Chi deve provvedere alla notifica dell’avviso di convocazione? Presidente e segretario sono obbligatori all’interno dell’assemblea?

I condòmini si riuniscono in assemblea per assumere le decisioni più importanti riguardanti la gestione dell’edificio, come ad esempio la nomina dell’amministratore, l’approvazione del bilancio e dell’eventuale preventivo, la commissione di lavori di straordinaria amministrazione, ecc. Con questo articolo ci concentreremo su un particolare aspetto: parleremo cioè dell’assemblea senza amministratore.

L’argomento ha almeno due risvolti, il primo dei quali riguarda la convocazione dell’assemblea in assenza di un amministratore. Si tratta di una circostanza tutt’altro che rara, comune soprattutto nelle piccole realtà condominiali. Il secondo aspetto concerne invece la presenza dell’amministratore all’interno dell’assemblea, e cioè se essa sia necessaria o meno. Queste tematiche verranno affrontate nel prosieguo.

Chi convoca l’assemblea condominiale?

La convocazione dell’assemblea di condominio è uno dei compiti fondamentali dell’amministratore. Se egli venisse meno a tale dovere potrebbe essere revocato dal giudice su ricorso anche di un solo condomino.

Affinché l’assemblea si svolga regolarmente occorre però che l’avviso di convocazione rispetti determinati requisiti.

Per la precisione, la legge dice che l’avviso di convocazione deve:

• essere notificato con almeno cinque giorni di anticipo rispetto alla data in cui si terrà la riunione in prima convocazione;
• essere trasmesso solamente a mezzo raccomandata, pec, fax o consegna a mani;
• indicare l’ordine del giorno;
• specificare il luogo, la data e l’ora in cui si terrà l’assemblea, sia in prima che in seconda convocazione;
• indicare la piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione, se prevista in modalità di videoconferenza [1].

Condominio senza amministratore: chi convoca l’assemblea?

Se il condominio è senza amministratore, qualunque condomino può convocare l’assemblea, nel rispetto delle regole (sopra viste) stabilite per la notifica dell’avviso di convocazione.

Ciò significa che qualsiasi condomino, in assenza di amministratore, può convocare la riunione, inviando l’avviso a tutti gli altri.

L’amministratore deve partecipare all’assemblea?

Veniamo ora al secondo aspetto dell’argomento che fornisce il titolo al presente articolo: la presenza dell’amministratore durante la riunione. L’amministratore deve partecipare all’assemblea di condominio?

In effetti, quando ci si ritrova in assemblea la prima cosa che si fa è scegliere tra i presenti un presidente che diriga i lavori. Il presidente, a propria volta, nomina a sua discrezione un segretario che verbalizzi ciò che accade durante la riunione.

Il presidente verifica la regolarità della costituzione dell’assemblea e delle decisioni assunte, sottopone al consesso i punti all’ordine del giorno e, al termine, sottoscrive il verbale, in genere insieme al segretario e anche agli altri presenti.

Nonostante l’importanza del presidente, questa figura non è prevista dalla legge: ciò significa che ben può svolgersi un’assemblea condominiale anche senza presidente e senza segretario, purché ovviamente sia garantita la regolarità della seduta e il rispetto delle norme del regolamento e della legge.

Ebbene, così come non è obbligatoria la figura del presidente, alla stessa maniera non è obbligatoria la presenza dell’amministratore all’interno dell’assemblea.

Questo significa che l’assemblea condominiale è perfettamente valida anche se l’amministratore non vi prende parte. Nessuna legge stabilisce infatti che egli debba essere presente.

Quanto appena detto è peraltro una naturale conseguenza del fatto che lo stesso amministratore non è obbligatorio, se non nei condomini con più di otto proprietari [2].

Da tanto deriva che l’assemblea senza amministratore è perfettamente valida, sia nel caso in cui il condominio ha un amministratore ma questi non intenda partecipare alla riunione, sia nell’ipotesi in cui il condominio sia del tutto privo di amministratore (cosa che accade soprattutto nei condomini minimi).

Assemblea: perché la presenza dell’amministratore è importante?

Pur non essendo necessaria, la presenza dell’amministratore all’interno dell’assemblea è molto importante, in quanto l’amministratore è la persona che meglio conosce i problemi dell’edificio e le decisioni che bisogna assumere per farne fronte.

Anche ai fini della regolarità della riunione la sua partecipazione è importante: si pensi, ad esempio, alla necessità di produrre gli avvisi di convocazione regolarmente notificati ai condòmini, oppure di procedere al calcolo dei millesimi, a cui è possibile risalire grazie al registro dell’anagrafe condominiale in suo possesso.

Come detto, però, la sua presenza non è affatto obbligatoria. Quando l’amministratore non partecipa, avrà quindi cura di mettere i condòmini nelle condizioni di poter svolgere regolarmente la seduta, ad esempio trasmettendo a uno di essi le ricevute di ritorno degli avvisi di convocazione notificati mediante raccomandata.