Disclaimer e avvertimenti sulla riservatezza all’interno della corrispondenza tra privati: la “riservata personale” è davvero utile?

Spesso capita di leggere, in fondo alle email, alcune indicazioni riguardanti la privacy e la riservatezza della comunicazione ricevuta. Si tratta solitamente di disclaimer preimpostati, che il mittente inserisce automaticamente in ogni messaggio che invia. Proprio di questo parleremo nel presente articolo: vedremo cioè a cosa servono le avvertenze privacy inserite in calce alle email.

Come diremo, si tratta di una cautela spesso inutile: la Costituzione, infatti, ritiene assolutamente inviolabili la libertà e la segretezza della corrispondenza e di ogni altra forma di comunicazione ad essa equiparabile, senza che ci sia bisogno di ricorrere a formule stereotipate. Approfondiamo la questione.

Le email sono coperte dalla privacy?

La legge equipara le email a qualsiasi altra forma di corrispondenza.

Ciò significa che prendere visione di un messaggio di posta elettronica indirizzato a un’altra persona costituisce reato, così come lo è aprire la raccomandata destinata a qualcun altro.

Secondo il Codice penale [1], è punito con la reclusione fino a un anno chi, tra le altre cose, prende cognizione del contenuto di una corrispondenza chiusa a lui non diretta.

La norma precisa che per “corrispondenza” si intende quella epistolare (la classica lettera cartacea, per intenderci), telegrafica o telefonica, informatica o telematica (email, pec, ecc.), ovvero effettuata con ogni altra forma di comunicazione a distanza (Skype, ecc.).

È possibile divulgare il contenuto di un’email?

Il destinatario di un’email (o di qualsiasi altra comunicazione scritta) può divulgarne il contenuto se al suo interno non ci sono dati personali oppure se questi, pur presenti, vengono oscurati.

È possibile pubblicare un’email sulla propria pagina Facebook o Instagram, se l’indirizzo del mittente nonché il numero di telefono contenuto all’interno sono resi illeggibili.

In pratica, il destinatario può rendere pubblica un’email riservata se viene rispettata la privacy del mittente e quella delle altre persone coinvolte nella comunicazione.

Non si può pubblicare l’email con cui l’agenzia di viaggio comunica i nominativi di tutti coloro che prenderanno parte alla vacanza, a meno che i nomi e ogni altro elemento che possa favorirne l’identificazione non vengano oscurato.

Avvertenza privacy nelle email: a cosa servono?

«Le informazioni contenute in questo messaggio e nei suoi eventuali allegati sono riservate e per uso esclusivo del destinatario» (esempio di disclaimer sulla privacy)

Spesso in calce alle email si leggono avvertenze relative alla segretezza della comunicazione. Si tratta di avvertimenti che riguardano il divieto di diffonderne il contenuto, il quale quindi deve ritenersi indirizzato esclusivamente al destinatario. La classica “riservata personale”, insomma.

Detto in altri termini, l’avvertenza privacy in calce alle email non è altro che una sorta di intimazione rivolta al destinatario, al quale il mittente proibisce di divulgarne il contenuto.

Avvertenze privacy in calce alle email: sono utili?

Disclaimer e avvertimenti sulla riservatezza all’interno della corrispondenza tra privati sono il più delle volte meri “vezzi” del mittente, abbellimenti inutili.

Le avvertenze privacy riportate in calce alle email sono per lo più inutili: ci pensa già la legge, infatti, a tutelare la riservatezza delle comunicazioni tra persone.

Il disclaimer sulla privacy inserito in molte comunicazioni è pertanto superfluo; la sua funzione si riduce a essere quella di un mero “promemoria” per il destinatario, nel caso in cui non avesse ben chiaro cosa dice la legge in materia di riservatezza e di segretezza della corrispondenza.

Ciò significa che, nonostante gli avvertimenti e i disclaimer, il destinatario potrà ugualmente divulgare il contenuto dell’email ricevuta, purché rispetti le accortezze imposte dalla legge, e cioè renda “anonima” la comunicazione, eliminando i dati personali (altrui) che dalla stessa si possono evincere.

Insomma: la “riservata personale” soggiace alle comuni regole previste dalla legge; nessun vincolo ulteriore può essere imposto in capo al destinatario, il quale non ha sottoscritto con il mittente alcun patto di riservatezza.

Disclaimer privacy nelle email tra avvocati: a cosa serve?

Gli avvertimenti in merito alla riservatezza delle comunicazioni assumono un valore particolare quando si tratta di corrispondenza tra professionisti e, in particolar modo, tra avvocati.

Secondo il codice deontologico forense [2], l’avvocato non deve produrre, riportare in atti processuali o riferire in giudizio la corrispondenza intercorsa esclusivamente tra colleghi, quando:

• è qualificata come riservata;
• contiene proposte transattive.

Insomma: il codice deontologico impone agli avvocati la massima riservatezza quando le comunicazioni riguardano transazioni in corso oppure quando il messaggio è espressamente qualificato come “riservato” (ciò che avviene quando si inserisce la dicitura “riservata personale” o uno dei disclaimer di cui abbiamo parlato).

Anche in questa ipotesi, però, il venir meno a questa norma non costituisce un atto illegale bensì un mero illecito disciplinare, sanzionabile dal consiglio dell’ordine di appartenenza ma non dalla legge.