricorrere a UPDF (  la soluzione che soddisfa tutti i requisiti sui PDF per Mac, Windows, iOS, e Android. È uno strumento versatile con funzioni come modifica, annota, conversione, organizzazione delle pagine, ecc. Inoltre, si propone ad un prezzo contenuto, con un’interfaccia semplice, soprattutto per i principianti.

Con l‘annotatore è possibile non solo aggiungere commenti, marchi o adesivi ad un documento PDF ma anche disegnare una firma scritta a mano o digitare una firma elettronica. Le firme possono essere facilmente spostate in qualsiasi sezione del documento, come si può vedere nell’immagine sottostante.

Nel dettaglio, e solo per fare un esempio, è possibile firmare un PDF con firma elettronica utilizzando UPDF su Mac con questi semplici passaggi:

• fare clic sull’icona Commento nella barra degli strumenti di sinistra per accedere alla modalità di annotazione;
• spostare il mouse sull’icona Firma, poi fare clic sul pulsante Crea Firma;
• creare firma utilizzando trackpad, mouse o tastiera. È possibile regolare lo spessore della firma facendo clic sull’icona Spessore e modificare il colore della firma facendo clic sull’icona Colore;
• dopo aver creato la firma, è possibile posizionarla ovunque sul documento o ridimensionarla.

Non meno importante, la funzione per proteggere un documento con una password. Nella versione per Windows basterà aprire il file PDF e fare clic sull’icona Proteggi Tramite Password nel pannello di destra di UPDF. Dopodiché, occorrerà:

• selezionare l’opzione Apri Documento;
• aggiungere una password di apertura al PDF;
• digitare la password nei campi indicati;
• fare clic su Applica;
• nel nuovo pop-up, fare clic su Salva per salvare il file crittografato con una password di apertura.

È anche possibile creare una password di autorizzazione al documento PDF per apportare eventuali modifiche e aggiungere un timbro (ad esempio, «Revisionato», «Approvato», «Firma qui», ecc.).

Quest’ultima funzione con la versione Mac richiede questi pochi passaggi:

• aprire il file PDF facendo clic sull’opzione Apri file nell’interfaccia principale;
• fare clic sul pulsante Commento sulla barra degli strumenti a sinistra per vedere tutti gli strumenti di annotazione disponibili e iniziare ad aggiungere timbri al documento PDF;
• cliccare su Timbro nel menu in alto e selezionare uno dei timbri da aggiungere “Revisionato” “Approvato” “Firma qui”, ecc.

Tra i vantaggi di UPDF:

• la possibilità di acquistare il prodotto con un abbonamento annuale oppure a vita, ad un prezzo competitivo;
• la garanzia di avere uno strumento intuitivo da utilizzare sia per dare al documento lo stile grafico desiderato, sia per aggiungere facilmente degli elementi indispensabili come la firma elettronica con valore legale riconosciuto;
• l’occasione di poter proteggere un documento con una password;
• la versatilità del prodotto: UPDF è universale perché può essere scaricato e utilizzato su tutti i dispositivi, che si tratti di Windows, Mac, iOS o Android.