Cosa succede se l’amministratore cessato dalla carica si rifiuta di mettere a disposizione del suo successore la contabilità e i registri condominiali.

Contabilità, bilanci, estratti conto, ricevute delle quote incassate, pratiche per i lavori edilizi che danno diritto al bonus, bollette e fatture dei fornitori di energia, materiali e servizi. E ancora, libri e registri, come quello dell’anagrafe condominiale e dei verbali di assemblea. Se un condominio non vive soltanto di carte, certamente si nutre di esse: sono indispensabili per una corretta gestione. Gli amministratori lo sanno così bene che, al momento di cessare dall’incarico e di passare le consegne al subentrante, qualcuno, con varie scuse e pretesti si rifiuta di passargli i documenti che ha in custodia, in modo da mettere in difficoltà il suo successore e l’intera compagine condominiale.

I motivi di questa opposizione alla restituzione delle carte possono essere i più vari: la ritorsione per non essere stati confermati nell’incarico, la pretesa di essere pagati fino all’ultimo centesimo delle spettanze concordate, una disorganizzazione nella tenuta di contabilità e registri o, peggio ancora, la volontà di tenere nascosti inghippi e magagne che, se i documenti fossero forniti ed esaminati, potrebbero rivelare una sottrazione di denaro o altre irregolarità contabili. Ma a livello pratico, se l’amministratore uscente non riconsegna i documenti, cosa possono fare i condomini per ottenerli? Esiste la possibilità di un rilascio forzato e coattivo? E chi paga i danni arrecati da questo comportamento?

Rifiuto di restituzione documenti condominiali: quali rimedi?

Quello che è certo è che la privazione dei documenti condominiali causa al condominio un grave danno. In mancanza di essi, l’amministratore subentrante è costretto a ripartire da zero, senza conoscere, ad esempio, chi ha regolarmente pagato le proprie quote e chi è moroso, oppure quali fornitori sono stati saldati e quali invece attendono ancora di ricevere i versamenti loro dovuti. Inoltre l’assenza dei dati della chiusura di cassa precedente preclude la possibilità di formulare un bilancio completo ed un rendiconto condominiale corretto.

È proprio questo danno – che aumenta e si estende con il passare del tempo, proprio come la mancanza di nutrimento per un organismo vivente – il punto su cui si può fare leva per ottenere un provvedimento giudiziario di consegna forzata dei documenti condominiali: il giudice può emetterlo anche in via d’urgenza, se si ravvisa un «nocumento grave e irreparabile», come è avvenuto in una vicenda decisa di recente dal tribunale di Novara [1].

Lo strumento giudiziario per arrivare a questo risultato è la proposizione di un ricorso d’urgenza, con le modalità stabilite dall’art. 700 del Codice di procedura civile. Si tratta di un rimedio molto più rapido ed efficace rispetto all’instaurazione di una causa ordinaria contro l’amministratore che rifiuta la riconsegna.

Passaggio di consegne tra amministratori

L’art. 1129 del Codice civile, al comma 8, stabilisce che «alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi». Si tratta di un obbligo inderogabile, salvi i soli casi di forza maggiore, dovuta ad eventi imprevedibili che rendono oggettivamente impossibile la riconsegna, come un incendio che ha distrutto completamente la contabilità e i registri.

Di solito la restituzione dei documenti viene eseguita al momento del passaggio di consegne tra l’amministratore uscente e quello subentrante. Il passaggio di consegne, per essere tempestivo e non creare interruzioni nella gestione, deve avvenire entro 30 giorni dal subentro (il calcolo del termine parte dalla data di delibera di nomina del nuovo amministratore). È in questo momento che l’amministratore subentrato nella carica entra in possesso di tutta la documentazione necessaria per svolgere la gestione del condominio.

Il passaggio di consegne viene resocontato in un apposito verbale, sottoscritto da entrambi gli amministratori, nel quale viene elencata analiticamente tutta la documentazione fornita: questo serve ad evitare contestazioni in futuro, in caso di mancanza di qualcosa che l’ex amministratore potrebbe sostenere di aver restituito, mentre il nuovo afferma di non averla mai ricevuta.

Amministratore non restituisce i documenti: che fare?

Se l’amministratore che cessa dalla carica non rispetta l’obbligo di consegna della documentazione – che, come abbiamo visto, è imposto direttamente dalla legge – si rende responsabile di un grave inadempimento, e il condominio può agire giudizialmente nei suoi confronti, non solo per ottenere il rilascio di tutti i documenti necessari e trattenuti senza titolo ma anche ai fini del risarcimento dei danni arrecati dal suo comportamento [2].

Perciò l’’amministratore subentrato e che non ha ricevuto dal suo predecessore la documentazione è legittimato ad agire anche in via d’urgenza, chiedendo al giudice un ordine di riconsegna di tutta la documentazione non fornita spontaneamente ma necessaria per l’espletamento della gestione condominiale. Il ricorso d’urgenza va proposto al tribunale civile del luogo ove è ubicato il condominio e deve essere fondato sull’esistenza di un pregiudizio grave, imminente ed irreparabile, derivante dal trattenimento indebito della documentazione che appartiene al condominio.

È opportuno far precedere questo ricorso da una lettera di diffida a consegnare la documentazione indebitamente trattenuta entro un breve e perentorio termine, ad esempio 15 giorni, rappresentando al vecchio amministratore che in mancanza di procederà per via  giudiziaria nei suoi confronti. In caso di inottemperanza alla diffida, o di diniego e rifiuto esplicito ad ottemperare, il condominio può anche sporgere contro l’ex amministratore una querela per il reato di appropriazione indebita: tutta la documentazione condominiale, infatti, appartiene sempre al condominio e non diventa mai di proprietà dell’amministratore, che la custodisce durante l’esercizio del proprio mandato.

Approfondimenti

Per altre informazioni utili leggi anche: “Che fare se l’ex amministratore di condominio ostacola il nuovo?” e “Diffida consegna documenti amministratore di condominio“, con un modello fac-simile di lettera da inviare.

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