Delibera condominiale annullata perché il rendiconto distingue fra gestione ordinaria e straordinaria
Annualmente l’amministratore di condominio deve presentare all’assemblea il rendiconto della sua gestione per la relativa approvazione. È ciò che comunemente viene chiamato “consuntivo”. Tale documento serve per esporre ai condomini le spese e le entrate, in modo che si possa tenere traccia di tutti i soldi che sono transitati nella contabilità condominiale.
A stabilire come deve essere il rendiconto condominiale ci pensano gli articoli 1130 comma 1, n. 10 e l’articolo 1130 bis comma 1 del codice civile.
Cerchiamo di fornire alcuni chiarimenti in merito.
Cosa contiene il rendiconto?
L’articolo 1130 del codice civile impone all’amministratore di convocare l’assemblea, almeno una volta all’anno – a pena di responsabilità personale – per l’approvazione del rendiconto.
Il successivo articolo 1131 spiega invece come deve essere in rendiconto.
Esso contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica.
Il rendiconto si compone di:
- un registro di contabilità,
- un riepilogo finanziario
- una nota sintetica esplicativa della gestione con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.
Vediamo qui di seguito le varie varie voci che costituiscono un buon rendiconto.
Gestione della Contabilità Condominiale
Registrazione movimenti finanziari: l’amministratore del condominio è tenuto a registrare in ordine cronologico tutte le entrate e uscite finanziarie. Questo deve avvenire entro trenta giorni dall’operazione finanziaria. La registrazione può essere effettuata sia su supporto cartaceo sia in formato digitale, utilizzando fogli di calcolo o software gestionali dedicati.
Riepilogo finanziario annuale (Bilancio consultivo)
Elenco delle spese sostenute. Alla fine di ogni anno, l’amministratore deve compilare un elenco dettagliato di tutte le spese effettuate per il condominio nell’anno appena concluso. Le spese devono essere categorizzate per tipologia (ad esempio, manutenzione del riscaldamento, giardinaggio, pulizie) e devono includere i dettagli di ogni fornitore e le relative fatture.
Stato Patrimoniale del condominio. Questo bilancio rappresenta una fotografia della situazione finanziaria del condominio, mostrando attività, passività, crediti, debiti e eventuali fondi di riserva. Molti esperti suggeriscono l’uso del metodo della partita doppia per un’accurata rilevazione di debiti e crediti.
Confronto con il bilancio preventivo
Analisi degli avanzi o disavanzi di cassa. Il bilancio consultivo deve essere confrontato con il bilancio preventivo, approvato all’inizio dell’anno. Questo confronto permette di identificare eventuali avanzamenti o disavanzi di cassa, verificando se le spese reali sono state superiori o inferiori alle previsioni. Qualsiasi disavanzo deve essere debitamente motivato e giustificato (ad esempio, per manutenzioni straordinarie urgenti o consumi energetici imprevisti).
Conservazione dei documenti contabili
Obblighi di Archiviazione: i documenti contabili, come le fatture, devono essere conservati dall’amministratore per un periodo di 10 anni. Questo è fondamentale per garantire trasparenza e accountability nella gestione condominiale.
Diritto di accesso dei condomini. Ogni condomino ha il diritto di consultare in qualsiasi momento i documenti che giustificano le spese. Se desiderato, può ottenere copie di questi documenti, coprendo le spese di copia. In caso di controversie sul diritto di accesso a questi documenti, spetta al condomino dimostrare che l’amministratore ha impedito tale diritto, come stabilito dalla Cassazione nel gennaio 2004 (sentenza n. 1544).
Creazione della nota sintetica
L’amministratore del condominio deve redigere una nota sintetica esplicativa ogni anno. Questo documento, che fa parte integrante del rendiconto, deve fornire informazioni chiare sulla gestione annuale del condominio, includendo sia i rapporti in corso sia le questioni pendenti. La sua finalità è di permettere ai condomini di comprendere meglio la gestione condominiale.
