Modalità, maggioranza e termini per convocare un’assemblea in videoconferenza da remoto? Chi firma il verbale?
Anche se non espressamente previsto dal regolamento condominiale, l’assemblea condominiale può avvenire in modalità di videoconferenza. Tale possibilità è subordinata al previo consenso della maggioranza dei condomini.
In questo articolo cercheremo di comprendere come funziona e quando è possibile fare l’assemblea in videoconferenza. Comprenderemo qual è la maggioranza necessaria per partecipare da remoto alla riunione condominiale e chi firma il verbale in tali particolari circostanze. Ma procediamo con ordine.
Chi può chiedere l’assemblea in videoconferenza?
Non può essere l’amministratore di condominio a decidere se convocare l’assemblea in videoconferenza poiché l’articolo 66 delle disposizioni di attuazione al Codice civile prevede che tale possibilità sia subordinata al «previo» consenso della maggioranza dei condomini. Dunque l’amministratore deve, prima di spedire le convocazioni, aver chiesto e ottenuto il consenso dei condomini alla successiva modalità da remoto. Ciò di regola avviene nella precedente riunione, ma nulla vita che i consensi siano raccolti con dichiarazioni scritte e firmate, da inviare singolarmente all’amministratore, dietro apposita richiesta, prima della convocazione.
Quali maggioranze occorrono per convocare un’assemblea in videoconferenza da remoto?
Per decidere la convocazione in videoconferenza è necessaria la maggioranza per teste dei condòmini e per ogni consesso.
Poiché la legge non fa alcuna specificazione, si deve ritenere che la maggioranza vada calcolata “per condomini”, senza riferimento ai millesimi.
Come deve essere dato il consenso alla videoconferenza?
Come anticipato il consenso a effettuare l’assemblea in tale modalità deve essere preventivo, per cui non può essere espresso alla stessa riunione e desunto dal comportamento concludente del condomino. In altri termini, tale consenso non si può presumere dalla partecipazione online.
Questo orientamento si è ormai consolidato in giurisprudenza [1]. Secondo infatti le aule di Tribunale, non è sufficiente ottenere il consenso dei condòmini una volta aperta l’assemblea, in quanto così facendo si acquisisce il consenso dei soli condòmini presenti, e non anche di quelli assenti e, d’altro canto, ci si pone in evidente contraddizione con il tenore letterale della norma che prevede la partecipazione all’assemblea in modalità di videoconferenza «previo consenso della maggioranza dei condòmini».
Il consenso è perciò presupposto indispensabile dell’autorizzazione preventiva di cui l’amministratore di condominio deve dotarsi, prima di procedere alla convocazione, onde poter consentire la partecipazione mediante la piattaforma telematica.
Una volta acquisito il preventivo consenso, l’amministratore potrà procedere con la convocazione dell’assemblea, secondo le normali regole previste per l’avviso di convocazione e, dunque, con l’indicazione, nel caso di assemblea in videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora.
È possibile partecipare personalmente se l’assemblea è in video conferenza?
I condomini possono anche chiedere all’amministratore di disporre l’assemblea in modalità mista in modo che chi vuol partecipare personalmente, senza connessione da remoto, possa ben farlo. In tal caso l’amministratore dovrà indicare, nell’avviso di convocazione, anche il luogo ove ci si dovrà presentare.
Che succede se manca il consenso alla videoconferenza?
In mancanza di un consenso della maggioranza dei condomini acquisito prima dell’assemblea, la delibera è annullabile entro 30 giorni da coloro che vi hanno interesse ossia che non hanno partecipato o che comunque non hanno potuto esprimere il loro consenso alla modalità online.
I 30 giorni decorrono dal ricevimento del verbale dell’assemblea per gli assenti o dall’assemblea stessa per i presenti.
Chi firma il verbale in videoconferenza?
Il verbale dell’assemblea in videoconferenza viene:
- redatto dal segretario nominato dall’assemblea;
- firmato dal presidente (anch’egli nominato dall’assemblea).
Il Presidente, se non si trova nello stesso luogo ove è il segretario, può ricevere da questi il verbale in formato di file per poi sottoscriverlo materialmente o digitalmente.
Infine, il verbale viene trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione, ossia con raccomandata a/r, Pec, fax, lettera a mani.
Si può attivare il registratore per registrare l’assemblea in videoconferenza?
Secondo il Garante della privacy, la registrazione video di un’assemblea condominiale è permessa solo se vi è il consenso esplicito di tutti i partecipanti. È fondamentale che ogni documentazione prodotta, indipendentemente dal supporto utilizzato, sia custodita in modo da prevenire accessi non autorizzati.
La Cassazione però ha sempre affermato il contrario: è possibile registrare una conversazione tra presenti anche se questi non sono stati informati di ciò, purché non ci si trovi nel domicilio di questi ultimi, e sempre che il fine sia quello relativo alla tutela dei diritti.
Che fare se uno dei condomini si disconnette?
Se, durante l’assemblea, uno dei condomini perde la connessione, è bene ripetere quanto da questi non sentito, per poter garantire a tutti il diritto ad essere informati, a controbattere e a votare.
Se invece l’allontanamento è volontario, il quorum costitutivo non viene meno (sicché l’assemblea è valida anche se il numero dei condomini o dei millesimi scende al di sotto del minimo legale), ma per il quorum deliberativo non si tiene conto dell’assente.