Il datore può controllare i dispositivi (pc, tablet, smartphone) dei dipendenti? Quando la sorveglianza è legittima e quando viola la privacy dei lavoratori?

I dipendenti hanno il diritto non solo di percepire la retribuzione ma anche di godere della giusta privacy.  Ciò significa che il datore non può spiare i propri dipendenti, a meno che non ricorrano determinate circostanze. È in questo contesto che si pone il seguente quesito: come controllare il computer dei dipendenti?

Questa domanda presuppone necessariamente che si fornisca risposta a un’altra: il datore può sorvegliare i propri lavoratori? Se sì, entro quali limiti? Lo Statuto dei lavoratori stabilisce quali sono i presupposti perché il datore possa ricorrere alla videosorveglianza e a sistemi di controllo a distanza similari. Approfondiamo la questione.

Telecamere e strumenti di controllo: cosa dice la legge?

Secondo lo Statuto dei lavoratori [1], gli impianti audiovisivi (cioè, le telecamere) e gli altri strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per:

• esigenze dell’organizzazione e della produzione. Si pensi alla necessità di riprendere un macchinario per verificare che questo funzioni correttamente e finisca un ciclo di produzione per iniziarne un altro, oppure a una telecamera posta sull’uscio del negozio per vedere se entrano clienti;
• la sicurezza del lavoro. È il caso della telecamera che riprende ambienti che, per le loro condizioni intrinseche o per i macchinari che ospita, siano pericolosi per il personale o per i terzi;
• la tutela del patrimonio aziendale. È legittima la videosorveglianza se serve a dissuadere da comportamenti delittuosi (furto, ecc.), tenuto conto delle peculiarità del posto di lavoro. Si pensi alle telecamere nei supermercati che servono a identificare furti che altrimenti sarebbero all’ordine del giorno.

In ogni caso, gli impianti audiovisivi possono essere installati solamente previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza, previa autorizzazione delle sede territoriale dell’ispettorato nazionale del lavoro.

Videosorveglianza: quando non è legittima a lavoro?

In tutti i casi diversi da quelli sopra esposti, l’installazione di un impianto di videosorveglianza sul posto di lavoro è illegittima.

In pratica, il datore non può installare le telecamere se agisce con lo scopo di verificare la prestazione dei dipendenti, cioè di controllare se questi lavorano e come lo fanno.

Il datore deve quindi essere mosso unicamente dall’intento di tutelare l’azienda da possibili pericoli o malintenzionati oppure per esigenze organizzative e produttive (cosiddetti controlli difensivi).

Il datore può leggere le mail e la corrispondenza del dipendente?

Secondo lo Statuto dei lavoratori, i limiti ai controlli visti nei precedenti paragrafi non si applicano agli strumenti utilizzati dal dipendente per rendere la prestazione lavorativa, come ad esempio al pc o al cellulare aziendale.

Secondo la Cassazione [2], sono leciti i controlli difensivi “in senso stretto”, cioè quelli condotti sui singoli dipendenti e non sul complesso dei lavoratori.

Pertanto, il datore può leggere le email e la corrispondenza di un dipendente se ha un legittimo e fondato sospetto riguardo a un illecito commesso dal lavoratore stesso che potrebbe ledere il rapporto di fiducia o gli interessi aziendali.

È bene però precisare che i controlli devono essere mirati e proporzionati alla situazione, e devono riguardare solamente i dispositivi affidati ai dipendenti per esigenze lavorative (come detto sopra, il pc aziendale, ecc.).

Poniamo il caso di Tizio, un dipendente sospettato di diffondere informazioni sensibili all’esterno dell’azienda. In questa ipotesi, il datore di lavoro potrebbe effettuare un controllo sulle mail di Tizio per raccogliere prove e tutelare gli interessi aziendali.

Il datore di lavoro può controllare il pc del lavoratore?

Il datore può controllare il pc del lavoratore se sospetta che il dipendente abbia commesso comportamenti illeciti che danneggiano l’azienda. Tuttavia, è importante che i controlli siano mirati, proporzionati e basati su un fondato sospetto.

