Il modo di condurre una negoziazione secondo la legge per concludere un accordo. Che succede se salta tutto senza giustificato motivo?

Nela stragrande maggioranza dei casi, un contratto si conclude dopo un periodo di trattativa durante il quale ciascuna delle parti avanza le proprie richieste, per poi arrivare a quella che spesso viene chiamata una «sintesi», cioè un accordo in grado di soddisfare e esigenze di tutti. Come fare le trattative di un contratto? Ci sono dei vincoli di legge legati, ad esempio, alla forma o alla tempistica?

Questa fase precede la vera e propria conclusione del contratto, prevede l’obbligo di comportarsi secondo le regole della buona fede e della correttezza e può coinvolgere:

• i soggetti interessati alla stipulazione dell’accordo;
• un terzo incaricato, che può agire in qualità di rappresentante di una delle parti oppure fare da mediatore tra le stesse. Nel primo caso, la procura deve specificare se la rappresentanza è limitata alla negoziazione ed all’eventuale sottoscrizione di un preliminare o se è conferita anche per concludere il contratto definitivo. Se, invece, il terzo interviene nella trattativa in forza di un contratto di mediazione la sua opera, si limita a favorire la conclusione del contratto.

In che modo si devono svolgere le trattative del contratto?

La legge non impone una precisa modalità per svolgere le trattative finalizzate alla stipula di un contratto: le parti, quindi, sono libere di attuarle come meglio credono, cioè per iscritto oppure verbalmente.

In caso di trattative complesse, è possibile, ad esempio, predisporre un piano di lavoro per individuare l’obiettivo da raggiungere, gli elementi fondamentali dell’accordo sui quali non si intende transigere, i margini di contrattazione e per ipotizzare i tempi di conclusione della negoziazione.

È possibile, quando si raggiungono accordi su certi punti, redigere una lettera d’intenti, anche per individuare un’eventuale responsabilità precontrattuale in caso di fallimento delle trattative.

Trattative: che cos’è la minuta di un contratto?

Di norma, per condurre le trattative di un contratto viene utilizzata come documentazione provvisoria e preparatoria la cosiddetta minuta o puntuazione, che serve a documentare l’intesa raggiunta su alcuni punti dell’accordo da concludere successivamente. Viene, in sostanza, messa nero su bianco l’intesa raggiunta su alcuni punti, rinviando la conclusione del contratto al momento in cui sarà stata raggiunta l’intesa anche sugli altri elementi. Le parti in tal caso conservano la libertà di recesso dalle trattative, sempre entro i limiti della buona fede.

La minuta del contratto non dà luogo ad un vincolo contrattuale, ma è utile per valutare i comportamenti delle parti sul modo in cui vengono condotte le trattative. Significa che, in caso di ingiustificata rottura delle negoziazioni, la responsabilità che sorge è di natura extracontrattuale.

Vengono considerati «minuta» i documenti che:

• contengono intese parziali rispetto al futuro regolamento d’interessi;
• predispongono con completezza un accordo negoziale in funzione preparatoria dell’intesa.

Non viene, invece, considerata minuta ma contratto definitivo quello che:

• contiene una clausola compromissoria, l’inizio dell’esecuzione e l’assenza di una clausola che esclude espressamente il carattere vincolante della scrittura;
• esprime, in termini logicamente e linguisticamente compiuti, una volontà negoziale intesa come fonte di obbligazioni per i sottoscrittori;
• ha dei punti da definire che non influiscono sulla sostanza e sulla validità di quelli già concordati;
• manifesta la volontà di vincolare giuridicamente le parti, dopo che è stato raggiunto un accordo sufficiente su tutti gli elementi essenziali del contratto.

Quali indagini è possibile svolgere durante le trattative?

Nel corso delle trattative di un contratto, le parti possono effettuare indagini sulla controparte per conoscere la sua situazione economico-patrimoniale, la sua solvibilità, la posizione sul mercato, l’organigramma aziendale (in caso di società), i settori d’attività in cui opera e l’esperienza maturata. Le parti, tuttavia, devono rispettare il diritto alla riservatezza delle persone fisiche, e quindi anche il trattamento dei loro dati personali.

Le informazioni relative alla posizione giuridico-amministrativa della controparte (ad esempio l’assetto societario, i poteri degli amministratori, i bilanci depositati presso il registro delle imprese, l’esistenza di ipoteche o di procedure concorsuali) possono essere ottenute facendone richiesta a pubblici uffici come le Camere di commercio, le conservatorie, i tribunali o presso istituzioni private (ad esempio istituti di credito, aziende o società di assicurazioni).

Quanto durano le trattative di un contratto?

Le trattative di un contratto hanno una durata variabile, a seconda della complessità dell’accordo da raggiungere e delle divergenze iniziali delle parti. La parte che allunga pretestuosamente e senza giustificato motivo i tempi allo scopo di cercare altre occasioni, tenendo impegnata la controparte ignara, viola l’obbligo di buona fede precontrattuale.

Che succede in caso di recesso ingiustificato delle trattative?

La parte che recede dalle trattative di un contratto senza un giustificato motivo quando queste sono giunte ad uno stadio tale da creare il legittimo affidamento della controparte sulla futura conclusione del contratto, inducendola a sostenere spese o a rinunciare ad occasioni più favorevoli, viola il principio di buona fede ed è chiamata a rispondere secondo le regole della responsabilità precontrattuale. Significa che se non si è creato tale affidamento le parti sono libere di recedere dalle trattative indipendentemente dalla esistenza di un giustificato motivo.

La violazione dell’obbligo di buona fede non inficia invece il contenuto del contratto e non ne determina la nullità, salvo il caso in cui sia espressamente prevista dalla legge.

L’affidamento legittimo sussiste quando le parti hanno preso in considerazione gli elementi essenziali del contratto. Ad esempio, quando:

• l’imprenditore, confidando nell’ormai sicura definizione del contratto, assume nuovo personale ed acquista materie prime oppure spende denaro per ampliare l’attività dell’azienda, per l’acquisizione di nuovi fornitori, per la sollecitazione di rapporti di esclusiva;
• le parti si sono accordate su tutti gli elementi del contratto e alla formazione dello stesso manca solo la redazione in forma scritta, necessaria per la validità del contratto;
• si sono raggiunte intese su alcuni punti dello stipulando contratto o eventuali accordi parziali, anche di carattere provvisorio.