In linea con l’evoluzione tecnologica, oggi il cedolino viene spesso consegnato solo virtualmente, con strumenti informatici.

Ogni mese, i lavoratori attendono il momento nel quale viene consegnata loro la busta paga. La consegna di questo documento, infatti, coincide solitamente con l’accredito dello stipendio e con l’arrivo dei soldi nel conto corrente.

La legge obbliga il datore di lavoro a consegnare ai dipendenti la busta paga. Con questo documento, il lavoratore ha contezza:

• di quanti soldi gli sono stati pagati;
• di quali operazioni sono state effettuate sul suo stipendio.

Oggi, vista l’evoluzione tecnologica, spesso le aziende inviano al dipendente la busta paga pdf allo scopo di dematerializzare i documenti e sostituire il cartaceo con i documenti digitali. Il datore di lavoro deve sempre e comunque dimostrare l’avvenuta consegna del cedolino anche per evitare sanzioni.

Busta paga: che cos’è?

La busta paga, che viene spesso chiamata cedolino o prospetto paga, è un documento che viene consegnato ogni mese dal datore di lavoro al lavoratore. Sono riportati i dati relativi al rapporto di lavoro e, in particolare:

• gli importi erogati dal datore di lavoro al dipendente;
• le somme trattenute dallo stipendio per adempiere agli obblighi di legge e di contratto collettivo.

Più nel dettaglio, e secondo la legge [1], devono essere indicati:

• il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore;
• il periodo cui la retribuzione si riferisce;
• gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione;
• le singole trattenute.

In sostanza, la busta paga riepiloga tutti i movimenti di denaro operati dal datore di lavoro sullo stipendio del dipendente in quanto, nel lavoro subordinato, il datore svolge il ruolo di sostituto di imposta. È lui a:

• calcolare le tasse sul reddito del lavoratore;
• a trattenerle dallo stipendio e a versarle al Fisco;
• a trattenere la quota di contributi previdenziali a carico del dipendente e a versarli all’ente previdenziale di riferimento (di solito, l’Inps).

Inoltre, tutta una serie di prestazioni erogate da soggetti pubblici (di solito l’Inps) a favore dei lavoratori sono anticipate dal datore di lavoro e, dunque, «passano» per la busta paga. Tra queste:

• gli assegni per il nucleo familiare;
• l’indennità di malattia e/o infortunio;
• l’indennità di maternità e/o di congedo parentale;
• l’indennità per la fruizione dei permessi 104 per assistenza di disabili.

Il prospetto paga deve portare la firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci. Le società cooperative sono tenute alla compilazione del cedolino sia per gli operai ausiliari che per i propri soci dipendenti.

La busta paga ha una fondamentale funzione informativa: il lavoratore può verificare:

• il corretto assolvimento degli obblighi in capo al datore di lavoro;
• la correttezza dei calcoli effettuati per determinare lo stipendio erogato nel mese di riferimento.

Busta paga pdf

La legge non impone una specifica forma per la consegna della busta paga. Infatti, la norma si limita ad esigere che il prospetto di paga venga consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene erogata la retribuzione, ma non dice con quale forma deve essere trasmesso. Per questo, negli anni, si è assistito ad una evoluzione, legata all’introduzione delle tecnologie nei luoghi di lavoro.

Alla busta paga cartacea si è andata a sostituire, nel tempo, la busta paga digitale, di solito sotto forma di busta paga pdf.

Tale file viene messo a disposizione del lavoratore in varie modalità, valide ed efficaci:

• tramite invio via e-mail;
• tramite l’inserimento del pdf in un’area riservata della rete intranet aziendale.

Mancata consegna busta paga

In caso di mancata o ritardata consegna della busta paga al lavoratore, o di omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte sul cedolino, si applica al datore di lavoro la sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro.

La sanzione va da 600 a 3.600 euro se la violazione si riferisce a:

• più di cinque lavoratori;
• un periodo superiore a sei mesi.

La sanzione va da 1.200 a 7.200 euro se la violazione riguarda:

• più di dieci lavoratori;
• un periodo superiore a 12 mesi.

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