Immaginiamo che il datore di lavoro abbia sospetti riguardo a Caio, un dipendente che potrebbe detenere materiale pornografico sul suo computer aziendale. In questa situazione, il datore di lavoro può effettuare un controllo sul pc di Caio per verificare l’esistenza di tale materiale e tutelare l’immagine dell’azienda.

Quali sono i limiti del controllo del datore di lavoro?

Come si evince da quanto detto sinora, i controlli del datore di lavoro devono rispettare alcuni limiti imposti dalla legge.

Innanzitutto, devono essere finalizzati all’accertamento di comportamenti illeciti specifici e non possono riguardare la mera prestazione lavorativa dei dipendenti, a meno che ciò danneggi gli interessi aziendali.

Inoltre, i controlli devono essere limitati nel tempo e i dati raccolti devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario.

Supponiamo che il datore di lavoro desideri controllare la cronologia delle ricerche su Internet dei dipendenti per verificare se stanno perdendo tempo sul lavoro. Tuttavia, questo tipo di controllo potrebbe interferire con la privacy dei dipendenti se non vi sono sospetti fondati di comportamenti illeciti o dannosi per l’azienda.

Cosa succede se il dipendente utilizza un pc personale per lavorare?

Se il dipendente utilizza un pc personale per svolgere la propria mansione lavorativa, il datore di lavoro può effettuare controlli solo tramite accesso remoto all’account aziendale. È importante rispettare la riservatezza del dispositivo personale del dipendente per evitare violazioni della privacy.

Supponiamo che il dipendente Sempronio utilizzi il suo computer personale per lavorare da casa. In questo caso, il datore di lavoro può monitorare l’account aziendale di Sempronio per controllare le sue attività di lavoro, ma non può accedere fisicamente al computer personale di Sempronio per tutelare la sua privacy.

Quando si può controllare il pc del dipendente: in sintesi

Il controllo del computer dei dipendenti da parte del datore di lavoro è un tema complesso che richiede l’equilibrio tra il diritto alla riservatezza dei lavoratori e le esigenze di tutela degli interessi aziendali.

La legge fornisce una cornice normativa che definisce i limiti e le condizioni in cui il datore di lavoro può effettuare controlli.

È importante rispettare tali limiti e garantire che i controlli siano proporzionati, mirati e basati su sospetti fondati. In questo modo, è possibile tutelare sia la privacy dei dipendenti che gli interessi aziendali.

Per ulteriori approfondimenti, si legga l’articolo dal titolo Si può controllare il computer di un dipendente?

Come controllare il pc di un dipendente?

Nei limiti visti sinora, il datore può controllare il computer del dipendente sia fisicamente che mediante accesso da remoto: in pratica, dal proprio dispositivo è possibile “entrare” all’interno di quello messo a disposizione del lavoratore per verificarne l’attività.

Ad esempio, il datore può controllare il traffico del dipendente, analizzando la cronologia, i cookies e tutte le attività da questi svolte con il computer aziendale.

Il datore di lavoro è libero di porre blocchi al browser per impedire la navigazione del dipendente su specifici siti (si pensi ai social network).

Esistono poi diversi software che consentono di effettuare diverse operazioni, come: monitorare l’uso di internet registrando le visite ai siti web fatte durante l’orario di lavoro; registrare lo schermo e la tastiera per avere traccia dell’attività svolta; controllare le applicazioni utilizzate.

Quando si tratta di smartphone, è possibile anche ottenere la geolocalizzazione del dispositivo, in modo tale da sapere dove si trova il dipendente.

Ovviamente, tale tecnica di controllo potrà essere utilizzata solo per verificare dove si trova il dipendente che è in servizio, ad esempio fuori per una consegna o in trasferta. Non sarebbe invece lecito controllare il dipendente fuori dall’orario di lavoro.

Se il telefono o il cellulare è di proprietà dell’azienda, il datore può anche visionare il traffico effettuato con l’elenco delle telefonate in entrata e in uscita.