Quali documenti bisogna controllare per accertarsi che il bilancio condominiale non contenga errori? Cosa fa il revisore della contabilità?

L’amministratore condominiale deve redigere il rendiconto annuale e sottoporlo all’approvazione dell’assemblea entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio. È in questo contesto che si inserisce la seguente domanda: come capire se le spese condominiali sono giuste?

Come diremo di qui a un istante, il bilancio si limita generalmente a fotografare la situazione economica del condominio, con la conseguenza che le giustificazioni ai costi sostenuti durante l’anno vanno rintracciate altrove, per la precisione nelle cosiddette “pezze d’appoggio”. Vediamo più nel dettaglio di cosa si tratta e come accertarsi che le spese condominiali siano giuste.

Cos’è il rendiconto del condominio?

Il rendiconto condominiale (meglio noto come bilancio) è un documento contabile dettagliato della gestione amministrativa che espone, in forma comprensibile, le spese e le entrate raggruppate per motivazioni omogenee secondo le disposizioni di legge e del regolamento.

Detto in altri termini, il rendiconto è come un estratto conto in cui le spese sono elencate in ordine cronologico e possono essere raggruppate per voci di spesa.

Le spese sostenute sono poi suddivise per singola unità immobiliare e ripartite secondo le tabelle millesimali di riferimento.

Bilancio condominiale: com’è composto?

Il bilancio deve contenere le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili e alle eventuali riserve.

Secondo la legge, il rendiconto deve essere composto da:

• un registro della contabilità, in cui l’amministratore annota, in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita;
• un riepilogo finanziario, che elenca tutte le spese sostenute per il condominio durante l’anno di gestione appena concluso;
• una nota sintetica esplicativa della gestione, che spiega in maniera semplice e concisa ciò che è illustrato, in cifre, all’interno del bilancio.

Cos’è il rendiconto preventivo?

Al rendiconto consuntivo si contrappone il rendiconto preventivo, che è invece il documento che anticipa le spese da affrontare nell’anno contabile che comincia.

Generalmente il bilancio preventivo si redige sulla base di quello approvato l’anno precedente tenendo conto dell’eventuale incremento dei prezzi e, naturalmente, delle possibili nuove modifiche da apportare al condominio.

Come controllare le spese condominiali?

Fatto questo preliminare chiarimento riguardante il rendiconto, vediamo ora come controllare se le spese condominiali sono giuste.

Il controllo dei documenti giustificativi di spesa

Per verificare se le spese riportate nel bilancio sono giuste occorre prendere visione della documentazione contabile in possesso dell’amministratore.

Per la precisione, occorre visionare i cosiddetti documenti giustificativi di spesa, meglio noti anche come “pezze d’appoggio”.

Come suggerisce il nome stesso, i documenti giustificativi sono gli atti che legittimano un’entrata o un’uscita all’interno del bilancio condominiale; si pensi, ad esempio, ai tabulati delle riscossioni periodiche (per quanto riguarda le entrate) e le fatture o le ricevute fiscali (per le uscite).

Secondo la legge [1], le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione all’interno della contabilità.

È dai documenti giustificativi di spesa che si evince la correttezza degli esborsi poi riportati all’interno del bilancio finale, il quale rappresenta una mera “fotografia” delle entrate e delle uscite che si sono avute durante l’esercizio conclusosi.

Tant’è dimostrato dal fatto che, nel caso di impugnazione della delibera con cui si approva il bilancio, i poteri del giudice non possono estendersi fino a mettere in discussione le spese che, in passato, sono già state autorizzate dall’assemblea e non sono state tempestivamente impugnate dai condòmini che ne avevano interesse.

Secondo la Cassazione [2], l’impugnazione del rendiconto non può essere fatta per motivi di merito ma solo per ragioni di legittimità, non essendo consentito al singolo condomino rimettere in discussione i provvedimenti adottati in passato dalla maggioranza.

In questo senso anche la giurisprudenza di merito [3], secondo cui l’intervenuta approvazione, da parte dell’assemblea condominiale, dei rendiconti consuntivi costituisce un atto vincolante, con conseguente limite a una diversa ricostruzione della contabilità relativa agli esercizi in questione, superabile soltanto previa impugnazione, per errore di fatto o dolo, delle singole poste incriminate.

In buona sostanza, la delibera che approva il bilancio si può impugnare, ma solo se essa presenta vizi di legittimità (ad esempio, è stata adottata senza il necessario quorum oppure in assenza di notifica agli aventi diritto); con l’impugnazione, però, non possono contestarsi quelle voci di spesa che sono già state approvate in passato.

Ciò perché il bilancio è la fotografia delle spese già sostenute per la gestione condominiale. Se, ad esempio, in passato era stato approvato un lavoro di manutenzione straordinaria e il bilancio ne riporta il relativo capitolo di spesa, non si potrà impugnare il rendiconto chiedendo al giudice, ad esempio, di annullare o rivedere quel costo, in quanto, per fare ciò, si sarebbe dovuto agire contro la delibera che approvava l’intervento che ha poi giustificato l’esborso.

Il controllo delle tabelle millesimali

Per capire se le spese condominiali sono state ripartite in modo esatto occorre prendere visione delle tabelle millesimali, in modo tale da accertarsi se i costi sono stati correttamente rapportati alle quote possedute: l’errore di calcolo giustificherebbe infatti l’impugnazione della deliberazione.

Inoltre, controllando le tabelle millesimali è possibile rendersi conto anche se le spese attribuite agli altri condòmini sono esatte: non poche volte, infatti, capita che il condomino con meno millesimi finisca per pagare quanto il condomino che ha una quota più elevata.

La nomina di un revisore della contabilità

Secondo la legge [4], l’assemblea può nominare un revisore contabile con deliberazione approvata con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio (500 millesimi).

Il revisore condominiale deve analizzare il bilancio del condominio e verificarne la regolarità, cioè la corrispondenza delle voci di entrata e di spesa rispetto a ciò che emerge dalla documentazione contabile complessiva (fatture, estratti conto, ecc.).

In presenza di irregolarità, il revisore ne riferisce ai condòmini, i quali potranno adottare i provvedimenti che ritengono più opportuni, come ad esempio revocare l’amministratore oppure impugnare la delibera di approvazione del rendiconto.

Come prendere visione della documentazione contabile?

La richiesta di accesso alla documentazione condominiale va presentata direttamente all’amministratore che non potrà sottrarsi e, senza ritardi, dovrà fornire al richiedente le copie dei documenti.

L’amministratore non può chiedere un compenso extra per il tempo impiegato a fare le fotocopie (salvo che ciò non sia previsto nel contratto iniziale col condominio); tutto ciò che può chiedere è il rimborso delle spese vive sostenute.

Se l’amministratore non adempie, l’interessato può ricorrere in tribunale in via d’urgenza affinché il giudice lo condanni ad adempiere.