Avviso di convocazione della riunione di condominio con email: quando è valido. 

La convocazione dell’assemblea di condominio è un momento cruciale nella vita di un condominio: è grazie infatti alle riunioni assembleari che ciascun condomino può esercitare i propri diritti e partecipare alle decisioni che riguardano la gestione della proprietà comune. Con la legge di riforma del condominio (220/2012), il legislatore ha introdotto nuove modalità di comunicazione delle convocazioni, tra cui la posta elettronica certificata (PEC). Tuttavia, in molti casi, gli amministratori e i condòmini si chiedono se sia possibile utilizzare la posta elettronica ordinaria (email) per convocare le assemblee o se possa bastare l’invito immesso nella cassetta delle lettere. In questo articolo spiegheremo come deve essere inviata la convocazione per l’assemblea di condominio e analizzeremo un caso giurisprudenziale recente che ha affrontato tale questione. Ma procediamo con ordine.

La normativa sulla convocazione delle assemblee di condominio

Secondo l’articolo 66 delle Disposizioni di attuazione del Codice civile, la convocazione delle assemblee di condominio deve essere comunicata ai condòmini solo attraverso: 

• posta raccomandata con avviso di ricevimento; 
• Pec, ossia posta elettronica certificata; 
• fax;
• consegna a mano. 

L’elenco è tassativo e non sono previste forme equivalenti.

Analizziamo ciascuna di queste singole ipotesi

Raccomandata a.r.

La raccomandata è valida anche se viene utilizzato un servizio di posta privata.

Tra il giorno di ricevimento della raccomandata e la data di prima convocazione devono esserci almeno 5 giorni (il giorno di ricevimento della lettera non si conta).

Tuttavia, se il condomino non è presente e il postino immette l’avviso nella cassetta delle lettere, il termine inizia a decorrere proprio da tale momento, indipendentemente da quando poi l’interessato ritira la raccomandata presso l’ufficio postale.

Pec

La posta elettronica certificata elimina ogni problema relativo alla raccomandata: per cui è sufficiente che il mittente riceva la mail di conferma, da parte del gestore del servizio, di avvenuta consegna della Pec.

La notifica tramite Pec ha valore solo se tanto il mittente quanto il destinatario sono muniti di Pec.

Se la mail torna indietro perché la casella è piena, la comunicazione si considera ugualmente effettuata nei termini.

Fax

Il fax è un residuato di tempi ormai superati dalle email. Tuttavia, è sempre possibile dimostrare l’invio della convocazione tramite la ricevuta stampata dal fax del mittente.

Consegna a mani

La consegna a mani non basta: è necessario che il destinatario firmi una ricevuta di accettazione della convocazione.

Altri metodi di convocazione dell’assemblea

Come abbiamo anticipato, l’elenco indicato dalla legge è esaustivo e non ammette altre forme equivalenti. Quindi non ha alcun valore la comunicazione tramite una telefonata, un sms, un avviso in chat o affisso sulla bacheca condominiale o lasciato nella cassetta delle lettere. A meno che, in quest’ultimo caso, il destinatario non controfirmi la comunicazione e la riconsegni all’amministratore, così risultando del tutto identica a una comunicazione fatta con consegna a mani.

Convocazione tramite email semplice

La legge non prevede esplicitamente l’utilizzo della posta elettronica ordinaria (email) per le convocazioni, ma nella pratica, gli amministratori e i condòmini spesso optano per questa modalità per risparmiare sui costi delle raccomandate e per comodità.

Il Tribunale di Roma, con la sentenza 356/2023, ha affrontato il tema della validità delle convocazioni delle assemblee condominiali effettuate via email ordinarie (ossia non tramite Pec). Nel caso esaminato, due condomini impugnavano una delibera approvata dall’assemblea, sostenendo che la convocazione dell’assemblea era stata irregolare e tardiva.

Il Tribunale ha tuttavia respinto tale eccezione, osservando che, sebbene la posta elettronica ordinaria non offra le stesse garanzie di consegna della Pec o della raccomandata, essa può essere considerata valida qualora i condomini abbiano esplicitamente richiesto di ricevere le comunicazioni condominiali tramite email e non abbiano mai revocato tale richiesta. Inoltre, nel caso specifico, l’avviso di convocazione era stato inviato anche tramite posta ordinaria e uno dei due condomini lo aveva effettivamente ricevuto.

Il giudice ha osservato che, a differenza della PEC, che genera una ricevuta di consegna con lo stesso valore legale riconosciuto all’avviso di ricevimento della raccomandata, la posta elettronica ordinaria (email) non fornisce la garanzia dell’effettiva ricezione della comunicazione da parte del destinatario. Tuttavia, l’e-mail può essere utilizzata come prova se il destinatario non contesta il contenuto o lo ammette. Nel caso specifico esaminato, alcuni condomini avevano chiesto all’amministratore di ricevere le comunicazioni via e-mail e non avevano mai revocato tale richiesta. Inoltre, l’avviso in questione era stato inviato anche tramite posta ordinaria ed era stato ricevuto da uno dei condomini.

Un condòmino riceve l’avviso di convocazione dell’assemblea via email ordinaria e dichiara di averlo ricevuto. In questo caso, l’email acquisisce valore probatorio, rendendo valida la convocazione.

Il giudice ha stabilito che l’obiettivo dell’articolo 66 delle Disposizioni di attuazione del Codice civile, ovvero garantire la conoscenza dell’avviso e permettere a tutti i condomini di partecipare all’assemblea, era stato raggiunto. Pertanto, il mancato rispetto delle disposizioni di legge non può essere imputato all’amministratore che ha seguito le richieste specifiche dei condomini.