La nota sintetica dovrebbe presentare vari elementi per una completa comprensione della situazione finanziaria del condominio:
- confronto con l’esercizio precedente: commenti che paragonano le voci attuali con quelle dell’esercizio precedente;
- criteri contabili: spiegazioni sui metodi adottati per gli incassi e per le spese;
- fondi di riserva: motivazioni sull’utilizzo dei fondi di riserva e sulla loro destinazione;
- variazioni patrimoniali: indicazioni su cambiamenti nelle attività e passività;
- informazioni sui dipendenti: dettagli sui dipendenti del condominio, sui fondi di riserva e sulla situazione dei conti correnti;
- capitoli di spesa rilevanti: evidenziazione delle principali voci di spesa;
- contratti in corso: elenco dei contratti attivi con terzi;
- certificazioni di sicurezza: riferimenti alle certificazioni di sicurezza degli impianti comuni;
- controversie giudiziarie: informazioni su eventuali controversie legali in atto;
- inventario: dettagli sui beni mobili e attrezzature disponibili.
Piano di Riparto a Consuntivo
Insieme al bilancio consuntivo, l’amministratore deve preparare un piano di riparto che distribuisca tra i vari condomini, in proporzione, l’avanzo o il disavanzo di cassa. Ogni risultato annuale, sia positivo sia negativo, delle diverse categorie di spese deve essere ripartito seguendo le stesse tabelle millesimali usate nel preventivo per la distribuzione delle spese.
Questa struttura e spiegazione dei documenti contabili e di ripartizione delle spese fornisce ai condomini una visione chiara e dettagliata della situazione finanziaria e amministrativa del condominio, aiutandoli a comprendere meglio le decisioni prese dall’amministratore.
Chi controlla il rendiconto?
Il primo organo chiamato al controllo del rendiconto è l’assemblea che, come detto, lo sottopone al voto per l’approvazione.
L’assemblea condominiale può tuttavia nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza dei presenti che rappresentino almeno la metà dei millesimi. La relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà.
Come devono essere raggruppate le spese e le entrate nel rendiconto?
Il rendiconto deve raggruppare le spese e le entrate per motivazioni omogenee secondo le disposizioni di legge e/o del regolamento condominiale. Si tiene conto della Norma UNI 10801.
Affinché i condomini siano posti in condizione di valutare seriamente l’operato dell’amministratore, questi deve essere sempre in grado di fornire la prova non soltanto dell’entità e della causale delle spese sostenute, ma anche di tutti gli elementi di fatto inerenti alla modalità di esecuzione del suo incarico in relazione ai criteri di buona amministrazione.
Come devono essere raggruppate le spese ordinarie e straordinarie?
Secondo la Cassazione (sent. n. 15010/2000), il rendiconto deve essere impostato in modo da distinguere spese ordinarie e spese straordinarie. Questo però non giustifica la redazione di due diversi documenti, atteso che il rendiconto è unico. Dunque, le spese per manutenzione straordinaria devono essere annotate nel registro di contabilità e riflesse nel saldo del bilancio annuale. La loro annotazione in un documento separato è considerata illegittima, determinando la nullità della relativa delibera di approvazione del consuntivo.
Una sentenza del tribunale di Catania (sent. n. 3797/2023) ha specificato che le spese, sia ordinarie che straordinarie, devono essere annotate nel registro di contabilità e riflettersi nella situazione patrimoniale del condominio. Questo saldo viene poi riportato nel rendiconto annuale di esercizio. Qualsiasi annotazione di spese in un documento contabile separato, non conforme ai criteri stabiliti dall’articolo 1130 bis del codice civile, è considerata illegittima. I condomini non possono quindi essere chiamati a votare su storni e compensazioni non previsti dalla normativa.
Perché è importante il rendiconto?
Secondo la giurisprudenza, l’amministratore può procedere a riscuotere i contributi condominiali anche in assenza di approvazione del rendiconto. Tuttavia, qualora debba procedere al recupero forzoso delle spese dai morosi, l’eventuale decreto ingiuntivo che il giudice emetterà non potrà essere provvisoriamente esecutivo; pertanto il debitore avrà 40 giorni di tempo dalla sua notifica per pagare.